Xây dựng chiến lược & kế hoạch tổ chức sự kiện
- Phối hợp cùng phòng marketing và các phòng ban chuyên môn xây dựng kế hoạch sự kiện năm/quý/tháng, bám sát mục tiêu truyền thông và kinh doanh.
- Phân loại sự kiện theo cấp độ:
+ Họp báo, hội thảo, hội nghị khách hàng
+ Ra mắt sản phẩm/dự án
+ Activation tại điểm bán, sampling
+ Lễ hội quy mô lớn (Festival, sự kiện quốc gia)
- Đề xuất và kiểm soát ngân sách, định hướng tổ chức và tiêu chí đo lường cho từng loại hình.
Lên ý tưởng & thiết kế trải nghiệm sự kiện
- Định hướng sáng tạo các yếu tố: chủ đề thị giác (visual), âm nhạc, tương tác, trải nghiệm onsite.
- Chịu trách nhiệm lên ý tưởng chủ đề, concept, flow kịch bản sự kiện.
- Phối hợp với bộ phận Thiết kế, Content và PR để đảm bảo đồng bộ hình ảnh – nội dung – truyền thông.
Tổ chức và vận hành sự kiện
- Lập kế hoạch chi tiết từng sự kiện:
+ Nhân sự tham gia
+ Nhà cung cấp (vendor)
+ Rủi ro và phương án dự phòng
+ Hạng mục công việc
+ Timeline thực hiện
- Kiểm soát chất lượng: hình ảnh, âm thanh, ánh sáng, đạo cụ, MC, PG, nghệ sĩ…
- Trực tiếp giám sát quá trình setup, rehearsal, chạy chương trình và kết thúc sự kiện.
Quản lý đội ngũ & nhà cung cấp sự kiện
- Tuyển chọn và huấn luyện đội ngũ nhân sự sự kiện: chuyên viên, cộng tác viên, lễ tân, hậu cần,...
- Xây dựng danh sách & hệ thống đánh giá năng lực nhà cung cấp (âm thanh, ánh sáng, in ấn, nhân sự, đạo cụ…).
- Đàm phán hợp đồng, kiểm soát chi phí tổ chức và chất lượng dịch vụ của đối tác.
Phối hợp truyền thông sự kiện
- Làm việc cùng phòng Truyền thông – Digital để triển khai truyền thông trước – trong – sau sự kiện:
+ Poster, teaser, livestream, recap
+ Báo chí, fanpage, TikTok, YouTube
+ Nội dung MC, video clip trình chiếu tại sự kiện
- Đảm bảo hình ảnh truyền thông tại sự kiện đạt chuẩn nhận diện thương hiệu
Báo cáo & đánh giá hiệu quả
- Tổng hợp kết quả sau sự kiện:
+ Phản hồi từ khách hàng, đối tác
+ Số lượng người tham dự
+ Chỉ số truyền thông (reach, tương tác, báo chí...)
+ Chi phí – hiệu quả
- Lập báo cáo post- event và đề xuất cải tiến cho các sự kiện sau.
Lưu trữ dữ liệu sự kiện (ảnh, video, tài liệu kịch bản, báo giá...) theo hệ thống.
Xử lý tình huống & khủng hoảng tại sự kiện
- Xây dựng quy trình kiểm soát rủi ro (sự cố kỹ thuật, thời tiết, nhân sự, pháp lý…).
- Chủ động phối hợp các bên liên quan khi phát sinh khủng hoảng.
- Làm việc với chính quyền, công an, sở ban ngành nếu cần xin phép tổ chức.
Các công việc khác theo chỉ đạo của QLTT
