Mô tả công việc
Công việc Đặt phòng
- Kiểm soát việc khách hàng đăng kí tiêu điểm bằng thẻ VinID, quỹ phòng biệt thự/condotel, đảm bảo Lễ tân- đặt phòng phối hợp nhuần nhuyễn, nhanh chóng và chuyên nghiệp . Lưu trữ các hồ sơ cần thiết
- Kiểm soát việc ghi nhận thông tin thanh toán trên hệ thống, kiểm tra các đặt phòng đến hạn thanh toán, xử lý các đặt phòng vượt hạn mức nợ.
- Kiểm soát tình trạng tiếp nhận & xử lý yêu cầu đặt phòng, tình trạng phòng trên hệ thống, thẩm định tình trạng phòng, xử lý/ điều phối phòng một cách hiệu quả.
- Kiểm soát việc xác định các mức phí no- show, đối soát và theo dõi công nợ đảm bảo không thất thoát doanh thu.
Đón tiếp Khách hàng
- Xây dựng và điều phối kế hoạch đón tiếp các khách VIP
- Kiểm tra 20% các phòng arrival trong ngày, đặc biệt đối kiểm tra 100% các phòng VIP
- Kiểm soát các hoạt động xử lý hành lý cho khách CI/ CO, khách lưu trú.
- Xử lý tình huống không đón được khách tại sân bay
- Kiểm tra công tác sắp xếp phòng, xe cho khách đến. Bao gồm cả công tác kiểm tra xác suất các hồ sơ khách hàng lẻ, khách đoàn trước khi tới
- Đảm bảo hồ sơ khách hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác vào hệ thống kịp thời
- Có mặt tại sảnh để điều phối công việc trong khung giờ cao điểm. Kiểm soát mức độ hoàn thành công việc của nhân viên ở các vị trí được phân công, điều phối nhân sự giữa các quầy khi cần thiết
- Kiểm soát việc phân luồng khách và phương tiện vận chuyển ở khu vực sảnh đảm bảo không bị ùn tắc, lộn xộn vào khung giờ cao điểm.
Chăm sóc khách trong quá trình lưu trú
- Điều phối xe tại sảnh để vận chuyển khách hàng đi khu vui chơi, bến tàu, hoặc về villa.
- Đảm bảo các thông tin về ngày sinh nhật, ngày kỉ niệm có ý nghĩa với khách được thông báo tới các bộ phận liên quan để chuẩn bị những bất ngờ thú vị cho khách
- Kiểm soát việc thực hiện tiếp nhân các yêu cầu của khách qua điện thoại như dịch vụ roomservice, vui chơi giải trí, tìm hiểu thông tin, bổ sung vật dụng, sửa chữa, v..v..
- Xử lý phàn nàn của khách hàng và ngăn chặn các vấn đề có thể khiến khách không hài lòng
- Tiếp nhận, cấp và xử lý thông tin của TTDVKH
- Xử lý đồ thất lạc/ nhặt được
- Đăng ký và kiểm soát việc đăng ký lưu trú cho khách trên hệ thống đăng ký lưu trú của nhà nước
- Xử lý các phản hồi của khách trong quá trình lưu trú và trên mạng xã hội. Kiểm soát thái độ của nhân viên khi chăm sóc khách hàng.
- Giao tiếp với khách hàng để nắm bắt tình hình lưu trú của khách
- Kiểm soát việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng về sử dụng dịch vụ tại BC
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt dịch vụ từ Khách
Tiễn khách
- Kiểm tra các phương tiện tiễn khách đảm bảo theo tiêu chuẩn
- Đảm bảo email của khách trên hệ thống chính xác để có thể gửi được thư mời đóng góp ý kiến cho khách
- Đảm bảo cuộc gọi hỏi thăm được diễn ra vào khung giờ phù hợp, hiệu quả cao
- Tiễn khách đối với khách có yêu cầu tiễn
- Xử lý các phàn nàn của khách trên các trang mạng xã hội hoặc sau chặng ở ngay khi nhận được thông tin. Có biện pháp điều chỉnh khắc phục để tránh các lỗi lặp lại
Công tác Thu ngân
- Đảm bảo quỹ tiền mặt được kiểm soát chặt chẽ và có bàn giao giữa các ca. Tiến hành kiểm tra xác suất
- Kiểm tra báo cáo cuối ca của thu ngân để đảm bảo các hoạt động thanh toán, tính phí, giảm trừ diễn ra chính xác
- Đảm bảo công tác đổi tiền diễn ra chính xác và không có gian lận. Tỉ giá luôn được cập nhật kịp thời
Báo cáo & Quản lý hệ thống
- Các báo cáo trong ngày như: highlight of the day, báo cáo phàn nàn của khách, các báo cáo night audit được thực hiện đầy đủ, kiểm tra kĩ càng chính xác. Các lỗi phát hiện được khắc phục và đào tạo lại tránh lặp lại
- Cập nhật ghi chú trong hồ sơ khách hàng
- Đảm bảo các báo cáo y tế được cập nhật chính xác và kịp thời để có biện pháp hỗ trợ chăm sóc khách hàng hoặc xử lý khủng hoảng hợp lý
- Các hệ thống PMS, key card, quản lý quỹ phòng, IOSS, Hotel meal luôn được kiểm tra, đảm bảo hoạt động tốt. Gửi các ý kiến nâng cấp lên CBLĐ cấp trên để hệ thống ngày một hỗ trợ hiệu quả hơn
- Xử lý tình huống hệ thống bị gián đoạn
Các công tác chung
- Tuân thủ pháp lý : thực hiện bảng kiểm tuân thủ, đăng ký lưu trú cho khách, các bằng chứng chỉ được cấp từ nhà nước cho nhân viên.
- Thực hiện các nhiệm vụ được giao từ cấp trên liên quan đến các công tác phối hợp với các bộ phận để mang lại chất lượng phục vụ tốt nhất (hỗ trợ FB khi có event, hỗ trợ kỹ thuật khi cần nhân lực thực hiện bảo trì bảo dưỡng…..)
- Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn dịch vụ chung của Tập Đoàn và tiêu chuẩn đặc thù của bộ phận tiền sảnh khách sạn/ quảng trường. Đề xuất chỉnh sửa các điểm bất hợp lý. Luôn phục vụ khách hàng tối thiểu đạt mức tiêu chuẩn, quy trình quy định.
- Nhân viên phụ trách khu vực theo đặc thù công việc và vị trí làm việc. Phối hợp với các bộ phận liên quan để điều phối công việc.
- Luôn tiến hành đào tạo, thực tập và tổ chức đội ngũ đề phòng các trường hợp khẩn cấp như cứu hỏa, cứu nạn.
- Thanh tra/ kiểm tra đột xuất và theo định kỳ chất lượng dịch vụ , tài sản, các hoạt động của bộ phận
- Đảm bảo sảnh luôn được vệ sinh sạch sẽ, đúng tiêu chuẩn setup nội thất/ bảng biển: bàn ghế, sofa, quầy lễ tân, đón tiếp, Bell, các kho và khu vực văn phòng.
- Đảm bảo thực hiện các kế hoạch định kỳ và lịch làm việc của nhân viên. Các nhân sự giữa các tổ hỗ trợ lẫn nhau trong trường hợp quá tải.
- Tổ chức họp/ tham gia họp triển khai thông tin vận hành trong ngày.
- Kiểm tra sắp xếp phòng và khóa phòng bảo dưỡng.
- Đảm bảo các kho của bộ phận bảo đảm hàng hóa đủ để hoạt động, đặc biệt trong mùa cao điểm
