Kiểm soát Bảng kiểm tuân thủ gian hàng, nguồn gốc xuất xứ hàng hóa và Bảng kiểm tuân thủ mục liên quan đến gian hàng. Lập Kế hoạch khắc phục và đề xuất phương án khi vướng mắc.
- Kiểm soát Bảng kiểm tuân thủ gian hàng: lập bảng theo dõi hồ sơ pháp lý gian hàng của khách thuê, thu hồi đầy đủ hồ sơ theo quy định, lưu trữ tại cơ sở; lập Kế hoạch khắc phục và đề xuất phương án khi vướng mắc.
- Tổ chức kiểm soát nguồn gốc xuất xứ hàng hóa của các gian hàng đang kinh doanh tại Trung tâm thương mại, lên danh sách gian hàng, checklist và liên hệ các Bộ phận cùng thực hiện kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, thực hiện hàng tuần.
Kiểm soát chất lượng dịch vụ gian hàng và hệ thống bảng biển quảng cáo của Trung tâm thương mại
- Đánh giá tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ Trung tâm thương mại và gian hàng thông qua kết quả kiểm tra hàng ngày, phân loại nhóm công việc có nhóm lỗi lặp lại để có kế hoạch sửa lỗi và cải thiện.
- Lập danh sách theo dõi bảng biển, rà soát phát hiện lỗi nếu có, yêu cầu/theo dõi khắc phục lỗi.
- Kiểm tra tình trạng vệ sinh, kỹ thuật, an ninh, nhân viên gian hàng, trưng bày hàng hóa... thực hiện hàng ngày/tháng nhằm đánh giá diện mạo, tác phong, chất lượng dịch vụ của gian hàng thông qua việc kiểm tra thực tế tại gian hàng.
- Tổng hợp ghi nhận lỗi lên phần mềm theo dõi SAP, yêu cầu khách khắc phục, tái kiểm tra và đóng lỗi trên SAP.
Quản lý hợp đồng thuê và thu hồi công nợ
Quản lý fit out gian hàng mới:
- Tiếp nhận thông tin khách thuê mới (OTL/Hợp đồng thuê), 1 lần/tháng:
• Gửi Bộ phận liên quan thẩm định, trình chi phí/phương án đưa mặt bằng về điều kiện bàn giao, nghiệm thu mặt bằng cải tạo, thanh toán (nếu có).
• Liên hệ các Bộ phận liên quan và kiểm tra mặt bằng theo điều kiện bàn giao, liên hệ nhà thầu khảo sát và báo giá thực hiện
- Bàn giao mặt bằng cho khách thuê, 1 lần/tháng: Liên hệ mời khách nhận mặt bằng, thực hiện bàn giao và gửi các Bộ phận liên quan.
- Hướng dẫn thiết kế và thi công/kiểm soát thi công, 1 lần/tháng:
• Tiếp nhận thiết kế và gửi các Bộ phận chuyên môn thẩm định/phê duyệt, phản hồi thiết kế theo ý kiến thẩm định, Hướng dẫn thủ tục và ký duyệt hồ sơ thi công.
• Kiểm soát thi công theo checklist.
- Nghiệm thu thi công/hoàn cọc thi công, 2 lần/tháng:
• Tiếp nhận thông tin từ khách, Liên hệ các bộ phận liên quan mời nghiệm thu, thực hiện nghiệm thu, theo dõi kết quả khắc phục.
- Hoàn cọc thi công sau khi nghiệm thu đạt tiêu chuẩn.
Quản lý các thay đổi hợp đồng
- Thay đổi điều khoản hợp đồng thuê khi phát sinh:
• Tiếp nhận đề nghị thay đổi từ khách, phân tích/đánh giá đề nghị của khách, trao đổi phương án với Bộ phận kinh doanh, trình Cán bộ Lãnh đạo theo thẩm quyền phê duyệt, gửi thông tin tới Bộ phận Kiểm soát hợp đồng xuất Phụ lục hợp đồng liên quan, phản hồi và gửi Phụ lục hợp đồng tới khách, thu hồi Phụ lục hợp đồng liên quan và lưu trữ.
- Gia hạn hợp đồng thuê, thực hiện khi có phát sinh:
• Tổng hợp các Hợp đồng thuê hết hạn phân tích và đánh giá, đề xuất và trình Cán bộ Lãnh đạo theo thẩm quyền phê duyệt, gửi công văn điều kiện tái ký cho khách, đàm phán theo điều kiện tái ký, tổng hợp phản hồi của khách và đánh giá/đề xuất.
• Gửi thông tin tới Bộ phận Kiểm soát hợp đồng xuất Phụ lục hợp đồng liên quan, phản hồi và gửi Hợp đồng thuê mới/Biên bản thanh lý tới khách, thu hồi Hợp đồng thuê mới/Biên bản thanh lý liên quan và lưu trữ.
- Thanh lý/dịch chuyển gian hàng, thực hiện khi có phát sinh:
• Gửi thông tin tới Bộ phận Kiểm soát hợp đồng xuất Biên bản thanh lý liên quan, phản hồi/gửi Biên bản thanh lý tới khách, thu hồi Biên bản thanh lý và lưu trữ.
• Tiếp nhận đề nghị từ khách, phân tích/đánh giá đề nghị của khách, trao đổi phương án với Bộ phận kinh doanh, đàm phán khách thuê/ghi nhận phản hồi, trình Cán bộ Lãnh đạo theo thẩm quyền.
Quản lý và thu hồi công nợ
- Theo dõi/thu hồi công nợ, hàng tháng:
• Liên hệ khách thu hồi công nợ/kế hoạch, đề xuất các giải pháp kiểm soát gian hàng, thu hồi nợ khi gian hàng có dấu hiệu nợ tồn đọng, tổng hợp/đánh giá kế hoạch của khách và trình Cán bộ Lãnh đạo theo thẩm quyền, phúc đáp khách và theo dõi kế hoạch.
• Tiếp nhận KPIs thu hồi công nợ từ khối, đối chiếu và rà soát công nợ, gửi công văn cho khách yêu cầu thanh toán theo từng đợt.
Triển khai các hoạt động mkt theo chuỗi và các chương trình hợp tác mkt với các gian hàng
- Triển khai các chương trình marketing chuỗi/MKT 1+3, 1 lần/tháng:
• Truyền thông cho chương trình MKT, giám sát triển khai sự kiện, báo cáo tổng kết.
• Nhận chương trình từ chuỗi, họp phân công triển khai, gửi thông báo mời khách thuê tham gia, tổng hợp báo cáo kế hoạch triển khai.
• Đăng ký hạng mục POSM/décor/activation..., liên hệ nhà thầu phối hợp tổ chức, phê duyệt và giám sát nhà thầu thi công, nghiệm thu thi công.
- Triển khai các chương trình MKT gian hàng, thực hiện khi phát sinh yêu cầu từ khách: tiếp nhận đề nghị từ khách thuê, đánh giá/đề xuất Cán bộ Lãnh đạo phê duyệt nếu cần, phản hồi cho khách, tiến hành thủ tục đăng ký liên quan.
Các công việc khác
- Báo cáo định kỳ kết quả thực hiện công việc cho Cán bộ Lãnh đạo.
- Cấp phát thẻ xe cho khách, liên hệ công tác, mua sắm, chấm công.
- Tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo/huấn luyện theo quy định; thường xuyên tự học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ năng chuyên môn để hoàn thành tốt công việc.
- Thực hiện các công việc phát sinh theo phân công của Cấp trên
