CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH

• Quản lý văn bản đến và đi
Quản lý số, ngày ban hành và lưu trữ văn bản.
Trình lãnh đạo xử lý và chuyển giao văn bản đến các bộ phận liên quan.
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký công văn đến.
Soạn thảo, phát hành và theo dõi công văn, thông báo, quyết định theo quy định.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu
Bảo quản hồ sơ, tài liệu; thực hiện bàn giao, tiêu hủy hồ sơ khi đến thời hạn theo quy định.
Sắp xếp, phân loại và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Cập nhật danh mục hồ sơ lưu trữ.
Cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu được phê duyệt.
• Quản lý con dấu (nếu được giao)
Theo dõi việc sử dụng con dấu và đảm bảo an toàn.
Đóng dấu các văn bản sau khi được ký duyệt.
Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.
• Quản lý thư tín
Phối hợp với các đơn vị chuyển phát để đảm bảo thư từ được giao nhận đầy đủ.
Tiếp nhận, gửi và theo dõi thư, bưu phẩm, chuyển phát nhanh.
• Công tác hành chính
Photo, scan, in ấn và sao lưu tài liệu.
Hỗ trợ các công việc hành chính khác theo phân công.
Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp.
• Quản lý tài sản, trang thiết bị
Cập nhật sổ theo dõi, danh mục tài sản; ghi nhận việc cấp phát, điều chuyển, thu hồi tài sản.
Thực hiện thủ tục bàn giao tài sản cho nhân viên mới và thu hồi tài sản khi nhân viên nghỉ việc hoặc điều chuyển công tác.
Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của công ty.
Phối hợp với bộ phận kế toán trong công tác quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ theo quy định của công ty.
Phối hợp thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất; đối chiếu số liệu và lập biên bản kiểm kê.
Theo dõi tình trạng sử dụng của tài sản; đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng hoặc thay thế khi cần thiết.
• Quản lý và thanh toán chi phí hành chính
Thực hiện thanh toán các chi phí định kỳ như: tiền điện, nước, internet, điện thoại, chuyển phát, thuê văn phòng và các chi phí hành chính khác.
Theo dõi, tổng hợp và thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí hành chính của công ty theo quy định.
Phối hợp với bộ phận Kế toán trong việc hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Theo dõi thời hạn thanh toán, tránh phát sinh nợ quá hạn hoặc gián đoạn dịch vụ.
Kiểm tra hóa đơn, chứng từ trước khi lập hồ sơ thanh toán; đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và đúng thời hạn.
Lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định.
• Quản lý và cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động
Tiếp nhận, kiểm tra số lượng và chất lượng đồng phục, bảo hộ lao động từ nhà cung cấp.
Phối hợp với các bộ phận kiểm tra việc sử dụng đồng phục, bảo hộ lao động theo quy định về an toàn lao động.
Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu với bộ phận liên quan.
Thực hiện cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động cho người lao động theo quy định của công ty.
Lập kế hoạch và đề xuất mua sắm đồng phục, trang bị bảo hộ lao động theo nhu cầu của các bộ phận.
Theo dõi tồn kho, đề xuất bổ sung hoặc thay thế đồng phục, bảo hộ lao động khi cần thiết.
Theo dõi việc cấp phát, thu hồi và lưu trữ hồ sơ, biên bản bàn giao đồng phục, bảo hộ lao động.

Yêu cầu

Thành thạo tin học văn phòng và ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (HRM/ERP).
Trung thực, trách nhiệm, bảo mật thông tin và có tinh thần hợp tác.
Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành liên quan.
Có kỹ năng quản lý, điều phối công việc, giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề và xử lý tình huống.
Am hiểu pháp luật về lao động, BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân (TNCN), an toàn vệ sinh lao động (ATVSLĐ), an toàn thực phẩm (ATTP) (nếu áp dụng), phòng cháy và chữa cháy (PCCC) và các quy định pháp luật có liên quan.
Có tối thiểu 03–05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính – Nhân sự, trong đó có ít nhất 01–02 năm ở vị trí quản lý hoặc tương đương.

Các phúc lợi khác theo quy định của công ty (du lịch, team building, sinh nhật…).
Cơ hội phát triển và thăng tiến trong công việc.
Mức lương cạnh tranh.
Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và thân thiện.
Thưởng theo kết quả công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Được hưởng đầy đủ các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
Đánh giá và điều chỉnh lương định kỳ.

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-07-16 19:35:02