VICA là mô hình mầm non hòa nhập quốc tế dành cho trẻ đặc biệt từ 12 tháng đến 6 tuổi, áp dụng phương pháp can thiệp sớm Denver (ESDM) – một trong những phương pháp tiên tiến nhất hiện nay. Tại VICA, chúng tôi tạo ra một môi trường giáo dục an toàn, yêu thương và cá nhân hóa, giúp trẻ phát triển toàn diện về nhận thức, kỹ năng xã hội và ngôn ngữ. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và chương trình giáo dục đạt chuẩn quốc tế, VICA cam kết mang đến cơ hội tốt nhất để trẻ sớm hòa nhập và phát huy tối đa tiềm năng của mình:
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Tiếp nhận thông tin Hồ sơ trẻ, Tư vấn và Hướng dẫn đối với Học viên mới nhập học:
• Tư vấn và cung cấp thông tin chi tiết về các chương trình giáo dục và dịch vụ hỗ trợ mà trung tâm cung cấp.
• Đặt lịch tư vấn/ đánh giá ban đầu cho trẻ và phụ huynh với cố vấn chuyên môn về nhu cầu đặc biệt của trẻ thông qua hồ sơ y tế, báo cáo của các chuyên gia và các thông tin khác… Hướng dẫn Phụ huynh những thông tin và điều cần chuẩn bị trước khi tham gia buổi tư vấn.
• Hướng dẫn và Hỗ trợ phụ huynh và Học viên về quy trình nhập học, các giấy tờ cần thiết và các bước tiếp theo.
• Tổ chức và dẫn School Tour giới thiệu về Trung tâm một cách trực quan sau khi Phụ huynh và trẻ hoàn thành buổi tư vấn/ đánh giá đầu vào.
• Tiếp nhận thông tin Hồ sơ trẻ- Hồ sơ đăng ký từ phụ huynh hoặc người giám hộ của trẻ.
Chăm sóc Phụ huynh và Học viên
• Duy trì liên kết và liên lạc thường xuyên với Phụ huynh để cập nhật về tiến trình học tập và sự phát triển của trẻ. Gửi báo cáo học tập, và đặt lịch gặp gỡ giữa Phụ huynh và cố vấn chuyên môn theo định kỳ và quy trình.
• Giữ vai trò là cầu nối giữa Phụ huynh và Trung tâm để đảm bảo thông tin luôn được thông suốt, mạch lạc, chính thống, rõ ràng và kịp thời: Nhận các thông tin từ Phụ huynh cũng như phối hợp với các Bộ phận liên quan đảm bảo việc dịch vụ khách hàng cũng như khâu vận hành của Bộ phận.
Phụ trách công việc vận hành tại Trung tâm bao gồm:
- Làm việc/phối hợp giữa tất cả các bộ phận trong công ty để đảm bảo các chính sách/thay đổi/áp dụng mới từ Công ty được thực hiện.
- Chấm công giáo viên.
- Làm việc với Operation Supervisor để chuẩn bị và giám sát các chi phí tài chính, tiếp cận các nhu cầu và yêu cầu tài chính và duy trì kiểm soát chi phí cho các công việc nhằm đạt được hiệu suất tối ưu và tối đa hóa lợi nhuận trong quá trình vận hành.
- Làm việc với Operation Supervisor trong việc theo dõi ngày công của nhân viên/giáo viên trong trường học.
- Liên lạc với nhà cung cấp, nhà thầu hoặc nhà cung cấp liên quan đến việc thiết lập thiết bị/cơ sở vật chất của trường học, lập kế hoạch và điều phối công việc được giao và giám sát tiến độ công việc, sau khi đã có sự trao đổi và thống nhất với Operation Supervisor.
- Điểm danh Học viên, theo dõi tỷ lệ đến lớp và tham gia lớp của trẻ.
- Xử lý các yêu cầu về hậu cần / bảo trì / cải tạo cho trường học và đảm bảo thực hiện nhanh chóng, duy trì các tiêu chuẩn cao về cơ sở vật chất và thiết lập trường học cũng như hỗ trợ hoạt động hàng ngày của trường học theo yêu cầu tại từng thời điểm.
Phối hợp với Các Bộ Phận Khác
• Phối hợp Bộ phận chuyên môn:
- Nhận thông tin về giáo viên nghỉ phép, giáo viên dạy thay, hoặc thay đổi lịch từ Bộ phận Chuyên môn để thông báo với Phụ huynh.
- Phối hợp điểm danh Học viên và theo dõi tỷ lệ đến tham gia lớp của Học viên.
- Làm việc chặt chẽ với Bộ phận chuyên môn trong việc tiếp nhận các thông tin đánh giá từ Bộ phận chuyên môn để hoàn thiện Hồ sơ trẻ, hiểu được vấn đề và nhu cầu của trẻ. Nhận kế hoạch lộ trình học tập cho trẻ từ Bộ phận chuyên môn để thông báo tới phụ huynh cũng như đồng hành và luôn hỗ trợ Phụ huynh và trẻ trong suốt quá trình học tập tại Trung tâm.
• Phối hợp với Bộ phận Marketing:
- Hỗ trợ Bộ phận Markeyting gửi email thông báo tới Phụ huynh cơ hữu về các chương trình/ sự kiện cập nhật trong tháng theo thông tin và yêu cầu hỗ trợ từ Bộ phận Marketing.
- Hỗ trợ Bộ phận Marketing tổ chức sự kiện và tiếp đón khách mời.
Quản lý Hồ sơ và Dữ liệu
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ học sinh một cách có hệ thống và bảo mật.
• Lập các báo cáo định kỳ cập nhật thường xuyên về tình trạng học viên, số lượng hồ sơ mới – Học viên mới tiếp nhận, tình trạng tham gia lớp (tỷ lệ đến lớp đều/ nghỉ học có lý do), báo cáo học tập, báo cáo doanh thu học phí,…
Công việc Hành chính
• Thực hiện các công việc hành chính liên quan đến việc nhập học, bao gồm điền và xử lý các giấy tờ, hợp đồng và các văn bản liên quan.
• Hỗ trợ sự kiện: Hỗ trợ tổ chức các sự kiện giới thiệu trung tâm, ngày hội thông tin và các buổi họp phụ huynh.
