KEY RESPONSIBILITIES
NHIỆM VỤ CHÍNH
Supplier Management
Quản lý nhà cung cấp
• Source, evaluate, and select suppliers for all categories including FF&E, OS&E, F&B, and operational supplies
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho tất cả danh mục bao gồm FF&E, OS&E, F&B và vật tư vận hành
• Conduct competitive quotation processes and negotiate favorable terms and pricing
Thực hiện quy trình báo giá cạnh tranh và đàm phán điều khoản, giá cả có lợi
• Build and maintain supplier database with performance evaluations and compliance records
Xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp với đánh giá hiệu suất và hồ sơ tuân thủ
• Develop relationships with local Dalat suppliers and support sustainable sourcing initiatives
Phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp địa phương Đà Lạt và hỗ trợ các sáng kiến nguồn cung bền vững
Procurement Operations
Hoạt động thu mua
• Process purchase requisitions from all departments and coordinate timely delivery
Xử lý yêu cầu mua hàng từ tất cả các bộ phận và điều phối giao hàng đúng hạn
• Coordinate with department heads on technical specifications and quality requirements
Phối hợp với trưởng bộ phận về thông số kỹ thuật và yêu cầu chất lượng
• Monitor inventory levels and coordinate with storeroom for optimal stock management
Theo dõi mức tồn kho và phối hợp với kho bãi để quản lý hàng tồn tối ưu
• Handle urgent procurement needs and expedite critical deliveries
Xử lý nhu cầu thu mua khẩn cấp và đẩy nhanh việc giao hàng quan trọng
Cost Control & Quality Assurance
Kiểm soát chi phí & Đảm bảo chất lượng
• Monitor procurement costs against budget and identify cost- saving opportunities
Theo dõi chi phí thu mua so với ngân sách và xác định cơ hội tiết kiệm chi phí
• Ensure all goods meet Haven In The Pines quality standards and sustainability criteria
Đảm bảo tất cả hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng Haven In The Pines và thoả mãn tiêu chí phát triển bền vững
• Verify quantity and quality of delivered goods before acceptance
Xác minh số lượng và chất lượng hàng hóa được giao trước khi chấp nhận
• Handle supplier complaints and coordinate returns for defective items
Xử lý khiếu nại nhà cung cấp và điều phối trả lại hàng hóa bị lỗi
Documentation, Compliance & Reporting
Quản lý hồ sơ, Tuân thủ & Lập báo cáo
• Maintain complete procurement records, contracts and supplier documentation while ensuring compliance with Vietnamese regulations and hotel policies
Duy trì hồ sơ thu mua, hợp đồng và tài liệu nhà cung cấp đầy đủ, bảo đảm tuân thủ quy định Việt Nam và chính sách khách sạn
• Prepare purchase orders, coordinate invoice processing and payments with the General Accountant
Soạn đơn đặt hàng, phối hợp với Kế toán tổng hợp xử lý hóa đơn và thanh toán
• Conduct market surveys, keep price lists updated and submit monthly procurement and cost analysis reports to management
Thực hiện khảo sát thị trường, cập nhật bảng giá và gửi báo cáo thu mua, phân tích chi phí hằng tháng cho ban quản lý
• Provide procurement data and cost trends to support procurement planning
Cung cấp dữ liệu thu mua và xu hướng chi phí để hỗ trợ kế hoạch thu mua
