Hoạt động của doanh nghiệp xoay quanh nhiều công việc và nhiều phòng ban khác nhau chịu trách nhiệm từng mảng công việc riêng. Để các phòng ban hỗ trợ và làm việc xuyên suốt với nhau thì họ sử dụng văn bản như một phương thức trao đổi và thống nhất ý kiến. Vì vậy, bất cứ doanh nghiệp nào cũng có rất nhiều dữ liệu cũng như văn bản cần được lưu giữ cẩn thận không chỉ bằng hình thức online mà còn là những văn bản hỗ trợ lưu giữ offline. Bên cạnh đó, thông tin khách hàng và những đối tác quan trọng cũng cần được doanh nghiệp lưu giữ làm dữ liệu và vị trí document controller là người quản lý toàn bộ những dữ liệu cũng như tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.

I. Việc làm Document Controller là gì?

Document controller hay còn được gọi là nhân viên kiểm soát tài liệu với nhiệm vụ chính là quản lý những tài liệu của doanh nghiệp và sắp xếp cẩn thận theo từng năm, tháng, quý hay công việc liên quan. Document controller cũng chịu trách nhiệm soạn thảo những văn bản về quy định, điều lệ và những thông tin nội bộ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. 

II. Cơ hội việc làm document controller

1. Vai trò của document controller trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp sẽ có ít nhất những phòng ban như kinh doanh, nhân sự, marketing, kế toán - đây là những phòng ban cơ bản để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi phòng ban sẽ có những công việc khác nhau, nội bộ phòng ban cũng sử dụng tài liệu để trao đổi thông tin. Vậy có thể thấy được lượng tài liệu và văn bản mỗi ngày cần được lưu trữ và sắp xếp không đếm xuể, làm sao để khi cần dùng nhân viên có thể tìm được ngay? 

Với số lượng tài liệu phát sinh mỗi ngày, bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần đến document controller để kiểm soát và sắp xếp tài liệu theo một trật tự nhất định. Trật tự tài liệu đã được sắp xếp, nhân viên có thể tìm kiếm một cách dễ dàng bất cứ khi nào cần sử dụng. Từ đó, không ai có thể phủ nhận vai trò của document controller trong hoạt động của doanh nghiệp. 

2. Cơ hội việc làm document controller

Vị trí document controller còn khá mới mẻ trong thị trường lao động vì không phải tất cả doanh nghiệp đều có vị trí công việc này. Chỉ có doanh nghiệp lớn với lượng dữ liệu và tài liệu nhiều, họ cần sự sắp xếp theo từng trật tự và từng nhiệm vụ công việc để việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn, document controller chính là người làm đảm nhiệm. Nói là vậy không có nghĩa là cơ hội việc làm document controller không có. Tại thị trường lao động Việt Nam, nhiều nhà đầu tư nước ngoài đang rất quan tâm đến thị trường tiềm năng này, với những doanh nghiệp lớn đa quốc gia thì cơ hội việc làm ở vị trí document controller luôn mở rộng. 

3. Mức lương phổ biến của việc làm document controller

Nhiệm vụ của vị trí document controller khá rõ ràng và có từng mục công việc phải hoàn thành khá đầy đủ, vì vậy doanh nghiệp không đòi hỏi nhiều yêu cầu khi tuyển dụng document controller. Với những list công việc như yêu cầu thì document controller được đề xuất với mức lương trung bình từ 7.000.000 - 9.000.000 VND/tháng tùy vào số năm kinh nghiệm. Bên cạnh yếu tố kinh nghiệm thì thành phố làm việc cũng là một yếu tố khá quan trọng quyết định mức lương của bạn. Ví dụ một doanh nghiệp tuyển dụng document controller tại Hà Nội sẽ đưa ra đề xuất mức lương khác với một thành phố nhỏ như Bình Dương hay Long An. 

