- Xây dựng kế hoạch, ngân sách mua hàng hóa, vật tư phục vụ sản xuất, kinh danh:
+ Thường xuyên nghiên cứu thị trường để hiểu rõ biến động giá cả của thị trường và các yếu tố tác động đến giá hàng hóa để có các điều chỉnh phù hợp đối với kế hoạch mua hàng trong kỳ;
+ Xây dựng kế hoạch, ngân sách mua hàng hóa, vật tư hàng năm / quý / tháng đối với các khoản mua sắm thuộc thẩm quyền của Phòng vật tư theo phân quyền tài chính của Công ty;
+ Chủ trì mời các công ty tư vấn đối với các hàng hóa đặc thù;
+ Kiểm soát số lượng hàng, vật tư tồn kho tại các đơn vị và đề xuất lại số lượng đặt hàng trên mỗi đơn hàng đặt;
+ Làm việc với các đơn vị/bộ phận để làm rõ và thống nhất các nội dung thông tin trong Yêu cầu mua hàng, vật tư về số lượng, chủng loại thông số kỹ thuật và các đặc tính hàng hóa cụ thể, thời gian cần hàng của hàng hóa đề nghị trong kỳ;
- Tìm kiếm, lập và quản lý danh mục các nhà cung cấp:
+ Tìm kiếm và khai thác các nhà cung cấp tiềm năng qua: Các trang web và catalogue, các trung tâm xúc tiến thương mại, các hội chợ quốc tế chuyên ngành tổ chức hàng năm, Các hội chợ về vật liệu, các máy móc công cụ, các trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh;
+ Duy trì, xây dựng và phát triển mối quan hệ thương mại với những nhà cung cấp truyền thống, nhà cung cấp chiến lược để nâng cao tính cạnh tranh với sản phẩm cùng loại trên thị trường;
- Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp tối ưu:
+ Lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp với loại mặt hàng mới và trình Lãnh đạo phê duyệt;
+ Tổ chức thực hiện mời chào giá, mời thầu với các đơn hàng theo quy định áp dụng của công ty;
+ Thực hiện đàm phán giá và các điều kiện thương mại có lợi nhất với các đơn vị Nhà thầu/nhà cung cấp, đề xuất và trình phê duyệt lựa chọn các đơn vị cung cấp có đủ năng lực thực hiện đơn hàng;
+ Xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng theo từng loại mặt hàng, dựa trên các yếu tố như giá cả, chất lượng, điều khoản thương mại trong hợp đồng, độ uy tín,…;
+ Tổ chức đánh giá hồ sơ thầu/báo giá của các đơn vị nhà thầu/nhà cung cấp để lập báo cáo so sánh các tiêu chí: giá cả, chất lượng, thông số và tiến độ, các điệu kiện thương mại khác.
- Triển khai mua hàng
- Tổ chức và thực hiện đàm phán giá và các điều kiện thương mại với các nhà cung cấp về đơn hàng đặt mua;
+ Xúc tiến lập và ký kết hợp đồng trên các điều khoản đã thống nhất qua đàm phán với nhà thầu/ nhà cung cấp đã được Ban Lãnh đạo phê duyệt (có sự tham vấn hoặc tư vấn của các phòng ban liên quan nếu các mặt hàng đặc thù đòi hỏi thiết kế và kỹ thuật công nghệ cao);
+ Lập đơn đặt hàng, hợp đồng theo quy trình mua hàng đang áp dụng;
- Theo dõi, giám sát việc thực hiện hợp đồng mua hàng
+ Theo dõi và kiểm soát tiến độ sản xuất, giao hàng của nhà cung cấp;
+ Kịp thời thông báo với cá đơn vị có liên quan về tiến độ giao hàng;
- Quản lý, lưu trữ các hợp đồng mua hàng: xây dựng quy trình và giám sát việc lưu trữ hồ sơ, hợp đồng mua bán.
