Quản lý các công việc hành chính:
Quản lý, theo dõi hồ sơ pháp lý công ty và các hồ sơ liên quan và thực hiện cập nhật, bổ sung những giấy tờ còn thiếu để đáp ứng yêu cầu của pháp luật.
Tham gia xây dựng, thiết lập các quy định, nội quy. quy trình, biểu mẫu áp dụng tại công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó. Đưa ra giải pháp và duy trì việc thực hiện nội quy, quy định của Công ty.
Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận và theo dõi, lưu chuyển công văn, văn bản đi đến; giao nhận tài liệu, thư từ cho các phòng, ban.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
+ Theo dõi, giám sát, kiểm tra quản lý và sử dụng các loại tài sản của các bộ phận.
+ Phối hợp với các đơn vị bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên.
Chịu trách nhiệm trong các công tác liên quan đến PCCC, ATLD, vệ sinh môi trường: Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện và cập nhật hồ sơ đầy đủ về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ, môi trường.
Xây dựng định mức chi phí Hành chính và kiểm soát chi phí Hành chính đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm: theo dõi và lập kế hoạch sửa chữa và mua sắm các trang bị, máy móc dụng cụ, phương tiện phục vụ cho công tác văn phòng; theo dõi, đề xuất các chi phí hợp lý về sửa chữa, mua săm phương tiện, thiết bị phục vụ công tác văn phòng, thông tin liên lạc, điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
Thực hiện các chế độ phúc lợi: Quà tặng lễ, tết, sinh nhật, trung thu,
du lịch, đám cưới, hiếu hỷ…
Xây dựng, giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các cơ quan nhà nước.
Quản lý các công việc Nhân sự:
Tuyển dụng:
+ Kết hợp với các Trưởng bộ phận tiến hành xây dựng lại chức năng nhiệm vụ/ mô tả công việc của các vị trí công việc/ phòng ban.
+ Xây dựng định biên, kế hoạch, phương án và chi phí tuyển dụng hàng năm.
+ Xây dựng quy trình tuyển dụng.
+ Tổ chức công tác đăng tuyển, phỏng vấn, tiếp nhận, kí hợp đồng và đánh giá nhân viên mới.
+ Quản lý, giám sát quá trình tuyển dụng nhân sự phù hợp theo nhu cầu phát triển của công ty và các phòng ban năm/ quý/ tháng/ tuần …
Tổ chức quản lý Nhân sự
+ Điều động nhân sự theo yêu cầu kinh doanh.
+ Soạn thảo các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động cán bộ nhân viên.
+ Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho chiến lược phát triển.
+ Đánh giá năng lực và tinh thần làm việc của nhân viên, đưa ra các biện pháp tăng hiệu suất làm việc.
+ Giải quyết các mối quan hệ lao động, giải quyết tranh chấp lao động, tìm hiểu nguyện vọng của người lao động kịp thời giải quyết vướng mắc cho người lao động Công ty .
Quản lý hồ sơ và đánh giá nhân sự
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch của toàn bộ nhân viên Công ty.
+ Tổ chức theo dõi và tái ký hợp đồng cho Người lao động;
+ Thực hiện các quyết định, thông báo liên quan đến nhân sự và tổng hợp theo dõi biến động nhân sự;
+ Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng sơ đồ tổ chức/ cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện.
+ Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ nhân viên lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
Tổ chức đánh giá thực hiện công việc của toàn thể nhân viên.
Đào tạo
+ Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực: Lập chương trình đào tạo định kỳ hàng năm.
+ Tổ chức, tham gia việc tập huấn cho người lao động mới về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động …
+ Đánh giá chất lượng đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng và hiệu quả trong công việc của cá nhân theo mục tiêu Công ty.
Lương
+ Quản lý ngày công, ngày nghỉ của cán bộ nhân viên.
+ Lập ngân sách nhân sự.
+ Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
+ Đăng ký thang bảng lương với cơ quan nhà nước.
+ Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp và hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty.
+ Lập kế hoạch, trình duyệt và tổ chức thực hiện chế độ đối với các ngày lễ, tết theo quy định của pháp luật.
Bảo hiểm xã hội:
+ Tổ chức theo dõi, lập danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN và các chế độ liên quan đến người lao động theo đúng quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.
+ Giao dịch với cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
