Công việc Event
- Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng và đại diện truyền thông liên quan đến các sự kiện.
- Giải quyết tất cả các thắc mắc, vướng mắc cho các nhân sự, nếu quá thẩm quyền báo cáo cho quản lý cấp trên để cùng giải quyết và xử lý
- Tìm kiếm và đề xuất các cơ hội tài trợ, hợp tác và đồng hành cho các sự kiện của công ty.
- Trao đổi và làm việc trực tiếp với outsourcing khi có phát sinh
- Giám sát, theo dõi, báo cáo và đánh giá dự án, giải quyết nhanh chóng các rủi ro trong công việc theo hướng tốt nhất cho công ty và trao đổi thường xuyên với cấp quản lý.
- Trực tiếp điều phối chương trình.
- Thực hiện báo cáo, giấy tờ, tài liệu nghiệm thu và thanh toán khi hoàn tất sự kiện.
- Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu được yêu cầu).
- Tiếp nhận và thực hiện các sự kiện theo sự phân công của cấp quản lý, bao gồm lên kế hoạch, định hướng, điều phối, giám sát và đánh giá hiệu quả.
- Thực hiện các công việc liên quan đến setup không gian tổ chức: lắp backdrop, banner, decor khu vực chụp hình, bán hàng, setup bàn ghế...đảm bảo thương hiệu và hình ảnh của Brand.
- Chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các công công tác Truyền thông và Sự kiện theo các kế hoạch đã được phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm xử lý các sự cố, tình huống bất ngờ xảy ra trước, trong và sau sự kiện.
Quản lý/điều phối nhân sự
- Quản lý nhân sự tiếp thị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện
- Tuyển dụng nhân sự thời vụ để thực hiện dự án. Quản lý và giám sát đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch, ngân sách chi tiêu, các chi phí phát sinh tại sự kiện và thời gian triển khai
- Phân công việc – điều phối – báo cáo và quản lý nhân sự
- Tìm kiếm tuyển chọn các nhân sự như PB, PG, Helper, ….
- Giám sát và điều phối các nhân sự hỗ trợ đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc thực hiện theo kế hoạch trước và sau tổ chức sự kiện
Quản lý hàng hóa/ Kho Event
- Điều phối việc vận chuyển, sắp xếp và bài trí phụ kiện, đồ đạc.
- Vệ sinh, sắp xếp hàng hóa hợp lý, gọn gàng sau mỗi sự kiện đã thực hiện
- Giám sát việc tháo dỡ và thu dọn sự kiện, dọn dẹp địa điểm diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
- Quản lý, bảo quản và lưu giữ các hàng hóa vật dụng sau khi thực hiện
- Quản lý quà tặng, POSM, thiết bị, công cụ dụng cụ tổ chức event, activation
POSM
- Đề xuất ý tưởng và request POSM theo kế hoạch chương trình và phù hợp với Brand
- Phân bổ, điều chuyển, quản lý vật dụng, ấn phẩm trưng bày
Khác
- Làm hợp đồng – thủ tục thanh toán cho nhân sự
- Giám sát, theo dõi hợp đồng, thanh toán, tiến độ thi công thực hiện của các đơn vị tổ chức sự kiện trong quá trình chuẩn bị sự kiện.
- Phối hợp với phòng HR&AD tổ chức các sự kiện nội bộ của Công ty
- Các công việc khác được giao bởi Cấp quản lý trực tiếp
