Main missions:
Assist Director on all administrative aspects of the company. (Human Resources, Accounting, logistic …)
Administration:
Welcoming all visitors and coordination with employees.
Phone answer and coordination to each department depending on the caller.
Send and receive documents/ samples
Manage office supplies, stationery, pantry orders, takes inventory of supplies, replenish and restock when necessary
Human Resources:
Together with managers, grasp the situation and arrange employee support issues (eg: company policies, administrative procedures)
Solving basic internal administrative issues
Prepare registration with authorities for new employees
Handling expats administration scope such as VISA, WP, etc.
Support foreign Visitors with VISA, hotel, flight tickets, transportation…coordination for promotion/short business trip purposes.
Prepare labor contract following agreement / decision taken by Director
Accounting:
Handle with local bank (taking bank statement and cash withdrawal)
Manage monthly payment for company expenses
Invoice saving,
Petty cash management
Keep accounting data available (contract, invoice, payment slip) to accountants.
Provide data to authorities following law requirements
Logistic:
Follow up the custom clearance procedure with suppliers
Provide data to authorities following law requirements
Manage fowarders on import – export activities
Preparation of all importation documents
Respond to all other request from the director depending on other job demands.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Nhiệm Vụ Chính:
Hỗ trợ Giám Đốc tất cả các công việc hành chính của công ty (Nhân Sự, Kế Toán, Logistic…)
Hành chính:
Quản lý vật tư văn phòng, văn phòng phẩm, đặt cơm trưa cho nhân viên, kiểm kê vật tư, và bổ sung khi cần thiết
Nhận- trả lời các cuộc gọi và chuyển cho các phòng ban liên quan
Chào đón khách và liên kết với nhân viên.
Nhận và gửi thư/ bưu kiện
Nhân Sự:
Hỗ trợ khách nước ngoài trong các vấn đề về, khách sạn, vé máy bay, phương tiện đi lại… trong các chuyến công tác ngắn ngày.
Hỗ trợ các vấn đề về thủ tục visa, giấy phép lao động cho người nước ngoài
Đăng ký với phòng lao động cho nhân viên mới
Chuẩn bị hợp đồng lao động theo thỏa thuận / quyết định của Giám Đốc
Giải quyết các vấn đề hành chính nội bộ cơ bản
Cùng với các quản lý, nắm bắt tinh hình và sắp xếp các vấn đề hỗ trợ nhân viên (VD: các chế độ, thủ tục hành chính)
Kế toán:
Chuẩn bị hồ sơ thanh toán các khoản chi hàng tháng
Cung cấp dữ liệu cho cơ quan theo quy định của pháp luật.
Cập nhật thông tin (hợp đồng, hóa đơn, giao dịch ngân hàng) cho kế toán
Lưu trữ hóa đơn
Quản lý tiền mặt
Làm việc với ngân hàng địa phương (lấy sao kê ngân hàng và rút tiền mặt)
Xuất nhập khẩu:
Cung cấp dữ liệu cho cơ quan theo quy định của pháp luật.
Giám sát quy trình khai hải quan với đơn vị cung cấp dịch vụ.
Chuẩn bị chứng từ cho các lô hàng nhập khẩu
Quản lý nhà vận chuyển thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu
Đáp ứng các yêu cầu khác từ cấp quản lý tùy thuộc vào nhu cầu công việc.
