- Điều phối và kiểm soát phụ tùng (30%):
- Thực hiện việc dán tem, nhãn mác theo quy định công ty (nếu có).
- Phối hợp lập sơ đồ kho, sắp xếp hàng hóa đúng sơ đồ, đảm bảo khoa học, thuận tiện và an toàn.
- Đảm bảo điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm…), vệ sinh kho và an toàn theo tiêu chuẩn 5S, PCCC.
- Thường xuyên rà soát các rủi ro về sắp xếp, hư hỏng, đổ vỡ… và đề xuất xử lý.
- Phối hợp với Thủ kho trong việc kiểm đếm, nhập – xuất phụ tùng; xác nhận số liệu và chứng từ liên quan.
- Kiểm tra và đề xuất kế hoạch nhập hàng phục vụ hoạt động dịch vụ, sửa chữa.
- Theo dõi, cập nhật tồn kho hàng ngày; đảm bảo duy trì định mức tồn kho tối thiểu.
- Đặt hàng và theo dõi đơn hàng (25%):
- Nhận yêu cầu phụ tùng từ Cố vấn Dịch vụ hoặc bộ phận liên quan.
- Đảm bảo phụ tùng giao đúng số lượng, chủng loại và thời hạn để phục vụ kịp thời hoạt động dịch vụ.
- Cập nhật hệ thống phần mềm quản lý nội bộ để ghi nhận tình trạng đơn hàng.
- Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp kiểm tra chất lượng hàng về cùng Thủ kho.
- Đặt hàng với hãng/nhà cung cấp hoặc qua bộ phận mua bán/Xuất nhập khẩu.
- Hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn phụ tùng (20%):
- Đảm bảo nguyên tắc nhập trước- xuất trước (FIFO) khi soạn hàng, xuất hàng.
- Cung cấp thông tin tồn kho, gợi ý thay thế nếu phụ tùng cần thay đổi/hết hàng.
- Phối hợp với Cố vấn Dịch vụ cập nhật lịch bảo trì/sửa chữa định kỳ để chuẩn bị phụ tùng.
- Tham gia hỗ trợ tư vấn khách hàng khi có yêu cầu liên quan đến phụ tùng.
- Quản trị hồ sơ và báo cáo (15%):
- Tham gia góp ý cải tiến quy trình vận hành phụ tùng (quy trình cấp phát, kiểm kê, đặt hàng…).
- Đề xuất công cụ hỗ trợ, phương pháp số hóa dữ liệu hoặc các cải tiến giúp nâng cao hiệu quả công việc.
- Lưu trữ hồ sơ, phiếu kho trên phần mềm nội bộ và sổ sách (nếu cần).
- Phối hợp kế toán và Thủ kho thực hiện kiểm kê định kỳ (tháng/quý/năm).
- Lập phiếu nhập- xuất và kiểm tra chứng từ đi kèm theo đúng quy trình.
- Tổng hợp báo cáo tồn kho, luân chuyển, tỷ lệ hao hụt... định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý.
- Là đầu mối phối hợp giữa các bộ phận: Dịch vụ- Kinh doanh- Kho- Mua hàng.
- Phối hợp nội bộ và cải tiến (10%)
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng Dịch vụ.
