Công tác chính:
* Kế hoạch – Kinh doanh:
- Hàng năm xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh cây xanh, cảnh quan và môi trường: Doanh thu, chi phí của phòng, các Ban quản lý dự án, chung cư để đảm bảo các chỉ tiêu sản xuất sao cho phù hợp với nhu cầu chung.
- Giám sát nhà thầu thực hiện việc triển khai các công trình cảnh quan đảm bảo các loại cây trồng và các công trình đúng bản vẽ và các thông số kỹ thuật đối với các hợp đồng thuê ngoài.
- Lập kế hoạch phát triển cây xanh, cảnh quan và môi trường phù hợp với quy hoạch của các dự án quản lý, tham gia đấu thầu,… trình Ban Giám đốc phê duyệt.
- Lập dự toán thi công các hạng mục cảnh quan và cây xanh.
- Dựa vào kế hoạch chuyên ngành và định hướng phát triển của công ty (về mục tiêu, quy mô, nhịp độ phát triển kinh doanh, ….) đề xuất kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.
- Tổ chức triển khai kế hoạch phát triển cây xanh, cảnh quan và môi trường đã được phê duyệt.
* Vườn ươm:
- Lập kế hoạch ươm trồng, giống cây.
- Xây dựng phương án cải tạo cây cối.
- Xây dựng quy trình, triển khai hướng dẫn, chịu trách nhiệm về việc ươm trồng, chăm sóc, bảo dưỡng cây xanh tại các vườn ươm của công ty.
- Quy hoạch và thiết kế vườn ươm.
* Cảnh quan và môi trường:
- Xây dựng phương án cải tạo cây cối; nâng cấp, cải tạo các tiểu cảnh để làm sinh động cảnh quan tại các dự án thuộc công ty quản lý.
- Phối hợp với phòng Quản lý dự án, phòng Kỹ thuật nghiệp vụ, Ban quản lý các dự án giải quyết các phát sinh về cảnh quan, môi trường dưới dự án.
- Xây dựng quy trình, triển khai hướng dẫn, chịu trách nhiệm về việc ươm trồng, chăm sóc, bảo dưỡng cây xanh của công ty và các dự án (bao gồm cả các dự án phát sinh).
- Lập kế hoạch chăm sóc cây xanh hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và phân công công việc theo kế hoạch đã lập.
* Kinh doanh:
- Tham mưu cho phòng Tổ chức dịch vụ, Ban Giám đốc về việc chọn các đơn vị thầu phụ, outsource.
- Theo dõi, kiểm tra, đáng giá hàng tháng, quý, 6 tháng, năm tình hình Doanh thu – Chi phí của phòng và có hướng điều chỉnh kế hoạch cho phù họp.
- Tìm kiếm đối tác cung ứng dịch vụ đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh, phương thức thanh toán hợp lý đem lại hiệu quả kinh tế cho công ty.
- Tiếp nhận hồ sơ (dự toán, khảo sát, thiết kế,…) để xây dựng các hợp đồng kinh tế.
- Lập hồ sơ dự thầu, tổ chức đấu thầu, tham gia đấu thầu thuộc lĩnh vực quản lý …
- Soạn thảo và tham mưu cho phòng Tổ chức dịch vụ, Ban Giám đốc ký kết các Hợp đồng kinh tế.
- Kết hợp phòng Tổ chúc dịch vụ, phòng Kế toán đề xuất chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm.
Quản lý nhà thầu, dịch vụ.
- Giám sát việc thanh lý hợp đồng và thu hồi công nợ (nếu có) của khách hàng đối với công ty.
- Phối hợp với phòng Tổ chức dịch vụ trong việc : Quản lý, theo dõi tất cả các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng giao khoán: hồ sơ đề nghị thanh toán với đối tác khách hàng, tiến độ thanh toán theo hợp đồng và các trường hợp phát sinh (nếu có) và thanh lý các hợp đồng kinh tế.
