Giám sát không gian làm việc chung
Quản lý, giám sát và kiểm tra, đánh giá công việc của tạp vụ
Đón tiếp và hướng dẫn khách tới liên hệ công việc, chuẩn bị/dọn dẹp thức uống. Phối hợp sắp xếp phòng họp khi cần
Đảm bảo các khu vực chung và khu vực làm việc luôn được duy trì sạch sẽ, gọn gàng và trật tự mọi lúc đặc biệt khu vực tiếp tân.
Hoạt động văn phòng định kì
Tiếp nhận, theo dõi thư từ, công văn, bưu phẩm được chuyển đến, vào sổ theo dõi và chuyển đến các bộ phận có liên quan; cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
Quản lý, theo dõi việc sử dụng, bảo trì, tình trạng sử dụng và đối soát, lập đề xuất thanh toán chi phí của các tiện ích và dịch vụ liên quan hoạt động hằng tháng của văn phòng & kho
Thủ tục đăng kí các dịch vụ với bên cho thuê (thẻ tháng/thẻ xe/việc ra vào/kỹ thuật/tiện ích)
Theo dõi, gia hạn, thanh lý các hợp đồng dịch vụ liên quan đến hoạt động hành chính, cập nhật và gửi danh sách thông tin quản lý cấp trên
Quản lý các chìa khóa cửa/kho trong văn phòng & thiết bị dùng chung
Phụ trách các hoạt động, sự kiện nội bộ, chăm lo đời sống CBNV
Thủ tục Công tác
Sắp xếp phương tiện đi lại, lưu trú khách sạn, thuê nhà dài hạn... ; dịch vụ khác để bảo đảm thực hiện chuyến công tác
Lập phiếu tạm ứng công tác; Kiểm tra chứng từ, các loại chi phí công tác liên quan, hoàn ứng công tác cho nhân viên
Văn thư
Scan, lưu trữ có hệ thống tất cả các tài liệu, công văn, giấy tờ (giấy phép đăng kí kinh doanh, giấy tờ xe, giấy tờ của lãnh đạo,...), biểu mẫu văn bản, các loại thiết kế của bộ phận dưới dạng file mềm và cập nhật vào danh sách lưu trữ văn bản
Quản lý con dấu căn cứ vào nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu thích hợp và vào sổ
Mua sắm
Xác định yêu cầu và nhu cầu: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận, tiến hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu mua hàng
Tiến hành mua sắm, quản lý & cấp phát, theo dõi việc sử dụng & lưu trữ văn phòng phẩm, đồng phục & bảo hộ lao động, đồ thiết yếu, đồ vệ sinh, đồ y tế,...
Tài sản
Lập kế hoạch và thực hiện việc kiểm kê tài sản
Lập các phiếu yêu cầu mua hàng của bộ phận Hành chánh
Lập sơ đồ và quản lý, bố trí chỗ ngồi và chuẩn bị, bàn giao thiết bị, VPP, đồng phục (nếu có) cho nhân viên mới, tạo dấu vân tay, tiếp đón
Lập, quản lý hồ sơ quản lí tài sản; quản lý chìa khóa tủ của nhân viên
7. Báo cáo & công tác khác