III. Mô tả chi tiết việc làm document controller

Khi tuyển dụng vị trí document controller, doanh nghiệp sẽ đưa ra bản mô tả công việc chi tiết với từng mục công việc cụ thể để ứng viên hiểu được công việc của mình. Công việc của một document controller khá khác với những vị trí khác như việc làm QA vì công việc liên quan chủ yếu đến tài liệu và văn bản. 

Công việc chính của document controller là kiểm soát toàn bộ tài liệu và các chứng từ liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Ngoài ra, document controller sẽ cập nhật dữ liệu, quản lý hệ thống lưu trữ và phân phối tài liệu bằng hard copy và softcopy cho các bộ phận theo sự hướng dẫn của trưởng nhóm. Bên cạnh đó, công việc phát sinh của document controller sẽ được cấp trên chỉ đạo mà không được thông báo chi tiết với thông tin document controller tuyển dụng. 

IV. Những kỹ năng cần có để làm tốt việc làm document controller

Như đã đề cập ở trên thị công việc của document controller không quá khó khăn hay đòi hỏi cao, tuy nhiên để làm tốt công việc này thì một ứng viên cũng nên trang bị một số kỹ năng mềm cần thiết. Những kỹ năng bổ trợ cho công việc của document controller hiệu quả và tiết kiệm thời gian làm việc.

- Kỹ năng sắp xếp: Một document controller với lượng công việc không nhiều nhưng yêu cầu với từng công việc lại khá cao và hầu hết tất cả mục công việc của document controller đều liên quan đến việc sắp xếp. Từ tính chất công việc và yêu cầu công việc mà ứng viên nào có kỹ năng sắp xếp sẽ được ưu tiên với vị trí công việc document controller. Không nhiều ứng viên đáp ứng được tiêu chí này vì kỹ năng sắp xếp không được đánh giá cao và cũng không phải một tiêu chí khó mà ứng viên quan tâm. Tuy nhiên, vì sự chủ quan này nên ứng viên thường mất điểm khi không chuẩn bị hoặc trang bị trước kỹ năng đặc biệt quan trọng với vị trí document controller này. Sắp xếp tài liệu theo những trật tự nhất định và ghi nhớ vị trí lưu trữ không phải là một công việc tầm thường như nhiều người quan sát. 

- Tư duy logic: Một document controller nên có tư duy logic mặc dù công việc không liên quan đến con số. Tuy nhiên với lượng dữ liệu, chứng từ mỗi ngày khá nhiều nên nếu không sở hữu tư duy logic thì document controller khó có thể xoay sở toàn bộ số lượng chứng từ này. Tư duy logic giúp cho document controller có thể tư duy và sắp xếp chứng từ theo từng vị trí và từng nhóm liên quan đến nhau. Đây không phải là một tiêu chí bắt buộc vì tính chất công việc không liên quan trực tiếp đến tư duy logic, tuy nhiên kỹ năng này sẽ bổ trợ và hỗ trợ cho công việc của document controller. 

- Cẩn thận, chăm chỉ: Hiển nhiên với một người thường xuyên tiếp xúc với lượng tài liệu nhiều vô kể thì việc nhầm lẫn là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên không phải tài liệu nào cũng có thể nhầm lẫn được vì vậy một nhân viên document controller đặc biệt cần sự cẩn thận và chăm chỉ. Sự cẩn thận giúp document controller không gặp phải những lỗi lầm không nên có trong quá trình làm việc. Tài liệu của công ty thường là những chứng từ quan trọng không được lọt ra ngoài hoặc cần lưu trữ bí mật để dùng cho những công việc sau này. Chính vì vậy, việc nhầm lẫn với những tài liệu quan trọng sẽ gây ra những sai sót mà document controller khó có thể kiểm soát được. 