- Thường xuyên liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Quản lý điều hành tại phòng.
- Tổ chức các cuộc họp của phòng.
- Tổ chức điều hành nhân viên quản lý phối hợp cùng làm việc chặt chẽ, đoàn kết.
- Tổ chức đào tạo, hướng dẫn các nhân viên mới được bổ nhiệm, luân chuyển,… về phục vụ tại phòng.
- Theo dõi và cập nhật thường xuyên (hàng ngày) các thông tin vào máy tính, hồ sơ. Nhắc nhở và kiểm tra nhân viên theo phân quyền cập nhật, lưu trữ dữ liệu đúng tiến độ quản lý dự án thực tế, không chậm trể.
- Tổ chức đánh giá hiệu quả làm việc của toàn thể nhân viên tại phòng (định kỳ, hàng năm) làm cơ sở cho việc đề xuất: ký kết hợp đồng lao động, điều chỉnh lương, thưởng, đào tạo, thuyên chuyển, bổ nhiệm,…
- Kiểm tra, đôn đốc nhân viên hoàn thành công việc được giao.
- Quản lý đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả và có tính chuyên nghiệp cao.
- Định biên nhân viên của phòng phù hợp với khối lượng công việc.
- Xây dựng kế hoạch về nguồn nhân lực và kế hoạch triển khai công việc của phòng mình.
- Quản lý chỉ đạo, chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động của phòng.
Công tác quản lý khác.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc về mô hình quản lý môi trường, cây xanh tại các khu dân cư, chung cư.
- Tham gia xây dựng các qui trình về quản lý khu dân cư/khu chung cư để phục vụ khách hàng.
- Phối hợp chặt chẽ với đơn vị đối tác như Phòng Hậu Mãi , Khối Kinh doanh, Khối Quản lý dự án & Xây dựng của Chủ đầu tư trong việc nhận bàn giao dự án, khu dân cư, chung cư quản lý các công việc sau khi thi công.
- Đề xuất các giải pháp quản lý hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cho Ban quản lý, công ty.
- Tham gia nghiên cứu đề xuất mô hình thu phí quản lý nhà, nền của khách hàng tại các dự án
- Kết hợp với các Khối, Phóng, Ban Chủ đầu tư trong việc Quản lý việc tự xây dựng của khách hàng theo đúng thiết kế được duyệt.
- Công tác chăm sóc khách hàng.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương các cấp nơi công ty đang thực hiện Quản lý .
Chế độ báo cáo.
- Báo cáo Ban Giám đốc về tiến độ, tình hình, kết quả việc thực hiện của các hợp đồng kinh tế.
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, hoạt động trong năm hoạt động.
- Thực hiện báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của phòng cho Ban Giám đốc định kỳ hàng tháng, quý, năm.
- Báo cáo ngay những vấn đề không thực hiện được cho Ban Giám đốc giải quyết.
Sức khỏe doanh nghiệp
Thúc Đẩy Sự Bền Vững Của Tổ Chức
- Đảm bảo việc đánh giá kết quả, hiệu quả làm việc của nhân viên được thực hiện một cách thỏa đáng, đầy đủ, công tâm nhất theo đúng chính sách, qui trình ban hành.
- Đề xuất các sáng kiến nhằm tăng hiệu suất làm việc cho Công ty.
- Thường kỳ hoặc đột xuất đi công tác các dự án để giám sát tình hình thực hiện KH- KD, chấn chỉnh các yếu kém trong quản lý và động viên nhân viên làm tốt công việc được giao.
- Chịu trách nhiệm đảm bảo việc tuân thủ các chính sách các quy trình đã được ban hành.
- Gắn kết nhân viên: Phối hợp các nhân viên của phòng xây dựng một môi trường làm việc tích cực, trao dồi văn hóa hiệu suất cao đảm báo tầm nhìn của NLS được tuân thủ và các giá trị được tôn vinh đảm bảo sự gắn kết của CBNV Công ty Nam Long Service.
