Administrative Assistant (Sales & Marketing)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Bạn sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Kinh doanh hoặc Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị. Bạn sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ công tác hành chính, điều phối và vận hành của Bộ phận Kinh doanh, đảm bảo các hoạt động bán hàng được triển khai hiệu quả, chính xác và đúng tiến độ. Đồng thời, bạn sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong việc đạt được mục tiêu doanh thu và mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Phân công công việc
Hỗ trợ hoạt động kinh doanh

Theo dõi quá trình phê duyệt hợp đồng và đảm bảo các hồ sơ kinh doanh được lưu trữ đầy đủ, chính xác.
Phối hợp theo dõi việc thực hiện các điều khoản hợp đồng và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong các hoạt động bán hàng hàng ngày và theo dõi tiến độ thực hiện các cơ hội kinh doanh.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, báo giá và các tài liệu phục vụ khách hàng doanh nghiệp khi được yêu cầu.
Chuẩn bị báo giá, hợp đồng, thư chào hàng, thư xác nhận đặt dịch vụ và các tài liệu bán hàng theo hướng dẫn của cấp quản lý.

Công tác hành chính

Tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp các cuộc gọi, email và thư từ đến đúng người phụ trách.
Quản lý lịch họp, lịch công tác và sắp xếp các cuộc hẹn của Giám đốc Kinh doanh và đội ngũ kinh doanh khi được phân công.
Soạn thảo thư từ, biên bản họp, báo cáo và các văn bản hành chính của bộ phận.
Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ khách hàng, hợp đồng và các tài liệu của Bộ phận Kinh doanh.
Quản lý văn phòng phẩm và các tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Bộ phận Kinh doanh.

Quản lý dữ liệu và báo cáo

Theo dõi các hợp đồng sắp hết hạn, công nợ khách hàng (khi được phân công) và nhắc lịch gia hạn hợp đồng.
Hỗ trợ tổng hợp số liệu phục vụ công tác lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Chuẩn bị các báo cáo doanh thu, báo cáo bán hàng, dự báo kinh doanh và các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp quản lý.
Cập nhật và duy trì dữ liệu khách hàng trên hệ thống CRM, Delphi, Opera PMS hoặc các hệ thống quản lý của khách sạn.

Phối hợp với các bộ phận

Hỗ trợ tổ chức các chương trình khảo sát khách hàng (Site Inspection), Fam Trip, hội nghị, triển lãm và các sự kiện quảng bá của khách sạn.
Phối hợp với Bộ phận Lễ tân, Đặt phòng (Reservations), Hội nghị & Sự kiện (Events), Nhà hàng, Buồng phòng, Tài chính và các bộ phận liên quan để đảm bảo việc triển khai dịch vụ theo đúng cam kết với khách hàng.
Theo dõi các yêu cầu của khách hàng và đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ, chính xác đến các bộ phận liên quan.

Chăm sóc khách hàng

Hỗ trợ xử lý các phản hồi hoặc khiếu nại của khách hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết kịp thời.
Hỗ trợ phản hồi các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, email hoặc các kênh liên lạc khác một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và hỗ trợ đội ngũ kinh doanh trong công tác chăm sóc khách hàng.

Tuân thủ quy định

Tuân thủ các chính sách, quy trình vận hành và tiêu chuẩn thương hiệu của khách sạn.
Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và bảo mật đối với toàn bộ dữ liệu khách hàng, hợp đồng và tài liệu kinh doanh.
Tuân thủ các quy định về quản lý hồ sơ, hợp đồng, chính sách giá và đạo đức nghề nghiệp.

Các nhiệm vụ khác

Chủ động đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả hỗ trợ kinh doanh và chất lượng dịch vụ.
Hỗ trợ các dự án, chương trình khuyến mại và chiến dịch bán hàng theo yêu cầu của Ban Quản lý.
Tham gia các cuộc họp, chương trình đào tạo và hoạt động của Bộ phận Kinh doanh.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị hoặc Ban Quản lý khách sạn.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

Có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt (nghe, nói, đọc, viết); có thể trao đổi qua email, điện thoại và làm việc với khách hàng hoặc đối tác quốc tế.
Có kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ với độ chính xác cao.
Có khả năng làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm trong môi trường có nhịp độ nhanh và áp lực cao.
Có khả năng quản lý hồ sơ, hợp đồng, dữ liệu khách hàng và sắp xếp công việc khoa học.
Am hiểu quy trình bán hàng, quy trình đặt phòng, tổ chức hội nghị và sự kiện (MICE) cũng như các hoạt động kinh doanh trong môi trường khách sạn.
Có kỹ năng soạn thảo báo giá, hợp đồng, thư chào hàng, thư xác nhận đặt dịch vụ và các tài liệu kinh doanh một cách chính xác, chuyên nghiệp.
Có khả năng bảo mật thông tin khách hàng, hợp đồng và các tài liệu kinh doanh của khách sạn.
Có tối thiểu 01–02 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Administrator, Sales Coordinator hoặc vị trí hành chính kinh doanh trong khách sạn từ 4–5 sao; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực khách sạn hoặc du lịch.
Có kỹ năng chăm sóc khách hàng, tác phong lịch sự, chuyên nghiệp và định hướng cung cấp dịch vụ chất lượng.
Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Khách sạn, Du lịch, Marketing, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan.
Cam kết tuân thủ các chính sách, quy trình vận hành, tiêu chuẩn thương hiệu, quy định về đạo đức nghề nghiệp và bảo mật thông tin của khách sạn.
Thành thạo tin học văn phòng (Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Outlook); ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Opera PMS, Delphi, CRM hoặc các phần mềm quản lý khách sạn và bán hàng.
Sẵn sàng hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, hội chợ, sự kiện, chương trình quảng bá hoặc các dự án đặc biệt theo yêu cầu của Ban Quản lý.
Có khả năng tổng hợp, phân tích số liệu và lập các báo cáo kinh doanh định kỳ.
Cẩn thận, trung thực, chủ động, có tinh thần trách nhiệm và chú trọng đến tính chính xác của dữ liệu và hồ sơ.
Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các bộ phận trong khách sạn như Kinh doanh, Đặt phòng, Lễ tân, Hội nghị & Sự kiện, Buồng phòng, Tài chính và các bộ phận liên quan.

Lương:

Hưởng 100% mức lương theo thỏa thuận trong thời gian thử việc.
Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm.

Thưởng:

Hưởng Service Charge theo chính sách của khách sạn khi khách sạn chính thức đi vào hoạt động.

Bảo hiểm:

Tham gia Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp trên 100% mức lương.
Được tham gia Bảo hiểm Quốc tế của Tập đoàn dành cho cả gia đình (áp dụng theo vị trí quy định trong chính sách của khách sạn).

Nhà ở: Hỗ trợ nhà ở dành cho nhân viên ngoài tỉnh Quảng Ninh (theo cấp bậc).
Cơ hội phát triển nghề nghiệp:

Thường xuyên tham gia các chương trình đào tạo nhằm nâng cao chuyên môn, kỹ năng quản lý và phát triển nghề nghiệp.
Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch với nhiều cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý trong hệ thống.

Môi trường làm việc:

Văn hóa doanh nghiệp đề cao tinh thần hợp tác, sáng tạo và phát triển bền vững.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-07-16 14:45:03