Event
- Chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động liên quan của sự kiện.
- Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu được yêu cầu).
- Phối hợp với Phòng marketing và sales trong hoạt động tổ chức sự kiện liên quan đến Marketing, thương hiệu.
- Làm việc và thương thảo với các đối tác nhằm đảm bảo chất lượng sự kiện và sản phẩm cung cấp trong chương trình sự kiện.
- Trực tiếp giám sát, điều phối triển khai sự kiện
- Quản lý, giám sát và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện sự kiện từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc, đảm bảo các tiêu chí về chất lượng sự kiện (căn cứ theo mức độ hài lòng của khách hàng và số lỗi phát sinh trong quá trình thực hiện) và chi phí thực hiện (căn cứ theo mức độ vượt/không vượt/không sử dụng hết/ ngân sách BOD phê duyệt).
- Xây dựng ý tưởng, nội dung, kịch bản, ngân sách, kế hoạch cho từng chương trình, sự kiện, bao gồm cả các hạng mục công việc chi tiết: check- list, action plan, tiến độ, kế hoạch thực hiện,… cho từng sự kiện.
- Liên hệ với các bên: Khách hàng, thi công, nhân sự thực hiện, nhà thầu, đối tác, talents… để đảm bảo việc thực hiện đúng theo yêu cầu về chất lượng, tiến độ.
- Xây dựng mối quan hệ, quản lý cũng như đàm phán với các đối tác đảm bảo chất lượng và hiệu quả về mặt chi phí.
Quản lý/điều phối nhân sự
- Điều phối và sắp xếp sự tham dự của các VIP, bao gồm lãnh đạo, khách mời, phóng viên… để đảm bảo sự tiếp đón được chu đáo và đạt tiêu chuẩn cao.
- Điều phối công việc vận chuyển đồ đạc, sắp xếp loa đài, cách bài trí, các phụ kiện trang trí, dự trù những biện pháp xử lý kế hoạch khẩn cấp.
- Tham gia điều phối đội ngũ các PG, PB, cộng tác viên, chuyên viên, các freelancer, ….
- Thiết lập quy trình quản lý cho từng dự án, phổ biến chi tiết hướng dẫn cho các nhân viên thực hiện phù hợp yêu cầu của khách hàng về chất lượng và tiến độ.
- Tham gia xây dựng và quản lý đội ngũ nhân sự
- Triển khai công việc cụ thể cho từng nhân sự team sự kiện.
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, phân công nhân sự trong phòng xây dựng dữ liệu đối tác về event/Khách hàng và activation một cách hệ thống và chuyên nghiệp.
Quy trình/Hướng dẫn/Đào tạo
- Huấn luyện/Hướng dẫn team Event ( PG, PB,…) trước khi diễn ra sự kiện.
- Đề xuất và xây dựng, cải tiến quy trình tổ chức sự kiện
- Xử lý các khiếu nại, câu hỏi của khách hàng và khắc phục sự cố, tình huống phát sinh có thể diễn ra vào ngày tổ chức sự kiện để đảm bảo tất cả hoạt động suôn sẻ và phù hợp với ngân sách hiện tại.
Quản lý hàng hóa/Kho Event
- Vệ sinh, sắp xếp hàng hóa hợp lý, gọn gàng sau mỗi sự kiện đã thực hiện
- Theo dõi hàng hóa tại sự kiện
- Giám sát việc tháo dỡ và thu dọn sự kiện, dọn dẹp địa điểm diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
- Phối hợp với phòng HR&AD tìm kiếm kho Event, đảm bảo các tiêu chí và ngân sách cho phép
- Quản lý, bảo quản và lưu giữ các hàng hóa vật dụng sau khi thực hiện
POSM
- Đề xuất ý tưởng và request POSM theo kế hoạch chương trình và phù hợp với Brand
- Phân bổ, điều chuyển, quản lý vật dụng, ấn phẩm trưng bày
Báo cáo/nghiệm thu
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, phân công và giám sát nhân sự trong phòng thực hiện các thủ tục tạm ứng, quyết toán tạm ứng, thanh toán; và hoàn tất thủ tục nghiệm thu bằng hình ảnh.
- Giám sát, theo dõi hợp đồng, thanh toán, tiến độ thi công thực hiện của các đơn vị tổ chức sự kiện trong quá trình chuẩn bị sự kiện.
- Đánh giá hiệu quả truyền thông
- Lập báo cáo/biên bản nghiệm thu đánh giá sau mỗi sự kiện
