Nhiệm vụ chính
Quản lý điều phối và chuẩn bị nguồn lực thực hiện công việc theo kế hoạch công việc đã được phê duyệt bao gồm nhân công, máy móc, thiết bị, vật tư;
Quản lý kế hoạch và giám sát triển khai các hạng mục công việc thuộc hoạt động quản lý vận hành tòa nhà bao gồm vận hành kỹ thuật, các dịch vụ tiện ích;
Đảm bảo hệ thống kỹ thuật hoạt động an toàn, ổn định và liên tục 24/7 và các dịch vụ tiện ích khác theo cam kết;
Đảm bảo các hạng mục công việc trong hoạt động quản lý vận hành được tổ chức thực hiện theo kế hoạch, tiến độ và chất lượng theo cam kết và theo quy định của pháp luật trong hoạt động quản lý vận hành tòa nhà;
Phổ biến, hướng dẫn và đào tạo nhân sự của ban quản lý dự án về các quy định, quy chế nội bộ, văn bản pháp luật liên quan;
Thực hiện tổng hợp kế hoạch chi, thu của các hợp đồng, dịch vụ của dự án quản lý vận hành
Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý hoạt động của tòa nhà văn phòng Thăng Long Tower.
Tham gia xây dựng kế hoạch tổ chức triển khai công việc thuộc hoạt động quản lý vận hành dự án;
Quản lý, điều phối, theo dõi và đánh giá nhân sự thuộc định biên của ban quản lý dự án;
Thực hiện công tác đối ngoại của dự án bao gồm quan hệ với chính quyền địa phương, cơ quan quản lý nhà nước, Chủ đầu tư, đối tác/nhà thầu và khách hàng tại dự án
Lập báo cáo các kết quả triển khai công việc quản lý vận hành tại dự án;
Lập báo doanh thu và chi phí của dự án;
Trách nhiệm
Chủ trì tiếp đón, làm việc thường xuyên/định kỳ/theo yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước, chính quyền địa phương, Chủ đầu tư và công ty;
Báo cáo kế hoạch, đề xuất phương án xử lý các vấn đề phát sinh liên quan tới hoạt động quản lý vận hành tòa nhà để trình Chủ đầu tư phê duyệt
Lập báo cáo quản lý sử dụng vật tư, trang thiết bị, máy móc, công cụ, dụng cụ của các bộ phận thuộc ban quản lý tòa nhà
Tổ chức lưu trữ bản cứng và file mềm hồ sơ pháp lý của dự án, hồ sơ, tài liệu, hướng dẫn vận hành kỹ thuật và các hồ sơ, tài liệu khác theo quy định của pháp luật trong lĩnh vực quản lý vận hành dự án
Chủ trì xây dựng và đề xuất phương án chi tiết về khối lượng, chất lượng, quy trình thực hiện, tiêu chuẩn nghiệm thu và các nội dung khác liên quan tới các dịch vụ tiện ích và nhà thầu thuê ngoài ký trực tiếp với Chủ đầu tư.
Tiếp nhận, quản lý và lập báo cáo theo dõi tình trạng của tài sản được bàn giao thường xuyên/định kỳ bao gồm hệ thống cơ điện của tòa nhà, các thiết bị kỹ thuật, hệ thống kết cấu, kiến trúc của tòa nhà và các trang thiết bị khác được bàn giao;
Lập báo cáo theo dõi, quản lý doanh thu triển khai các dịch vụ/hoạt động liên quan tới dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà;
Tiếp nhận, quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý là dữ liệu, tài liệu cứng của tòa nhà theo quy định của pháp luật và của Chủ đầu tư;
Lập kế hoạch và chủ trì tổ chức buổi/khóa hướng dẫn đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, quy trình thực hiện và các quy định, nội quy của tòa nhà cho nhân sự thuộc BQLTN;
Chịu trách nhiệm pháp lý về các nội dung đã được ủy quyền và trong phạm vi trách nhiệm liên quan tới hoạt động quản lý vận hành tòa nhà theo quy định của pháp luật hiện hành tại Việt Nam.
