Công việc chung:
- Tổ chức, sắp xếp lưu trữ, bảo quản các sổ sách, chứng từ, hồ sơ, tài liệu, ... liên quan một cách khoa học hợp lý để thuận lợi trong việc truy tìm, cung cấp thông tin khi cần thiết. Bảo đảm các thông tin tài liệu trong phạm vi quản lý luôn được cất giữ an toàn.
- Trao đổi/liên lạc với các cơ quan bên ngoài thuộc phạm vi trách nhiệm.
- Tuân thủ các chính sách, thủ tục, quy định của công ty.
- Thực hiện các công việc phát sinh theo sự phân công của cấp trên.
- Đảm bảo dữ liệu, thông tin liên quan luôn sẵn sàng để cung cấp cho các bộ phận khi có yêu cầu.
- Hỗ trợ Lễ tân trong việc xử lý điện thoại, fax, bưu phẩm, ... khi cần thiết.
- Báo cáo công việc lên quản lý trực tiếp theo tuần, tháng, quý, năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.
Công việc chuyên trách:
Kiểm soát xe thuê ngoài:
- Kiểm soát xe đưa đón CNV đúng quy định.
- Đề xuất các biện pháp khắc phục và cải tiến chất lượng dịch vụ.
- Giám sát việc thực hiện hợp đồng của các xe thuê ngoài.
Quản lý phòng họp:
- Sắp xếp, bố trí và kiểm tra dụng cụ, phòng họp, phòng học theo yêu cầu đặt phòng của các BP/PB.
- Thường xuyên kiểm tra tình trạng thiết bị phòng họp, phòng học (bút, bảng, bàn ghế, rèm cửa, đèn chiếu sáng, ...) nhằm phát hiện các sự cố, hư hỏng và yêu cầu sửa chữa.
Các dịch vụ hỗ trợ:
- Làm Hộ chiếu, xin Visa cho các BP/PB khi có nhu cầu đi công tác.
- Đặt phòng khách sạn theo yêu cầu của cấp trên.
- Đặt hoa, quà biếu/tặng, ... theo yêu cầu của cấp trên.
- Đặt tiệc cho các sự kiện theo yêu cầu của cấp trên.
Đặt mua văn phòng phẩm, công cụ làm việc, đồng phục, lịch, quà tặng, bánh trung thu, ...
- Tiếp nhận yêu cầu, thống kê số lượng sử dụng trong kỳ, lập kế hoạch mua, trình duyệt triển khai thực hiện cấp phát cho các Bộ phận theo đúng quy định.
- Chịu trách nhiệm về số lượng đặt mua.
- Đặt lệnh mua văn phòng phẩm, công cụ làm việc, đồng phục và phương tiện BHLĐ, ... trên hệ thống SAP.
- Cập nhật và theo dõi số lượng, chất lượng hàng đã đặt mua.
Quản lý bảng thông tin, thùng thư góp ý:
- Tiếp nhận các yêu cầu niêm yết từ các BP/PB và thực hiện niêm yết đúng yêu cầu và thời hạn.
- Quản lý bảng thông tin và thùng thư góp ý theo quy định công ty.
- Ban hành các thông tin tài liệu trên hệ thống Eoffice Công ty.
Cấp phát văn phòng phẩm, công cụ làm việc, đồng phục, lịch, quà tặng, bánh trung thu, ... cho các BP/PB:
- Cập nhật, tổng hợp số liệu cấp phát theo loại và theo Bộ phận sử dụng, lập báo cáo tình hình cấp phát.
Kiểm soát trang thiết bị văn phòng và cơ sở hạ tầng:
- Kiểm kê tài sản công ty thuộc bộ phận quản lý hàng năm.
- Thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng các trang thiết bị văn phòng, cơ sở hạ tầng và các công trình tiện ích và kịp thời phát hiện những hỏng hóc, sử dụng sai mục đích, ... nhằm đưa ra những biện pháp ngăn ngừa, khắc phục kịp thời.
- Tập hợp toàn bộ danh sách tài sản, thiết bị văn phòng và cơ sở hạ tầng trong công ty.
