* Quan hệ khách hàng : Chủ Đầu Tư, Ban quản trị & cư dân, chính quyền địa phương
- Xử lý khiếu nại của CĐT/BQT/Cư dân.
- Tham gia họp với BQT liên quan công tác QLVH.
- Đề xuất chi phí liên quan đến quỹ vận hành/bảo trì trình BQT.
- Giải thích các thắc mắc, yêu cầu và mối quan tâm của BQT/CĐT/cư dân một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
- Phối hợp, hỗ trợ cư dân, chính quyền trong các công tác lưu trú, định mức nước,…..
- Tiếp nhận, phản hồi thông tin đến BQT về các vấn đề liên quan duy trì chất lượng dịch vụ tại Chung cư.
* Quản lý nhân viên
- Nghiên cứu, áp dụng các phương pháp, quy trình quản lý nhân sự mới.
- Quản lý nhân sự, giám sát tuân thủ và duy trì nội quy, đồng phục, tác phong, thái độ làm việc của nhân viên theo quy định của Công ty.
- Tổ chức đào tạo, định hướng, phổ biến và lên các chương trình nâng cao chất lượng công việc cũng như nhận thức, thái độ của nhân viên.
* Hành chính
- Chuẩn bị cho các sự kiện, ngày lễ.
- Hiểu các quy định của nhà nước có liên quan đến quản lý tòa nhà, khu dân cư (như nhân quyền, PCCC, thang máy, luật đền bù, tiêu chuẩn nhân viên,..)
- Sắp xếp và lên lịch họp cư dân hằng năm (tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên).
- Đảm bảo việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bản vẽ
- Thông suốt các yêu cầu về luật xây dựng VN và các tài liệu hướng dẫn.
- Giám sát chất lượng công việc như kế hoạch đã đề ra và đề xuất cải thiện, tư vấn lộ trình cải thiện (nếu có).
- Lên kế hoạch công việc ngày, tháng, năm cho các bộ phận.
- Cập nhật kịp thời các thông báo, quy định mới cho cư dân nắm rõ.
* Quản lý hợp đồng
- Quản lý và thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, các bảo hiểm như PCCC, trách nhiệm khu vực công cộng,…
- Giám sát thời hạn hợp đồng và các điều kiện bảo hành, đề xuất cho CĐT/BQT ký kết kịp thời.
- Lưu giữ các hồ sơ bảo hiểm, bảo hành cho các hệ thống, cấu trúc tòa nhà.
* Kế toán:
- Quản lý và chỉ đạo kế toán tại dự án sắp xếp và lưu giữ các sổ sách kế toán.
- Kiểm tra báo cáo tài chính, bảng cân đối và sổ cái chung cho tòa nhà trước khi cung cấp cho BQT/CĐT.
- Giám sát kế toán tại dự án thu/chi kinh phí quản lý vận hành, nộp vào tài khoản theo đúng quy định.
- Quản lý, giám sát dòng tiền mặt dựa trên báo cáo và sổ quỹ thực tế tại dự án.
- Đôn đốc kế toán tại dự án chuẩn bị hóa đơn, báo cáo sổ sách cuối tháng.
- Kiểm tra, giám sát, đôn đốc công tác thu/nhắc phí đảm bảo duy trì tỷ lệ thu đạt cam kết với BQT.
- Kiểm soát, giám sát công tác thu phí phương tiện vãng lai, chi phí khác tại chung cư.
- Chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách chặt chẽ và các đề xuất sửa chữa.
- Cùng thảo luận và xem lại bảng cân đối ,báo cáo tài chính với BQT/CĐT
* Hệ thống tòa nhà/ M&E
- Đảm bảo các chương trình bảo trì bảo dưỡng định kỳ.
- Tư vấn cho CĐT/BQT về các quy định của Pháp luật trong công tác quản lý vận hành hệ thống M&E.
- Tổ chức diễn tập PCCC/ các hoạt động cộng đồng.
- Đề xuất, rà soát và quản lý hệ thống tiết kiệm năng lượng.
- Thường xuyên khảo sát và tổ chức họp với bộ phận kỹ thuật, hoàn thành và theo dõi công việc.
* Quản lý nhà thầu phụ:
- Giám sát các nhà thầu thực hiện công việc theo đúng chất lượng tiến độ yêu cầu hợp đồng cam kết.
- Kiểm soát tác phong, ngôn phong của nhân sự nhà thầu làm việc tại dự án
- Đánh giá kế hoạch và nghiệm thu kết quả công việc thực hiện của các nhà thầu.
