Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu chứng từ mua hàng
- Hỗ trợ liên hệ nhà cung cấp làm rõ thông tin hồ sơ thanh toán.
- Nhận chứng từ đã nhập hàng: phiếu giao hàng, hóa đơn, hợp đồng,… của nhà cung cấp cho nhà hàng;
- Đối chiếu chứng từ, chốt số liệu mua hàng: số lượng, giá trị hàng hóa thực giao nhận giữa nhà cung cấp, nhà hàng, hệ thống;
Nhiệm vụ 2: Thực hiện hồ sơ thanh toán, theo dõi thanh toán, lập báo cáo dự kiến dòng tiền
- Làm Đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp theo quy định nội bộ hiện hành;
- Hỗ trợ nhân viên cung ứng lập báo cáo dự kiến dòng tiền định kỳ.
- Kiểm tra chứng từ đề xuất thanh toán, đảm bảo chứng từ và đề xuất thanh toán đúng Quy trình hiện hành;
- Theo dõi tình trạng của hồ sơ thanh toán;
Nhiệm vụ 3: Đặt hàng theo phiếu yêu cầu tự bộ phận vận hàng, phiếu đã được các bộ phận liên quan xét duyệt
- Tổng hợp, phân tích nhu cầu đặt hàng của các bộ phận/ phòng ban, kết hợp với team mua hàng để có thể lên đơn hàng đúng và đủ, chất lượng đúng với tiêu chuẩn được yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm trong việc kiểm soát và thực hiện công việc của nhân viên đặt hàng trong phạm vi phụ trách.
Nhiệm vụ 4: Theo dõi đơn hàng
- Xử lý các vấn đề phát sinh (hàng lỗi, đổi trả...).
- Theo dõi tiến độ đơn hàng, đốc thúc NCC để kịp thời đáp ứng đơn hàng cho vận hành.
Nhiệm vụ 5: Đối chiếu và báo cáo thông tin giao hàng giữa hệ thống và thực tế (số lượng, giá....)
- Theo dõi phản hồi từ các Phòng/Bộ phận về chất lượng sản phẩm và phản hồi lại nhà cung cấp.
- Chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo mật tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa, giá cả, nhà cung cấp, nhà sản xuất;
- Cập nhật thông tin liên quan đến Nhà cung cấp: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương thức thanh toán, tiềm năng phát triển … để mọi thời điểm chọn được Nhà cung cấp phù hợp;
Nhiệm vụ 6: Nhập liệu hệ thống, lưu trữ hồ sơ
- Thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ cung ứng, báo cáo liên quan đến thông tin, kết quả mua hàng khi có yêu cầu của Cấp trên
- Chịu trách nhiệm nhập liệu vào hệ thống, lưu trữ, bảo mật tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa: hợp đồng, giá, nhà cung cấp, nhà sản xuất…theo quy định công ty
Nhiệm vụ 7: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và yêu cầu của Cấp trên
