- Tập hợp thông tin từ các Phòng ban để chuẩn bị tài liệu họp HĐQT.
- Thực hiện thủ tục xin ý kiến ĐHĐCĐ/ HĐQT bằng văn bản theo đúng các quy định pháp luật hiện hành.
- Lưu hồ sơ (hard and soft copy)
- Thực hiện việc công bố thông tin theo quy định đối với công ty niêm yết.
- Phối hợp với các phòng ban khác để cập nhật nội dung cho các trang trong website của công ty.
- Sắp xếp các cuộc họp Hội đồng Quản trị (định kỳ hàng quý hoặc họp đột xuất).
- Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên (dự thảo chương trình Đại hội, chọn địa điểm họp, gửi thư mời họp cho cổ đông, dự thảo tờ trình, Nghị quyết Đại hội, viết Báo cáo thường niên v.v ).
- Phối hợp với bộ phận liên quan trong công ty để chuẩn bị các báo cáo quản trị, báo cáo thường niên, báo cáo phát triển bền vững (tiếng Anh và tiếng Việt).
- Làm việc với Công ty chứng khoán tư vấn để chuẩn bị hồ sơ và thực hiện chi trả cổ tức (bằng tiền/ bằng cổ phiếu), phát hành cổ phiếu thưởng, phát hành cổ phiếu ESOP, phát hành cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu và/hoặc nhà đầu tư bên ngoài, thực hiện mua/bán cổ phiếu quỹ theo đúng các quy định pháp luật hiện hành.
- Chuẩn bị các bản tin hàng quí (IR Bulletin) và các cuộc họp cập nhật kết quả kinh doanh hàng quí cho nhà đầu tư (Earnings call) bằng tiếng Anh và tiếng Việt.
- Thực hiện việc thuyết trình bài giới thiệu công ty với nhà đầu tư (tiếng Anh và tiếng Việt).
- Cập nhật hồ sơ pháp lý của công ty, phối hợp với bộ phận liên quan trong công ty để đăng ký thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có phát sinh.
- Sắp xếp các cuộc gặp giữa nhà đầu tư hiện hữu và tiềm năng với Ban lãnh đạo công ty (chuẩn bị phòng họp, máy chiếu, cập nhật nội dung bài giới thiệu công ty, chiếu phim tư liệu). Công việc này bao gồm cả việc chuẩn bị các buổi roadshow, seminar với các nhà đầu tư cũng như tham gia các sự kiện do các công ty chứng khoán tổ chức.
- Tham gia vào các hoạt động phát triển doanh nghiệp khi có yêu cầu.
- Làm đầu mối liên lạc giữa Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị, giữa Chủ tịch HĐQT và thành viên HĐQT.
- Viết biên bản các cuộc họp HĐQT (song ngữ Anh- Việt), dự thảo Nghị quyết Hội đồng Quản trị.
- Chuẩn bị các tài liệu công bố thông tin, tài liệu họp và các hồ sơ khác (tiếng Việt và tiếng Anh).
- Làm việc với Trung tâm lưu ký Chứng khoán Việt Nam (VSD) về các vấn đề liên quan đến ngày chốt danh sách cổ đông thực hiện quyền, đăng ký lưu ký chứng khoán.
- Phối hợp với IT để post bài trên website cũng như việc cập nhật sửa đổi thiết kế website.
