Công tác quản lý điều hành chung
- Thực hiện, kiểm tra, phê duyệt tất cả các văn bản của Phòng TCHC (tờ trình, báo cáo, đề xuất...) khi trình Ban lãnh đạo và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo, trước pháp luật về tất cả các quyết định của mình.
- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, sử dụng, bảo quản đúng mục đích tài sản của Công ty. Nghiêm cấm tự ý mua, bán, cho mượn, trao đổi, tặng, cho... tài sản của Công ty dưới mọi hình thức.
- Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch công việc theo tháng, quý, năm của Phòng TCHC trình Ban lãnh đạo phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng Tổ chức Hành chính (gọi tắt là Phòng TCHC): Tổ chức bộ máy; phân công nhiệm vụ và hướng dẫn, kiểm tra, giám sát nhân sự Phòng TCHC thực hiện công tác hành chính, nhân sự, văn thư, lưu trữ, lễ tân, ..... theo quy định của Công ty.
Công tác quản lý văn bản hành chính, văn thư lưu trữ
- Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi kết quả thực hiện của CBNV nộp báo cáo định kỳ và công việc của phòng TCHC sau khi Ban lãnh đạo phê duyệt.
- Quản lý công văn tài liệu, con dấu và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
- Chủ trì xây dựng các văn bản (nội quy, quy định, thông báo, công văn, biểu mẫu...) trình Ban lãnh đạo phê duyệt và chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các bộ phận, phòng ban thực hiện đúng nội dung các văn bản đã ban hành.
- Kiểm tra tất cả các loại văn bản hành chính của các bộ phận, phòng, ban (công văn, thông báo...) trước khi trình Ban Lãnh đạo phê duyệt ban hành.
- Quản lý, lưu trữ, cập nhật hệ thống văn bản, tài liệu, thông tin ... của công ty trên phần mềm Docpro...
Công tác lễ tân hành chính
- Tổ chức quản lý việc chuẩn bị phòng họp, phục vụ các cuộc hội họp, phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty và đón tiếp khách đến làm việc với Ban lãnh đạo, các bộ phận, phòng, ban.
- Chủ trì tổ chức thực hiện các quy định, kiểm tra, an toàn vệ sinh lao động, y tế, vệ sinh công nghiệp, bếp ăn tập thể.
- Chịu trách nhiệm quản lý việc thực hiện hồ sơ thủ tục cho các CBNV khi đi công tác trong nước, nước ngoài.
Công tác quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty
- Thực hiện các công tác hành chính khác.
- Chịu trách nhiệm quản lý việc thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị (thang máy, thang cuốn, thang ô tô tự động, điều hòa, camera ...), đồ dùng văn phòng (máy tính văn phòng, điện thoại...) theo quy định của công ty.
Công tác Phòng cháy chữa cháy
- Phối hợp với các phòng, ban xây dựng quy định về PCCC theo đúng quy định của luật PCCC.
- Phối hợp cùng cơ quan chức năng tổ chức thực hiện tập huấn theo đúng quy định của luật PCCC.
- Xây dựng quy định về PCCC và đề xuất mua sắm các trang thiết bị theo đúng quy định của luật PCCC.
- Lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra định kỳ các trang thiết bị PCCC theo đúng quy định.
Công tác an ninh trật tự
- Tổ chức, kiểm tra, giám sát các công việc của Bảo vệ theo hợp đồng, quy định của Công ty nhằm đảm bảo an ninh, an toàn về tài sản và con người của Công ty.
- Chịu trách nhiệm làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước trong công tác giữ gìn trật tự an ninh khu vực và an toàn xã hội trên địa bàn hoạt động của các đơn vị trực thuộc công ty.
- Chủ trì lập kế hoạch niêm phong trình Ban lãnh đạo phê duyệt và tổ chức thực hiện niêm phong văn phòng làm việc, hệ thống các Showroom, các Kho, tài sản... toàn công ty khi nghỉ Lễ, Tết, nghỉ dài ngày hoặc đột xuất theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo.
Công tác nhân sự
- Quản lý, theo dõi công tác lập và lưu trữ hồ sơ nhân sự của Công ty.
- Chịu trách nhiệm quản lý việc tuyển dụng nhân sự, đào tạo và đánh giá chất lượng nhân sự.
- Giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động: tiền lương, tiền thưởng, các chế độ trợ cấp, phụ cấp, kỷ luật, nghỉ việc, chế độ bảo BHXH, BHYT, trang bị bảo hộ lao động, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, khen thưởng, kỷ luật, chế độ lao động nữ, trợ cấp khó khăn... theo quy định của công ty và quy định của pháp luật.
- Chủ trì xây dựng các quy định về sử dụng lao động, tiền lương, thưởng và các chế độ trợ cấp, phụ cấp ... trình Ban lãnh đạo phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi các quy định được phê duyệt.
- Tổ chức các sự kiện: Nghỉ mát, tổng kết cuối năm, gặp mặt đầu năm, ngày quốc tế Phụ nữ 8/3... theo quy định của công ty.
Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật
- Lập đề xuất xét thi đua khen thưởng cuối năm trình Ban Lãnh đạo theo quy định của công ty.
- Quản lý, theo dõi việc thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
Tiếp nhận, lập đề xuất phương án giải quyết trình Ban lãnh đạo phê duyệt và trực tiếp xử lý các đơn thư khiếu nại.
