Tóm tắt công việc
- Đảm nhiệm toàn bộ mảng công việc Hành chính (photo/ công chứng tài liệu, quản lý tài sản, chăm lo đời sống của CBNV …v..v);
- Hỗ trợ thực hiện các công việc nhân sự: Thực hiện chế độ cho người lao động/ Quản lý theo dõi hợp đồng lao động;
- Thực hiện các chế độ phúc lợi cho CBNV;
- Tham gia xây dựng văn hóa công ty.
Mô tả công việc
I. Công tác hành chính
1. Photo/ công chứng tài liệu của các bộ phận và lập các thủ tục thanh toán photo.
2. Quản lý tài sản
– kiểm tra, thống kê, đề xuất sửa chữa, thay thếtài sản chung của công ty;
– Đề xuất, sửa chữa các thiêt bị quá thời hạn bảo hành;
– Đề xuất phương án thay thế kịp thời các trang thiết bị cần thay mới;
– Làm thủ tục thay thế, sửa chữa và bàn giao cho các bộ phận;
– Làm thủ tục thanh toán chi phí.
3. Hỗ trợ tiếp nhận sự mới/ nhân sự nghỉ việc
– Làm hợp đồng, thẻ nhân viên, bàn giao account/ tài khoản email, diễn đàn, lấy vân tay …
– Phổ biến nội quy quy định của công ty;
– Hỗ trợ làm thủ tục cho thôi việc;
– Báo cho các bộ phận liên quan kiểm tra thông tin nhân viên.
4. Gửi chúc mừng sinh nhật (qua email, diễn đàn) và tổ chức sinh nhật cho CBNV
5. Tổ chức lập danh sách và làm thủ tục thanh toán cho nhân viên hưởng phúc lợi trong các dịp (Mùng 1/6, trung thu, mùng 8/3, nghỉ mát…vv)
6. Đại diện công ty tới thăm hỏi CBNV khi có việc hiếu/ hỉ/ ốm đau/ thai sản theo chế độ quy định của công ty
7. Tham gia hỗ trợ xây dựng văn hóa công ty
8. Cập nhật thông tin về bổ nhiệm/ miễn nhiệm/ thôi việc/ thông tin nhân sự mới trên hệ thống Core
9. Theo dõi, cấp phát và thu hồi thẻ, vé gửi xe cho nhân viên mới nhận việc hoặc nghỉ việc và thông báo với bảo vệ KS. Chốt số liệu hàng tháng gửi KS và nhân viên thanh toán các khoản cố định này
10. Mua đồ văn phòng hàng tuần, hàng tháng, kiểm soát văn phòng phẩm và mua đồ văn phòng phẩm khi thiếu
II. Công tác nhân sự
1. Thực hiện các công việc liên quan tới chế độ cho người lao động (BHXH, BHYT, BHTN) theo đúng quy định của nhà nước và theo quy chế của công ty.
2. Quản lý sổ/ thẻ bảo hiểm.
3. Phổ biến và hướng dẫn các thủ tục liên quan đến chế độ cho NLĐ.
4. Lưu trữ và cập nhật thông tin về các chế độ để đề xuất thay đổi cho phù hợp với quy định của NN.
5. Quản lý hợp đồng lao động.
6. Theo dõi thời hạn HĐLĐ/ Soạn thảo HĐLĐ mới.
7. Hỗ trợ làm các thủ tục chấm dứt HĐLĐ/ gia hạn HĐLĐ.
8. Giải đáp các thắc mắc và trực tiếp claim bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên
9. Từ từ cập việc theo dõi chấm công, tính lương trên phần mềm Core
III. Các công việc khác theo sự phân công của trường bộ phận
Trách nhiệm
1. Trách nhiệm theo yêu cầu công việc
– Cập nhật tài liệu và kiến thức pháp luật có liên quan đến chuyên môn;
– Lưu các CSDL hàng ngày lên hệ thống Quản lý thông tin nhân sự nội bộ và Server;
– Đảm bảo thực hiện tốt các công việc được giao phó và đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết công việc đạt được hiệu quả cao nhất;
– Quan tâm và lắng nghe ý kiến đóng góp từ các đồng nghiệp;
– Bàn giao cho người có trách nhiệm giải quyết các công việc khi vắng mặt;
– Phối hợp hiệu quả với các phòng ban khác thực hiện các công việc được cấp trên giao.
2. Trách nhiệm liên quan đến thủ tục của Công ty
– Tuân thủ nội quy công ty, Quy định Quản lý hành chính, Quy định về thanh toán và tạm ứng;
– Bảo vệ tài sản, uy tín và bí mật công nghệ kinh doanh của công ty;
– Tuân thủ các quy trình bảo mật về Quản lý mã nguồn, tài liệu và các thông tin liên quan đến sản phẩm;
– Tham gia các hoạt động văn hóa, sinh hoạt tập thể của công ty. Đóng góp vào việc xây dựng văn hóa Tinh Vân.
Quyền hạn
1. Công việc
– Yêu cầu các bộ phận liên quan như Tài chính kế toán, Quản lý chất lượng, kinh doanh, marketing… phối hợp và hỗ trợ các hoạt động;
– Kiến nghị cho cấp quản lý trực tiếp yêu cầu cung cấp những trang thiết bị cần thiết để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng;
– Đề xuất những giải pháp nhằm giải quyết công việc đạt hiệu quả cao hơn;
– Đề xuất về quyền lợi cá nhân về chế độ làm việc, điều kiện làm việc, lương bổng, học tập nâng cao nghiệp vụ…
– Mọi chế độ quyền hạn chung khác nằm trong Nội quy công ty, Hợp đồng lao động đã ký kết và các quy định khác với cán bộ.
2. Tài chính
– Lập kế hoạch chi phí phù hợp nhất để thực hiện các nhiệm vụ;
– Đề xuất các khoản chi hợp lý phát sinh;
– Đề nghị thanh toán/ tạm ứng các chi phí liên quan đến trách nhiệm.
3. Nhân sự
– Kiến nghị các cấp quản lý về yêu cầu sử dụng hoặc sa thải nhân sự không hoàn thành mục tiêu công việc;
– Đề xuất về các quyền lợi được đào tạo, nâng cao các kỹ năng trong công tác quản lý nhân sự
– Yêu cầu hỗ trợ từ các bộ phận liên quan.
