Công tác lễ tân
Quản lý phòng họp, bao gồm: booking phòng họp, set up phòng họp, tạo link zoom, hỗ trợ kỹ thuật trong cuộc họp
Chuẩn bị trà, nước, bàn ghế, trang thiết bị cần thiết cho các buổi họp/ buổi đào tạo hàng tháng.
Tiếp đón Khách hàng/ Đối tác/ Nhà cung cấp: thông báo tới các bộ phận liên quan khi khách đến, chuẩn bị trà nước khi khách đến, lau vệ sinh cốc nước, bàn ghế gọn gàng sạch sẽ khi khách về. Đảm bảo khu vực tiếp khách luôn sạch sẽ, gọn gàng.
Trực điện thoại bàn, chuyển cho các bộ phận liên quan
Công tác văn thư
Cập nhật sổ theo dõi công văn đi và đến.
Thực hiện giao nhận văn thư: giao thư cho công ty chuyển phát, nhận thư đến và chuyển phát cho bộ phận có liên quan.
Hỗ trợ chế độ Công tác cho CBNV
Đặt khách sạn/ nơi lưu trú theo đề nghị công tác của CBNV.
Đặt vé máy bay/ phương tiện đi lại cho CBNV đi công tác
Thực hiện thủ tục tạm ứng và thanh toán tạm ứng chi phí liên quan đến chuyến công tác
Công tác Hành chính
Giám sát công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh, Nội quy văn phòng đảm bảo văn phòng luôn ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng
Tổng hợp và báo cáo chi phí liên quan theo định kỳ tháng/ quý/ năm
Phụ trách công tác đối ngoại: viếng đám tang, tặng quà sinh nhật,…
Thực hiện kiểm kê tài sản cố định thuộc HCNS quản lý định kỳ quý/ năm
Hậu cần cho tổ chức các sự kiện của công ty: sinh nhật/ hiếu hỉ/ ...
Quản lý và theo dõi hợp đồng thuê văn phòng; thuê/ mua sắm tài sản/ dịch vụ thuộc văn phòng quản lý và thực hiện thủ tục thanh toán: thuê văn phòng, taxi, grab, chuyển phát nhanh, in namecard,…
Tạm ứng và thanh toán các chi phí hành chính.
Theo dõi và thanh toán các chi phí tiếp khách của team B2B, Ban giám đốc.
Quản lý và mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng các tài sản, trang thiết bị, vật tư văn phòng: photocopy, các vấn đề in ấn (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …), nước uống, café tiếp khách, thờ cúng,....
Quản lý xe công vụ
Tổng hợp, theo dõi và báo cáo Chi phí liên quan tới xe theo định kỳ tháng/ quý/ năm
Thực hiện thủ tục thanh toán chi phí liên quan đến sửa chữa, bảo dưỡng xe,…
Theo dõi và quản lý xe công vụ
Tham gia xây dựng Quy trình/ Quy định/ Chính sách hành chính
Tham gia xây dựng bảng mô tả công việc cho các vị trí liên quan mảng hành chính, lễ tân
Xây dựng, duy trì và cải tiến Quy trình/ Quy định hành chính; Quy trình/ Quy định công tác,…
Tham gia xây dựng, đề xuất sửa đổi, bổ sung Quy trình/ Quy định/ Chính sách nhân sự khác
Các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý.
