Chủ trì kiểm tra, so sánh đơn giá giữa các nhà thầu với dữ liệu kiểm soát giá nội bộ và tham gia đàm phán để có đơn giá tốt nhất trong giai đoạn đấu thầu.
Phối hợp với các Phòng, bộ phận liên quan để làm rõ hồ sơ thiết kế, mẫu/tiêu chuẩn, quy cách vật liệu, vật tư, thiết bị, tiên lượng mời thầu; điều kiện thi công, biện pháp thi công, tiến độ thi công nhằm phục vụ tốt việc mời thầu.
Lập, trình duyệt và thực hiện kế hoạch đấu thầu.
Tổ chức chấm thầu, tham gia đàm phán với nhà thầu để có giá tốt nhất trong giai đoạn đấu thầu, thương thảo các điều kiện tài chính và phương án ký hợp đồng. Tổ chức vòng đàm phán cấp cao (khi cần thiết). Đề xuất các phương án nhà thầu dự phòng cho các gói thầu của công trình/dự án. Tổng hợp báo cáo đánh giá trình Hội đồng xét thầu quyết định.
Thực hiện thủ tục giải quyết hồ sơ công việc phát sinh (tăng/giảm) liên quan đến các gói thầu và trình Lãnh đạo Ban QLDA và Công ty phê duyệt.
Tham gia lập và thực hiện thu thập báo giá vật tư, thiết bị, nhân công, rà soát định mức và xây dựng định mức mới (nếu cần) để tính toán xây dựng đơn giá, xác định đúng các hao phí, chi phí cần thiết trong tổ chức thi công và quản lý đơn giá thi công tốt nhất nhằm có cơ sở đàm phán với các nhà thầu phụ và tính toán hiệu quả, chi phí đầu tư dự án.
Tổ chức thu thập thông tin và tổ chức kiểm tra, đánh giá năng lực thực tế nhà thầu (đi kiểm tra thực tế).
Lập hồ sơ mời thầu, chào giá, kế hoạch chọn thầu, báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, chào giá. Làm rõ thông tin và trao đổi thông tin hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ dự thầu (nếu cần). Tiếp nhận các văn bản hồ sơ của nhà thầu trong quá trình mời thầu.
Hoàn thiện các thủ tục lựa chọn nhà thầu và dự thảo hợp đồng trình Lãnh đạo Ban QLDA và Công ty phê duyệt.
Thực hiện rà soát, tìm kiếm, đề xuất và tập hợp danh sách các nhà thầu tiềm năng; phân tích, đánh giá, xếp loại năng lực nhà thầu để phục vụ việc mời thầu; thường xuyên giữ liên lạc với các nhà thầu.
2 Công tác theo dõi hợp đồng:
Xây dựng biểu mẫu hợp đồng liên quan đến công việc của Ban QLDA.Dự thảo của các hợp đồng, phát hành hợp đồng và theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện Hợp đồng.
Tập hợp các hồ sơ cần thiết theo yêu cầu của các văn bản thoả thuận, hợp đồng và phụ lục để thành lập bộ hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh.
Phối hợp thực hiện quyết toán và thanh lý các văn bản thoả thuận, hợp đồng và phụ lục HĐ theo yêu cầu của công việc và các bên có liên quan.
Chủ trì và là đầu mối của Ban QLDA về việc kiểm soát, theo dõi tình trạng bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh bảo hành,…phối kết hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện thủ tục yêu cầu gia hạn bảo lãnh hoặc thu hồi tiền bảo lãnh, tạm ứng.
Lập báo cáo theo dõi tình trạng thực hiện các văn bản thoả thuận, hợp đồng và phụ lục HĐ và các hồ sơ có liên quan đến khi thanh lý hợp đồng.
Tổ chức lưu trữ và lưu chuyển hồ sơ các văn bản thoả thuận, hợp đồng và phụ lục HĐ và các hồ sơ có liên quan.
Cập nhật kịp thời những thay đổi của Luật, các văn bản pháp luật, những quy định mới của Nhà nước về soạn thảo hợp đồng.
Đề xuất, xây dựng các quy trình quản lý và thực hiện công việc liên quan đến nhiệm vụ của mình.