V. Các công việc liên quan đến document controller

- Business Analyst: Business Analyst hay còn được gọi với cái tên Chuyên viên phân tích nghiệp vụ là người trung gian giữa khách hàng và doanh nghiệp. Công việc chính của business analyst liên quan đến hoạt động phân tích dựa trên dữ liệu hoặc hệ thống nhờ sử dụng kỹ thuật. Một document controller có thể phát triển lên vị trí business analyst nếu học hỏi thêm một số kỹ năng liên quan đến chuyên môn phân tích. Việc tiếp xúc nhiều với tài liệu có thể giúp cho document controller hiểu được những thông tin trên chứng từ. Chính vì vậy, chỉ cần một số kỹ năng phân tích chuyên môn thì document controller hoàn toàn có thể thăng tiến. 

- Data Analyst: Data Analyst là một khía cạnh nhỏ liên quan đến business analyst với công việc chính là phân tích dữ liệu ở dạng đồ thị, biểu đồ, sơ đồ và lập báo cáo chung cho cấp trên. Sau đó, data analyst sẽ sử dụng những dữ liệu này để xác định xu hướng và xây dựng mô hình kinh doanh phù hợp với thị trường ở thời điểm hiện tại. Một document controller với khả năng đọc hiểu văn bản và khả năng phân tích thông tin trên chứng từ thì họ hoàn toàn có thể phát triển lên vị trí data analyst với công việc chuyên môn liên quan trực tiếp đến phân tích và dữ liệu. 

- Statiscian: Đây là một vị trí công việc khá mới liên quan đến thống kê dữ liệu. Statiscian chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu, mô tả dữ liệu và phát triển những công cụ thống kê nhằm đưa ra những kết luận để thực hiện hay kiểm chứng giả thuyết. Xuất phát điểm là document controller, không có nghĩa là bạn sẽ không có cơ hội phát triển hay thăng tiên vì doanh nghiệp luôn mở ra nhiều cơ hội đào tạo cho nhân viên. Là một document controller với khả năng đọc hiểu thông tin trên tài liệu thì bạn có thể tham khảo một số khóa đào tạo của doanh nghiệp để phát triển thêm và thăng tiến lên những vị trí công việc tốt hơn. 

VI. Top những công ty nổi tiếng tuyển dụng việc làm document controller

Không phải doanh nghiệp nào cũng có vị trí document controller nên thông tin tuyển dụng việc làm document controller thường được đăng trên những website tuyển dụng. Một số doanh nghiệp hiện đang đăng tin tuyển dụng vị trí document controller:

- PEB Steel Buildings Co., Ltd

- Công ty cổ phần tập đoàn Sunshine

- Panasonic 

- Công ty cổ phần Nam An Holding

VII. Hướng dẫn tìm kiếm và ứng tuyển việc làm document controller tại 123job.vn

Một số thông tin tuyển dụng vị trí công việc từ nhiều doanh nghiệp như việc làm DBA với nhiều vị trí công việc khác nhau như quality assurance thường xuất hiện trên nhiều website tuyển dụng, vì vậy thông qua những kênh trung gian này có thể giúp sinh viên tìm kiếm công việc phù hợp.

- Bước 1: Truy cập website https://123job.vn/

- Bước 2: Tại thanh tìm kiếm, bạn gõ từ khóa việc làm document controller và mức lương mong muốn nếu có.

- Bước 3: Nghiên cứu công việc phù hợp rồi click Lưu việc khi thấy công việc mong muốn.

- Bước 4: Chọn lọc ra vị trí ưng ý nhất trong danh sách việc làm đã lưu và nhấn Ứng tuyển ngay.

- Bước 5: Tạo CV online đã thiết kế sẵn trên website 123job.vn và điền đầy đủ thông tin.

- Bước 6: Viết thư giới thiệu gây ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng

- Bước 7: Click vào Nộp hồ sơ để hoàn tất ứng tuyển công việc.

Mỗi công việc đòi hỏi những yêu cầu khác nhau, như tuyển DBA Oracle có tiêu chí khác với tuyển dụng document controller nên ứng viên cần xem xét kỹ mô tả công việc để tìm kiếm cơ hội phù hợp với bản thân.