Theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác
- Dự đoán nhu cầu thị trường, lên chiến lược và lập kế hoạch thu mua theo từng tháng/quý/năm.
- Lập kế hoạch tài chính của phòng theo quý/năm.
Đảm bảo thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất
- Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động tối ưu hóa chi phí trong việc mua hàng.
- Tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm nguồn hàng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, đàm phán và ký hợp đồng mua bán. Đàm phán với các nhà cung cấp để đạt được những phương án tốt nhất trong mỗi hợp đồng ...
- Quản lý các Nhà cung ứng theo quy trình của công ty theo các tiêu chí: năng lực cúng ứng, chất lượng sản phẩm dịch vụ, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển.
- Thu mua trang thiết bị, chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng trang thiết bị, vật tư mua vào.
Đảm đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định của Công ty
- Xây dựng môi trường cung ứng lành mạnh, năng động, trách nhiệm và hiệu quả. Bảo đảm cung ứng trang thiết bị, nguyên vật liệu đúng số lượng, chất lượng và tiến độ.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện, kiểm tra và quản lý việc mua hàng, đặt hàng, các thủ tục nhập hàng và chứng từ theo quy định.
- Xây dựng quy trình mua hàng, điều hành, quản lý nhân viên Phòng Thu mua.
- Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ và kịp thời theo qui định của Công ty. Khi cần thiết phải xin ý kiến và định kỳ hàng tháng báo cáo tình hình hoạt động của phòng cho Giám đốc Khối Văn phòng.
Xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng
- Đảm bảo sự chính xác, đầy đủ và trung thực của các chứng từ trong việc mua hàng, bao gồm nhưng không giới hạn: hợp đồng nguyên tắc (nếu có), phiếu (hoặc thông tin) đề xuất mua hàng (PR), đơn đặt hàng (PO), phiếu giao/ nhận hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, giấy đề nghị thanh toán,...
Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc.
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
Chế độ báo cáo của vị trí Tp. Thu mua bao gồm nhưng không giới hạn các báo cáo sau:
Báo cáo các danh mục, pháp lý mua hàng
- Danh mục hàng hóa, sản phẩm dịch vụ (Items List)
- Tình hình ký kết hợp đồng nguyên tắc với NCC
- Danh mục nhà cung cấp (NCC được duyệt, NCC tiềm năng, NCC blacklist)
- Kiểm soát hóa đơn VAT từ nhà cung cấp.
Báo cáo chi tiết
- Báo cáo tổng hợp mua hàng: tổng hợp tình hình mua hàng, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua (nếu có) theo từng mặt hàng/ outlet/ công trình.
- Số lượng, tình trạng các PO/ PR
- Tổng hợp công nợ phải trả NCC: tổng hợp công nợ phải trả NCC theo từng NCC/ outlet/ công trình.
