Hành chính
• Cập nhật và duy trì các báo cáo thiết bị kỹ thuật.
• Định kỳ tổ chức các buổi họp giao ban, đảm bảo các buổi họp bộ phận được thực hiện hiệu quả trong trường hợp Trợ lý Trưởng Bộ phận / Trưởng Bộ phận Buồng phòng vắng mặt.
• Chuẩn bị Báo cáo hoạt động hàng tháng.
• Đọc và cập nhật Sổ Nhật ký Giao ban
• Hỗ trợ Trợ lý Trưởng Bộ phận Buồng phòng / Trưởng Bộ phận Buồng phòng trong việc vận hành hiệu quả Bộ phận Buồng phòng, đảm bảo tất cả các chính sách và quy trình được nêu trong Sổ tay Hướng dẫn Bộ phận được tuân thủ nghiêm ngặt.
Dịch vụ khách hàng
• Hỗ trợ Trợ lý Trưởng Bộ phận Buồng phòng / Trưởng Bộ phận Buồng phòng tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên thông qua việc tận dụng kỹ năng đa năng, đa nhiệm và lập kế hoạch linh hoạt nhằm đạt mục tiêu tài chính trong kinh doanh cũng như đáp ứng mong đợi của khách hàng.
• Tạo dựng mối liên hệ tương tác tốt với khách hàng và đồng nghiệp
• Xử lý tất cả các đòi hỏi và khiếu nại từ khách hàng một cách chuyên nghiệp và lịch sự, thông qua đó nhằm đảm bảo các vấn đề được giải quyết triệt để và thỏa đáng.
• Đảm bảo tất cả Tổ trưởng và nhân viên Buồng phòng đều truyền tải được lời hứa thương hiệu và luôn luôn cung cấp những dịch vụ tốt nhất cho khách
• Đảm bảo tất cả các nội quy, quy định và chính sách có liên quan đến lưu trữ hồ sơ tài chính, chi tiêu và giấy phép đều được tuân thủ, bao gồm việc báo cáo thông tin tài chính chính xác và đúng thời hạn.
• Hỗ trợ Trợ lý Trưởng Bộ phận Buồng phòng / Trưởng Bộ phận Buồng phòng trong việc đảm bảo Bộ phận Buồng phòng hoạt động với cơ cấu chi phí thấp nhất có thể trong khi vẫn cung cấp được lời hứa thương hiệu đến với khách hàng, chủ động quản lý chi phí dựa trên các chỉ số hiệu suất chính
• Đảm bảo tất cả Tổ trưởng và nhân viên Buồng phòng đều cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho nhân viên ở các bộ phận khác khi cần thiết.
Quản lý vận hành:
• Làm việc chặt chẽ với các quản lý khác dựa trên tinh thần hỗ trợ và linh hoạt, tập trung vào sự thành công chung của khách sạn và sự hài lòng của khách hàng.
• Đảm bảo xử lý và kiểm soát hiệu quả các vật dụng “Lost and Found”.
• Tiến hành kiểm tra phòng thường xuyên, đảm bảo các tiêu chuẩn luôn được duy trì.
• Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tiền sảnh và Kỹ thuật để khóa phòng cho việc bảo trì khi cần thiết.
• Kiểm kê hàng tồn kho đồ dùng cho khách vật dụng làm sạch, hàng in ấn và văn phòng phẩm cho phòng khách, hàng vải, v.v và báo cáo cho Trợ lý Trưởng Bộ phận Buồng phòng / Trưởng Bộ phận Buồng phòng.
• Đảm bảo toàn bộ tổ trường và nhân viên Buồng phòng làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ lẫn nhau đối với các bộ phận khác, trên tinh thần “Chúng ta làm việc theo Đội nhóm”
• Đảm bảo rằng tất cả các tiêu chuẩn thương hiệu tối thiểu được thực hiện, và các tiêu chuẩn khác được thực hiện khi cần thiết
• Giám sát hằng ngày các phòng V.I.P., phòng yêu cầu đặc biệt, phòng khách lưu trú dài hạn được chuẩn bị đầy đủ với sự chào đón và các tiện nghi khác thích hợp.
• Đảm bảo không có phòng hỏng hóc và bẩn nào được bán cho khách.
• Thông báo cho nhân viên dọn phòng cung cấp các vật dụng cần thiết theo yêu cầu.
• Tiến hành kiểm tra thường xuyên và kỹ lưỡng phòng khách và khu vực liên quan đến phòng cùng với Trưởng bộ phận Tiền sảnh và/hoặc với Trưởng Bộ phận Buồng phòng.
• Thực hiện kiểm kê vật tư và thiết bị vận hành theo yêu cầu của Bộ phận Tài chính
• Đảm bảo sự vận hành hiệu quả hằng ngày.
• Đảm bảo nhân viên cắm hoa thực hiện nhiệm vụ cắm hoa và duy trì hoa trong khách sạn.
• Phản hồi kết quả của các cuộc Khảo sát ý kiến Khách hàng và đảm bảo rằng các thay đổi liên quan được thực hiện.
• Báo cáo các vấn đề về xử lý côn trùng cho Trưởng Bộ phận Buồng phòng.
Quản lý con người:
• Phát triển các kỹ năng và hiệu quả làm việc của tổ trưởng và nhân viên Bộ phận Buồng phòng thông qua việc đào tạo, huấn luyện và/hoặc tư vấn hướng dẫn
• Hỗ trợ trong việc tuyển dụng tất cả nhân viên Buồng phòng; đảm bảo áp dụng đúng các hướng dẫn tuyển dụng của khách sạn và sử dụng phương pháp phỏng vấn và đánh giá dựa trên năng lực của nhân viên
• Thường xuyên tổ chức và thực hiện các buổi đánh giá nhân viên và các buổi Thảo luận Phát triển Nhân viên với các nhân viên Bộ phận Tiền sảnh, nhằm hỗ trợ họ đạt được các mục tiêu phát triển bản thân
• Khuyến khích động viên tổ trưởng và nhân viên phải sáng tạo và cải tiến, thử thách nhân viên và ghi nhận những đóng góp của họ cho sự thành công trong công việc
• Hỗ trợ việc đảm bảo tổ trưởng và nhân viên Bộ phận Buồng phòng thực hiện đúng về nội quy về tác phong và diện mạo, đảm bảo rằng họ mặc đúng đồng phuc và duy trì ngoại hình chuyên nghiệp, vệ sinh cá nhân theo đúng tiêu chuẩn về diện mạo đã quy định của khách sạn và bộ phận
• Hỗ trợ Trưởng bộ phận Buồng phòng để xây dựng và thực hiện các Chương trình đào tạo cho tất cả Tổ trưởng và nhân viên Buồng phòng
