1
Tài chính (tạo doanh thu, giảm thiểu hoặc ngăn ngừa lãng phí) / Financial (revenue generation, minimize or prevent wastage)
- Thực hiện thanh toán các hoạt động liên quan đến tiền lương và phúc lợi được phân công.
Make payments related to C&B activities as assigned.
- Phối hợp với các thành viên trong nhóm C&B các công tác kiểm toán liên quan đến tiền lương và phúc lợi.
Coordinate with C&B members in internal/external audits related to C&B.
2
Quy trình/ chính sách nội bộ / Internal business process (policy)
- Cập nhật thông tin nhân viên toàn viện đầy đủ và chính xác trên phần mềm nhân sự.
Accurately and completely update employees’ data on the HR system.
- Theo dõi, thực hiện và phân tích hiệu quả các chính sách C&B: làm ngoài giờ, thưởng doanh thu, … và đảm bảo các chính sách được cập nhật theo quy định pháp luật hiện hành.
Monitor, implement C&B policies: overtime, ABR scheme, etc. and proactively update all policies according to current laws.
- Thực hiện tổng hợp chấm công hàng tháng bao gồm: theo dõi, xử lý dữ liệu vân tay trên phần mềm nhân sự, theo dõi và phân tích tình hình sử dụng phép/ giờ bù/ tăng ca của toàn bộ nhân viên bệnh viện.
Implement attendance data consolidation monthly, including monitoring and processing fingerprint data on the HR system, tracking and analyzing the use of annual leave/compensatory time/overtime for all staff.
- Phối hợp xử lý dữ liệu tính lương (bao gồm: toàn thời gian, bán thời gian) đúng hạn, chính xác.
Coordinate in payroll execution (including full time, part time) on time and accurately.
- Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân viên theo quy định của bệnh viện bao gồm nhưng không giới hạn:
Maintain and up- to- date employee records in accordance with hospital regulations, including but not limited to
Hồ sơ nhân viên mới được bàn giao từ bộ phận Tuyển dụng.
Personnel files of new employees handed over from the Recruitment department.
Hợp đồng/ Phụ lục hợp đồng lao động: từ giai đoạn theo dõi đánh giá, soạn thảo đến hoàn tất công tác lưu trữ.
Labor contract/appendix: from the monitoring and evaluation stage, drafting to completion of storage.
Thư tái bổ nhiệm và đặc quyền chuyên môn bác sĩ: từ giai đoạn soạn thảo đến hoàn tất công tác lưu trữ.
Announcement letter for granting of clinical privileges and renewal of privileges: from the monitoring and evaluation stage, drafting to completion of storage.
Thuyên chuyển, thăng chức: tiếp nhận, phân tích dữ liệu trình phê duyệt và soạn phụ lục HĐLĐ (nếu có).
Transfer and promotion: receive, analyze data for approval and issue labor contract appendix(es) (if applicable).
Hồ sơ nhân viên nghỉ việc: từ tiếp nhận đơn, xử lý quyết toán công/phép và hướng dẫn thủ tục nghỉ việc cho nhân viên, soạn thảo quyết định nghỉ việc/ biên bản thanh lý HĐLĐ/Thư thông báo không tái ký HĐLĐ/Thư xác nhận quá trình hành nghề Y đến hoàn tất công tác lưu trữ.
Resigned employee files: from receiving applications, processing work/leave settlement and guiding employee resignation procedures, issuing decision/labor contract liquidation letter/notification letters of non- renewal/confirmation letters of medical practice to final storage.
- Phụ trách thực hiện các Quyết định bổ nhiệm/phân công nhân sự, đảm bảo thông tin nhân sự trong các Quyết định thành lập khoa phòng/Hội đồng/Ủy ban/Mạng lưới … trong Bệnh viện.
Be responsible for implementing decisions on appointment/assignment of personnel, ensuring personnel information in decisions on establishment of departments/Councils/Committees/Networks ... in the Hospital.
- Phụ trách các báo cáo nội bộ và cho cơ quan nhà nước liên quan tình hình lao động định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm…
Make internal labor reports and the relevant reports of government authorities related to labor movement on a monthly, quarterly, annual basis etc.
- Thực hiện khai báo tăng/ giảm/ điều chỉnh thông tin hành nghề của nhân viên y tế trên hệ thống SYT, BYT.
Submit the declaration of increase, decrease, or adjustment of professional practice information of healthcare staff on the Department of Health (DOH) and Ministry of Health (MOH) systems.
- Phụ trách thực hiện hồ sơ cấp chứng chỉ hành nghề cho đối tượng thực hành theo quy định của BYT, SYT.
Implement the application for practice license for the trainees according to the regulations of MOH and DOH.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý yêu cầu để đảm bảo duy trì hoạt động của phòng nói riêng và bệnh viện nói chung.
Perform other tasks assigned by line managers to ensure the smooth operation of the department and the hospital.
3
Dịch vụ khách hàng (khách hàng nội bộ và bên ngoài) / Customer service (internal and external customer)
- Đảm bảo nhân viên nhận được giải thích/ hỗ trợ kịp thời, chính xác, giao tiếp chuyên nghiệp liên quan đến các công tác Tiền lương và Phúc lợi hay các chính sách thuộc phòng Hành chính Nhân sự.
Ensure timely, accurate, professional explanations/support services related to Payroll and Benefits or policies of the HR- Admin department for staff.
- Thúc đẩy môi trường làm việc thân thiện, minh bạch và hợp tác thông qua vai trò hỗ trợ của nhân viên phòng Hành chính- Nhân sự.
Promote a friendly, transparent, and collaborative work environment through proactive HR- Admin support.
- Sẵn sàng tham gia và hỗ trợ các thành viên nội bộ vào các sự kiện chung do phòng Hành chính – Nhân sự tổ chức.
Be willing to participate and support internal members in common events organized by the HR- Admin department.
4
Học hỏi và phát triển / Learning and growth
- Tham gia tất cả các khóa đào tạo bắt buộc của bệnh viện.
Participate in compulsory & compliance training of the hospital
- Tham gia cải tiến chất lượng tại khoa phòng.
Participate in quality improvement in the department
- Thường xuyên chủ động cập nhật, nâng cao kiến thức, năng lực chuyên môn.
Regularly update, improve knowledge and professional competency
