* RESPONSIBILITY
- Coordinate with the Secretary/ DC office, FE/ SI/ SV at site and to administration documents at the site.Phối hợp với Thư ký/ DC văn phòng, FE/ SI/ SV tại site xử lý các văn bản hành chính tại công trường.
* DUTY
- Copy, scan and store documents.Scan, lưu tài liệu của dự án.
- Assure that the process of receiving, distribution, arrangement, storage and management of the documents comply with the Company/ project procedures. The documents have to be
transferred to the correct persons and disciplines as stipulated in the project.
Đảm bảo rằng quá trình tiếp nhận, phân phối, sắp xếp, lưu trữ và quản lý tài liệu tuân thủ đúng quy trình của Công ty/dự án. Các tài liệu phải được chuyển đến đúng người và đúng bộ phận theo quy định của dự án.
- Archive the documents in the form of hard / electronic copies as well as keep track of different revisions and approval status of documents.Lưu trữ các tài liệu dưới dạng bản cứng / điện tử cũng như theo dõi các sửa đổi khác nhau và tình trạng phê duyệt của tài liệu.
- Support the preparation of documents, office equipment for project meetings.Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, thiết bị văn phòng cho các cuộc họp của dự án.
- Arrange, store and manage the document/ drawing/ …of Project.Sắp xếp, lưu trữ và quản lý tài liệu/ bản vẽ/… của dự án.
- Provide support in project control by making weekly / monthly / unexpected reports for document status when required.Hỗ trợ kiểm soát dự án bằng cách lập báo cáo hàng tuần/ tháng/ đột xuất về tình trạng tài liệu khi được yêu cầu.
- Check the documents from Internal /contractor / third parties in terms of format, form, revision, arrangment to make sure they are in conformity with the project’s requirements.Kiểm tra các tài liệu từ nội bộ /nhà thầu / bên thứ ba về định dạng, hình thức, sửa đổi, sắp xếp để đảm bảo chúng phù hợp với yêu cầu của dự án.
- Receive, distribute, arrange, store, retrieve/ tracking and manage correctly all the documents of project (hard copy và soft copy) including letters, emails, calculation reports, drawings, comment sheets, comment response sheets between Owner / Contractor / Vendor / 3rdparties.Nhận, phân phối, sắp xếp, lưu trữ, truy xuất và quản lý một cách chính xác tất cả các tài liệu của dự án (hard copy và soft copy) bao gồm thư từ, email, báo cáo tính toán, bản vẽ, phiếu nhận xét, phiếu phản hồi nhận xét giữa Chủ đầu tư / Nhà thầu / Nhà cung cấp / bên thứ 3.