Chủ trì nghiên cứu đề xuất các phương án, giải pháp để tăng chất lượng dịch vụ và hiệu quả trong công việc cũng như đảm bảo an toàn trong hoạt động quản lý vận hành của tòa nhà;
Tiến hành nghiệm thu và lập báo cáo kết quả hoàn thành công việc của các bộ phận hàng ngày/tuần/tháng/quý/năm để chia sẻ thông tin và báo cáo Chủ đầu tư cũng như các phòng ban chuyên môn của công ty;
Quản lý, chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động trong phạm vi lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà, luôn đảm bảo các hoạt động quản lý vận hành tòa nhà được liên tục, ổn định và an toàn; đáp ứng được các tiêu chuẩn, điều kiện pháp lý và các quy định của cơ quan nhà nước, pháp luật và Chủ đầu tư;
Chịu trách nhiệm cá nhân trước ban lãnh đạo công ty về các nội dung đã được giao và ủy quyền thực hiện
Lập báo cáo theo dõi, quản lý chi phí liên quan tới các dịch vụ/hoạt động thuộc dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà;
Lập báo cáo theo dõi, quản lý nhân sự triển khai công việc của các bộ phận thuộc ban quản lý tòa nhà;
Chủ trì soạn thảo, cập nhật, chỉnh sửa và ký ban hành các quy định, quy trình chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện công việc và bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ liên quan tới tất cả các bộ phận và lĩnh vực công việc thuộc hoạt động quản lý vận hành tòa nhà theo quy định pháp luật, quy định công ty và Chủ đầu tư;
Thực hiện quản lý, phân công, điều phối, mô tả công việc, đánh giá và đề xuất tuyển dụng nhân sự thuộc các bộ phận của ban quản lý tòa nhà bao gồm ban quản lý dự án vận hành; bộ phận vận hành kỹ thuật và bộ phận vệ sinh;
Lập báo cáo về tình hình hoạt động thường xuyên/định kỳ trong phạm vi công việc của hoạt động quản lý vận hành tòa nhà theo quy định của pháp luật, cơ quan nhà nước, Chủ đầu tư và quy định của công ty;
QUYỀN HẠN
Ký bảng kế hoạch phân công nhân sự thực hiện công việc, lịch trực hàng ngày/tuần/tháng và ký bảng chấm công hàng ngày/tuần/tháng của các bộ phận, nhân sự thuộc biên chế của ban quản lý tòa nhà;
Ký phê duyệt bảng kế hoạch làm việc ngoài giờ và bảng xác nhận chấm công ngoài giờ của nhân sự thuộc các bộ phận của ban quản lý tòa nhà. Bảng chấm công công việc ngoài giờ này nằm trong phạm vi hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký với Chủ đầu tư, đối với bảng chấm công ngoài giờ phát sinh khác thì phải thuộc kế hoạch, phương án thực hiện công việc đề xuất đã được cấp trên phê duyệt;
Ký phê duyệt phương án sửa chữa, cải tạo, thi công nội thất văn phòng của khách hàng thuê văn phòng, phòng trạm, không gian dịch vụ tiện ích... tại tòa nhà theo đúng quy định về an toàn chịu lực, pccc, an toàn điện và các vấn đề liên quan của pháp luật và của tòa nhà; ký biên bản nghiệm thu và các văn bản giấy tờ liên quan tới nội dung tại mục này khi được Chủ đầu tư ủy quyền.
Được Chủ đầu tư tiếp nhận và bổ nhiệm làm Giám đốc ban quản lý tòa nhà;
Soạn thảo, trình Chủ đầu tư phê duyệt và ký ban hành các quy định, nội quy, quy trình nghiệp vụ trong phạm vi hoạt động quản lý vận hành tòa nhà;
Được Chủ đầu tư ủy quyền thay mặt Chủ đầu tư ký các biên bản làm việc, báo cáo hoạt động gửi các cơ quan quản lý nhà nước liên quan tới hoạt động quản lý vận hành tòa nhà, chi tiết nội dung ủy quyền theo giấy ủy quyền của Chủ đầu tư ban hành;
Ký báo cáo đánh giá, nhận xét, đề xuất các nội dung liên quan tới nhân sự thuộc ban quản lý tòa nhà;
Soạn thảo và ký ban hành các văn bản hành chính, biên bản làm việc và các giấy tờ khác trong phạm vi hoạt động quản lý vận hành tòa nhà;
Phê duyệt và quyết định thành lập đội phòng cháy chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ của tòa nhà;
Ký các hồ sơ giấy tờ, biên bản nghiệm thu và các giấy tờ liên quan khác của các đơn vị cung cấp hàng hóa trong phạm vi hợp đồng nhà thầu đã ký với Công ty.
Được công ty ủy quyền ký văn bản, giấy tờ, biên bản làm việc, biên bản phạt, các văn bản yêu cầu gửi tới các nhà thầu cung cấp dịch vụ tiện ích và nhà thầu cung cấp dịch vụ khác trong phạm vi hợp đồng quản lý vận hành tòa nhà;
Thay mặt Công ty ký biên bản nghiệm thu khối lượng công việc thực hiện hàng tuần/tháng trong phạm vi hợp đồng dịch vụ đã ký với Chủ đầu tư;
Được Chủ đầu tư bổ nhiệm làm Trưởng ban- Ban chỉ huy phòng cháy chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ của tòa nhà;
Lập kế hoạch và báo cáo hoạt động quản lý vận hành tòa nhà thường xuyên/định kỳ/phát sinh theo quy định và yêu cầu của Chủ đầu tư;
Ký ban hành bảng mô tả công việc của các vị trí thuộc nhân sự của ban quản lý tòa nhà sau khi được Công ty phê duyệt;
