- Tham mưu cho BGĐ trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động Mua hàng theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Xây dựng quy trình, quy định liên quan đến công tác mua hàng/nhập hàng của Công ty cũng như bộ quy trình tiêu chuẩn thu mua đối với từng sản phẩm nhập khẩu.
- Xây dựng hệ thống nhà cung cấp, đánh giá quy mô, tiêu chuẩn và năng lực cung ứng sản phẩm của các nhà cung cấp theo tiêu chuẩn của chủ đầu tư.
- Phối hợp bộ phận Kinh doanh để hiểu rõ nhu cầu thị trường và các tiêu chuẩn để kiểm soát chất lượng mua hàng.
- Tổ chức thực hiện các thủ tục mua theo đúng quy trình nghiệp vụ như thương lượng, đàm phán với nhà cung cấp đạt yêu cầu về giá, chất lượng, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng...
- Soạn thảo các Hợp đồng kinh tế ký kết với các Nhà Cung ứng.
- Chịu trách nhiệm thẩm định tính pháp lý các hợp đồng mua bán hàng hoá. Theo dõi và xử lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng các điều khoản đã ký.
- Quản lý, kiểm tra và giám sát việc khai báo Hải quan và thực hiện các thủ tục hải quan theo đúng quy định.
- Chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng hàng hóa theo hợp đồng đã ký kết và xử lý các trường hợp phát sinh không đúng chi tiết sản phẩm, nguồn gốc xuất xứ sai yêu cầu trong hợp đồng.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động logistic trong thu mua.
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.
- Kết hợp cùng với Kế toán, thực hiện các hoạt động mở L/C (thư tín dụng), làm các bảo lãnh ngân hàng, lên kế hoạch thanh toán cho Nhà cung cấp.
- Theo dõi hàng tồn kho và thực hiện mua hàng theo yêu cầu phù hợp dựa trên định mức tồn kho đã duyệt.
- Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo bộ phận thu mua theo định kỳ và đột xuất.
- Xây dựng đội ngũ, tổ chức và quản lý nhân sự của phòng.
- Quản lý các Nhà cung ứng theo quy trình của Công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, chất lượng, số lượng và chủng loại sản phẩm; thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán; đồng thời thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp đảm bảo nguồn cung kịp thời, phù hợp, cạnh tranh, đáp ứng được nhu cầu mua hàng của Công ty.
- Quản lý, giám sát, kiểm tra, lưu trữ và phối hợp với các bộ phận có liên quan để lập các loại hồ sơ chứng từ, sổ sách tài liệu theo quy định của Công ty.
- Quản trị rủi ro trong công tác mua hàng.
