Thực hiện thủ tục trình kí, thẩm định giá và thanh toán cho NCU (Nhà Cung Ứng) ( 20%)
Xây dựng kế hoạch và kiểm soát mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản, thiết bị tin học, đèn, điện, thiết bị nội thất… từ các đơn vị trong Công ty.
Đảm bảo các yêu cầu đề xuất, đơn đặt hàng thực hiện đúng hạn, đầy đủ.
Đảm bảo các kế hoạch được lập đúng hạn và đảm bảo tính thực thi.
Xét duyệt các đơn hàng của hệ thống trước khi trình duyệt Lãnh đạo phòng,Khối, BĐH.
Theo dõi đối chiếu đơn hàng với hệ thống cửa hàng.
Đáp ứng các yêu cầu mua sắm thiết bị tin học, nội thất, công cụ dụng cụ, thiết bị đèn, điện, camera… trên phần mềm DVNB, SAP, KH khai trương CH cho các đơn vị đảm bảo kịp thời và đúng hạn.
Xử lý và phản hồi các yêu cầu đề xuất đến các đơn vị trên phần mềm.
Xây dựng và triển khai các yêu cầu, đơn đặt hàng theo kế hoạch đã được duyệt (25%)
Lập hồ hơ theo dõi thông tin nhập hàng và giá cả của các nhà cung ứng.
Lên kế hoạch mua sắm theo định kì hàng tháng
Theo dõi chi phí các hạng mục mua sắm. Thực hiện báo cáo theo định kì hàng tháng, quý, năm.
Thực hiện thanh toán, nhập kho các thiết bị cung ứng
Các hồ sơ các hồ sơ trình ký đều được kiểm tra, soát xét tính phù hợp.
Kiểm soát ngân sách hiệu quả.
Theo dõi tiến độ hợp đồng và đề xuất xuất thanh toán công nợ với các nhà cung ứng.
Kiểm tra việc nghiệm thu, nhập kho hàng hóa mua sắm đảm bảo đúng chủng loại, chất lượng, quy cách
Hồ sơ thanh toán tuân thủ đúng quy định của Công ty
Rà soát chi phí mua sắm thực tế với ngân sách được duyệt cho từng yêu cầu, dự án
Thực hiện thẩm định đơn giá các thiết bị mua sắm tuân thủ đúng quy trình thẩm định giá
Tiếp nhận, xử lý và phản hồi các thông tin có liên quan đến đơn hàng từ các Cửa Hàng và Chi Nhánh
Đánh giá, lựa chọn, tìm kiếm NCC phù hợp với chi phí thấp nhất theo các chỉ tiêu theo các tiêu chuẩn của công ty: Giá cả, hậu mãi, năng lực NCC, phương thức thanh toán
Thực hiện đo lường quá trình mua sắm.
Làm thủ tục xuất kho thực hiện chuyển CC – DC cho chi nhánh
3. Quản lý chi phí – ngân sách và hiệu quả hành chính ( 40%)
Lập kế hoạch, kiểm soát và tối ưu chi phí hành chính, bao gồm mua sắm, vận hành, bảo trì và dịch vụ thuê ngoài, nhằm đảm bảo sử dụng ngân sách hiệu quả, đúng mục tiêu và tuân thủ quy định công ty.Phân tích, cải tiến và triển khai các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính nội bộ, thông qua tối ưu hóa quy trình, chi phí, nguồn lực, công cụ hỗ trợ và chất lượng dịch vụ, từ đó giảm lãng phí – tăng năng suất – cải thiện trải nghiệm người dùng nội bộ, góp phần đảm bảo môi trường làm việc vận hành thông suốt, an toàn, chuyên nghiệp và linh hoạt theo yêu cầu tổ chức.
Thực hiện các công việc khác (15%)
Thực hiện đánh giá, đo lường và cải tiến các quá trình thuộc phạm vi công việc và đánh giá tính tuân thủ của đơn vị theo tháng, quý năm.
Hỗ trợ chi nhánh trong việc trình kí, thẩm định các đề xuất mua sắm phát sinh chi phí.
Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm kê hàng tháng
Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao.
Thực hiện các báo cáo khác theo chỉ đạo
Đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu và kịp thời.
