Chuyên Viên Hành Chính

Mô tả chung
Chuyên viên hành chính chịu trách nhiệm thực hiện các công tác hành chính của công ty nhằm hỗ trợ hiệu quả cho Trưởng phòng Hành chính và các phòng ban chức năng khi được yêu cầu.
Công việc chính
Thực hiện thanh toán và quản lý các chi phí văn phòng

Theo dõi các thanh toán văn phòng và lập báo cáo các chi phí văn phòng theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính
Thanh toán các chi phí mua trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm
Thanh toán các hợp đồng trên SAP/ERP
Thanh toán các chi phí thuê văn phòng, thuê căn hộ cho các chuyên gia, chi phí thuê xe, điện, nước, internet và viễn thông
Phối hợp cùng Trưởng phòng Hành chính quản lý chi phí văn phòng để đảm bảo chi phí được sử dụng hiệu quả và trong ngân sách đã duyệt

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu

Đảm bảo tính an toàn, khoa học, dễ tìm kiếm
Nhận bàn giao hồ sơ từ các phòng ban
Quản lý con dấu của công ty và thực hiện việc đóng dấu theo phân công của Trưởng phòng Hành chính
Báo cáo việc sử dụng con dấu hàng tháng
Phân loại, lưu trữ hồ sơ Pháp lý và hồ sơ hành chính của Công ty

Triển khai các chế độ phúc lợi, tổ chức các sự kiện nội bộ và quản lý vệ sinh văn phòng

Phối hợp với Lễ tân triển khai các chế độ phúc lợi của CBNV theo chính sách của Công ty
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của Công ty khi được phân công
Phân bổ công việc cho các Tạp vụ vệ sinh văn phòng, đảm bảo văn phòng luôn gọn gàng và sạch sẽ.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trường phòng Hành chính
Tham gia đầy đủ 100% và nghiêm túc các chương trình đào tạo, các buổi truyền thông, hướng dẫn nội bộ và các sự kiện do Công ty tổ chức.
Đảm bảo tuân thủ 100% và không vi phạm các quy trình, chính sách của Khối/phòng ban và Công ty.

Các kết quả cần đạt được

Theo dõi và kịp thời thực hiện thanh toán cho các hợp đồng trên SAP/ERP và các chi phí văn phòng
Hỗ trợ hiệu quả về các thủ tục nhập cảnh, giấy phép làm việc, thẻ cư trú… cho các chuyên gia nước ngoài.
Cung cấp văn phòng phẩm cho CBNV kịp thời và đầy đủ theo quy định của chính sách.
Triển khai thành công các chương trình, dự án, hoạt động trong dịch vụ Quản trị văn phòng và Hành chính.

Trình độ / Kinh nghiệm

Tốt nghiệp Cao đằng trở lên ngành Kinh tế/ Quản trị Kinh doanh, Văn thư – Lưu trữ hoặc các ngành liên quan
Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí chăm sóc khách hàng, thư ký hoặc các vị trí tương đương.
Thành thạo tin học văn phòng và phầm mềm quản trị văn phòng
Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
Hiểu biết về các thủ tục hành chánh và thư ký, các phần mềm xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, biết xây dựng các biểu mẫu và format chuẩn.

Kỹ năng chuyên môn

Có kỹ năng sắp xếp/ lưu trữ hồ sơ một cách khoa học (bản cứng/bản mềm)
Kỹ năng trong lĩnh vực chăm sóc khách hành
Kiến thức chuyên môn về thủ tục hành chính văn phòng
Kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc tốt
Quản lý trang thiết bị văn phòng

Tư duy & hành vi

Chủ động, linh hoạt
Chính trực, Chuyên Nghiệp và Tinh Thần Làm Chủ (Giá trị cốt lõi)
Xây dựng các mối quan hệ
Lạc quan, cởi mở

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương

Cập nhật gần nhất lúc: 2024-04-03 13:47:49