- Bảo mật tài liệu nhạy cảm.
- Quản lý, giám sát dòng tiền mặt dựa trên báo cáo và sổ quỹ thực tế tại dự án Giám sát bộ phận kế toán tại dự án thu/chi kinh phí quản lý vận hành, nộp vào tài khoản theo đúng quy định.
- Lưu giữ các hồ sơ bảo hiểm, bảo hành cho các hệ thống, cấu trúc tòa nhà.
- Giám sát thời hạn hợp đồng và các điều kiện bảo hành.
- Chủ động tương tác với cư dân.
- Lên kế hoạch và thực hiện công tác vận hành tòa nhà hằng năm.
- Đề xuất, rà soát và quản lý hệ thống tiết kiệm năng lượng.
- Hỗ trợ tư vấn cho CĐT/BQT thành lập đội PCCC cơ sở.
- Đôn đốc bộ phận kế toán tại dự án chuẩn bị hóa đơn, báo cáo sổ sách cuối tháng.
- Sắp xếp và lên lịch họp cư dân hằng năm.
- Quản lý và thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, các bảo hiểm như PCCC, trách nhiệm khu vực công cộng,…
- Quản lý và chỉ đạo bộ phận kế toán tại dự án sắp xếp và lưu giữ các sổ sách kế toán.
- Đảm bảo các thông báo, thư từ được giao nhận đúng hạn.
- Cập nhật, kiểm tra việc lưu hồ sơ đăng ký của các cư dân cũ, mới.
- Tạo mối quan hệ khắng khít giữa BQT/CĐT, cư dân và nhân viên.
- Cập nhật các thông báo, quy định mới cho cư dân nắm rõ.
- Kiểm tra và lên kế hoạch kinh phí dự trù cho các chi tiêu hằng năm, giám sát các chi tiêu.
- Tư vấn cho CĐT/BQT về các quy định của Pháp luật trong công tác quản lý vận hành chung cư.
- Chuẩn bị bản thảo Kinh phí dự trù vận hành hằng năm cho BQT/CĐT.
- Chuẩn bị cho các sự kiện, ngày lễ.
- Cùng thảo luận và xem lại bảng cân đối ,báo cáo tài chính với BQT/CĐT
- Thường xuyên khảo sát và tổ chức họp với nhân viên, hoàn thành và theo dõi công việc.
- Giải thích các thắc mắc, yêu cầu và mối quan tâm của BQT/CĐT/cư dân một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
- Đề xuất kinh phí dự trù hằng năm cho quỹ bảo trì đảm bảo đủ kinh phí cho các chi tiêu.
- Có trách nhiệm huấn luyện, chỉ đạo, kỷ luật và đánh giá nhân viên tại dự án
- Hiểu các quy định của nhà nước có liên quan đến quản lý tòa nhà, khu dân cư
- Chịu trách nhiệm quản lý và giám sát bộ phận kế toán tại dự án thu phí bảo trì bảo dưỡng từ cư dân theo chỉ đạo của BQT/CĐT và văn phòng chính RLCVN
- Đảm bảo các chương trình bảo trì bảo dưỡng định kỳ.
- Chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách chặt chẽ và các đề xuất sửa chữa.
- Tổ chức diễn tập PCCC/ các hoạt động cộng đồng
- Kiểm tra báo cáo tài chính, bảng cân đối và sổ cái chung cho tòa nhà trước khi cung cấp cho BQT/CĐT.
- Tham dự họp BQT/nhà chung cư và chuẩn bị báo cáo khi có yêu cầu.
- Đảm bảo các quy trình xử lý tình huống khẩn cấp được thực thi.
- Đảm bảo việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bản vẽ.
- Chấp hành nội quy, quy định nhà ở.
* Quyền lợi:
- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại bệnh viện uy tín
- Du lịch, nghỉ dưỡng thường niên, nhiều sự kiện lớn và đa dạng hàng năm
- BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo luật bảo hiểm
- Lương tháng 13, Bonus dự án theo KPI
- Thưởng các ngày lễ tết theo quy định Nhà nước
- 12 ngày phép/năm
