Công tác Admin của Trưởng Phòng (International Business Manager & Head of E- Commerce)
- Tiếp khách & trao đổi với nội bộ của phòng
- Hỗ trợ & sắp xếp công việc
- Hồ sơ, tài liệu & thông tin
International
Hồ sơ chứng từ xuất khẩu
- Chuẩn bị các chứng từ, thủ tục cần thiết cho hoạt động xuất khẩu (Contract, Bill, CO, Invoice, khai báo hải quan, vận đơn,...)
- Thành thạo sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử
- Hỗ trợ đội International để thực hiện quy trình xử lý hồ sơ, chứng từ, thư từ;
- Làm thủ tục khai báo hải quan các lô hàng.
- Nhận & kiểm tra chứng từ của khách hàng, chuẩn bị hồ sơ chứng từ Xuất khẩu và thực hiện thủ tục kê khai hải quan cho các lô hàng.
Điều phối giao hàng & Làm việc với Forwarder
- Điều phối giao hàng, Làm việc với hãng tàu, forwarder để lấy báo giá và đặt booking
- Theo dõi cập nhật kế hoạch xuất hàng của Planning, Kho hàng ngày
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.
- Liên hệ với Hãng tàu, đối tác và các văn phòng nước ngoài để giải quyết công việc khi cần thiết.
- Theo dõi, kiểm tra, lập hồ sơ thanh toán, trình duyệt thanh toán cho các đối tác
Xử lý đơn hàng & đối chiếu công nợ
- Đối chiếu công nợ với Kế toán định kỳ
- Tiếp nhận PO & Phối hợp với phòng Kế toán để xử lý PO
International E- commerce
- Quản lý công việc trên các sàn thương mại điện tử B2B (Alibaba,...) không bao gồm Việt Nam.
- Phân tích nhu cầu của khách hàng, tóm tắt xu hướng thị trường & ngành, đồng thời sử dụng kiến thức về thương mại xuất khẩu & thương mại điện tử để phát triển các hoạt động kinh doanh xuất khẩu B2B trực tuyến của khách hàng
Phiên dịch/Dịch thuật
- Đảm nhận công việc thư ký kiêm biên- phiên dịch khi có yêu cầu
Báo cáo
- Lập các loại báo cáo hoạt động kinh doanh theo Tuần/Tháng/Qúy
- Tổng hợp các kế hoạch kinh doanh của các dự án và theo sát tiến độ để cập nhật kết quả báo cáo với Quản lý.
- Tổng hợp các dữ kiện của phòng & Khách hàng
- Thực hiện tìm kiếm & phân tích dữ liệu theo yêu cầu của Trưởng phòng
Khác
- Hỗ trợ thực hiện các công việc của Phòng khi có phát sinh xảy ra (E- commerce/Opreations & International Business)
- Theo dõi trạng thái dự án và các công việc tồn động với đối tác
- Phối hợp với các phòng ban liên quan của công ty để cập nhật tình trạng lô hàng tới khách hàng và tư vấn, giải quyết vấn đề phát sinh, đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất tới khách hàng
- Hiểu rõ nghiệp vụ của các vị trí trong phòng
- Cập nhật các tài liệu quản trị kinh doanh và nhân sự nội bộ phòng
- Nghiên cứu, lập báo cáo các ngành hàng nước thị trường quốc tế. Tìm kiếm đối tác phân phối mới.
- Các công việc admin khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
