Quản lý hành chính:
- Lập kế hoạch và quản lý không gian văn phòng làm việc đồng kiểm tra và giám sát việc thực hiện vệ sinh, đảm bảo mỹ quan văn phòng
- Giám sát các chi phí và giám sát việc cung cấp; thanh toán các dịch vụ hành chính/văn phòng/hệ thống cửa hàng, thực hiện theo các chính sách chế độ quy định/quy trình thanh toán đúng hạn không có sai sót.
- Giám sát thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ lao động không còn sử dụng của công ty theo biên bản, quyết định của Hội đồng thanh lý
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát thực hiện các vấn đề về an ninh trật tự, quan hệ pháp lý với các cơ quan chính quyền cho hệ thống cửa hàng.
- Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong công ty
- Kiểm tra, giám sátnhân viên hành chínhđảm bảo dịch vụ bảo vệ đạt tiêu chuẩn.
- Giám sát và theo dõi công tác văn thư- con dấu, hệ thống lưu trữ văn thư và quản lý thông tin nội bộ.
Quản lý, tổ chức các hoạt động lễ tân- nghi lễ
- Quản lý, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp khách đến làm việc tại công ty, phục vụ các buổi họp, hội thảo do công ty tổ chức.
Quản lý nhà cung cấp hàng hóa
- Quản lý hợp đồng, hồ sơ của nhà cung cấp đảm bảo hợp đồng và hồ sơ luôn còn thời hạn hiệu lực.
- Phát triển nguồn cung ứng mới, không ngừng mở rộng danh sách nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng đảm bảo mỗi nhóm hàng hóa theo quy trình đã ban hành
- Quản lý các nguồn cung ứng mảng mua hàng hàng hóa hiện tại để đảm bảo nguồn cung phù hợp, cạnh tranh với giá cả hợp lý đáp ứng được nhu cầu mua hàng, mở rộng và phát triển của Công ty.
- Thực hiện việc đánh giá nhà cung cấp định kỳ hàng năm và theo quy định của Công ty- nếu có, báo cáo cấp trên để có những thay đổi thích hợp.
- Phân loại, sắp xếp & lưu trữ hồ sơ /hợp đồng của nhà cung cấp đảm bảo tính khoa học, dễ tìm kiếm.
Theo dõi và thực hiện mua hàng dịch vụ
- Quản lý hợp đồng, hồ sợ của nhà cung cấp mua hàng dịch vụ cũng như các hợp đồng đơn hàng dịch vụ từ các phòng ban
- Phát triền nguồn cung ứng mới và đề xuất sử dụng (nếu có)
- Nhận yêu cầu mua hàng dịch vụ, làm việc với các phòng ban để tìm hiểu dịch vụ, tham gia pitching và chọn lựa nhà cung cấp trình cấp quản lý.
- Thống kê và thu thập danh sách các nhà cung ứng mua hàng dịch vụ theo nhu cầu sử dụng của các phòng ban
- Phân loại, sắp xếp & lưu trữ hồ sơ /hợp đồng của nhà cung cấp đảm bảo tính khoa học, dễ tìm kiếm.
Lập kế hoạch mua hàng theo định kỳ/ đột xuất
- Thực hiện mua hàng theo đúng kế hoạch được duyệt hoặc đề xuất đột xuất của phòng ban, HCTH.
- Tiếp nhận và tổng hợp đề xuất của các phòng ban, kịp thời đưa ra các cảnh báo cho các phòng ban nếu thấy số lượng đề xuất bất thường (vượt định mức/ vượt ngân sách).
- Lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp (đơn giá, số lượng...).
- Theo dõi và thanh toán cho nhà cung cấp theo thỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo lợi ích của Công ty.
- Theo dõi tài sản mua hàng
- Kiểm tra và xác nhận giá với các bên liên quan theo quy định của Công ty.
- Tư vấn mua hàng phù hợp so với đề xuất và đưa ra các giải pháp cho phòng ban
Xử lý các phát sinh trong quá trình mua hàng- hàng hóa
- Cập nhật kịp thời khi có những thay đổi, điều chỉnh về bất kỳ thông tin nào của dữ liệu trong danh mục bao gồm nhưng không giới hạn về giá, quy cách, thông số, mô tả.
- Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận liên quan và xử lý các vấn đề phát sinh, khiếu nại về hàng hóa trong quá trình mua hàng.
- Xử lý đặt mua hàng phát sinh hoặc các mặt hàng mà nhà cung cấp không giao hàng đúng tiến độ, chủng loại, số lượng... cho các phòng ban.
- Hỗ trợ nhận hàng tại các cơ sở, giải quyết các phát sinh tại chỗ.
Báo cáo định kỳ/ phối hợpxây dựng quy địnhquy trình
