PURPOSE AND SCOPE
· Chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng được trao phó qua các hoạt động nhập chứng từ,
· Soạn thảo, xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, vận đơn, hóa đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến
· Giải đáp các thắc mắc của khách hàng về hàng xuất- nhập
Performance
- Phối hợp với CFS Supervisor để liên lạc với bộ phận vận chuyển điều container đóng hàng theo kế hoạch
- Nhận thông tin từ tài xế và đăng ký ra vào cổng
- Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng, cập nhật thẻ kho, lập hồ sơ, lưu hồ sơ và chuyển cho bộ phận kế toán theo quy định
- Giải quyết công việc với Khách hàng qua điện thoại và các phương tiện giao tiếp khác như email, fax…qua phối hợp với nhân viên chứng từ liên quan và bộ phận hiện trường kho
- Quản lý và giám sát các thông tin xuất – nhập – tồn của hàng hóa và gửi báo cáo cho khách hàng. Ghi nhận các dịch vụ kèm theo, xác nhận cùng Khách hàng và báo cáo theo đề nghị hoặc/và cuối tháng.
- Liên hệ với Khách hàng hàng ngày để nắm bắt được kế hoạch hàng nhập- xuất trong ngày/ trong tuần/ trong tháng. Ghi nhận lại thông tin và email/ gọi điện thông báo cho cấp trên, Quản lý kho/ Giám sát kho/ Trưởng nhóm kho để sắp xếp Nhân sự hợp lý
- Nhận thông tin và kế hoạch đóng hàng từ khách hàng và phối hợp với CFS supervisor để lên và gửi kế hoạch đóng hàng cho khách hàng
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho các bộ phận liên quan và khách hàng sau quá trình nhận và đóng hàng (VGM, số container, số seal, v.v…)
- Kiểm tra email để giải quyết các nhu cầu của Khách hàng hằng ngày và hướng dẫn cho nhân viên chứng từ liên quan.
- Liên hệ với khách hàng về các chứng từ nhập kho và hoàn thành thủ tục nhập kho
- Thực hiện những công việc khác do cấp quản lý phân công. Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ.
- Gửi báo cáo, các chứng từ cần thiết liên quan cho khách hàng theo đúng timeline, không chậm trễ làm phát sinh thiệt hại hoặc rớt KPI mà khách hàng yêu cầu
- Gửi báo cáo hàng tồn kho cho khách hàng theo tuần, Billing sản lượng hàng tháng cho KH xác nhận
- Chuẩn bị và gửi các thông tin xuất/nhập hàng cho bộ phận OPS để làm tờ khai xuất hàng.
- Xác nhận billing số lượng hàng tháng từ nhà cung cấp và bên vận tải.
RESPONSIBILITY
· Chịu trách nhiệm quản lý, chăm sóc, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng được giao thông qua các hoạt động chứng từ, dịch vụ tại kho.
· Không tiếp tay cho các hành vi tiêu cực gây ảnh hưởng xấu tới danh tiếng, tài chính của công ty.
· Trung thực, đảm bảo chính xác về thông tin của hàng hóa, dịch vụ.
