MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Quản lý việc sử dụng con dấu và đóng dấu theo đúng quy định của Công ty.
- Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, giấy tờ… vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển phải yêu cầu người nhận ký vào sổ và lưu bản scan nếu cần để đối chiếu. Nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn.
- Đóng dấu, lấy số, vào sổ công văn đi, đảm bảo việc lưu trữ công văn đi theo đúng quy định. Tìm thông tin công văn đi và đến khi được yêu cầu.
- Nhận thư cần chuyển phát hàng ngày từ các bộ phận và gửi cho dịch vụ chuyển phát vào cuối ngày. Tiếp nhận khi có khiếu nại từ cán bộ nhân viên để đối chiếu lại với nhà cung cấp và người nhận
- Tiếp nhận và theo dõi hồ sơ công chứng, bàn giao hồ sơ công chứng đầy đủ cho cán bộ nhân viên khi hoàn thành.
- Đối chiếu dịch vụ, làm thanh quyết toán cho nhà cung cấp.
- Quản lý tổng đài theo qui định của Công ty, trực trả lời điệt thoại, chuyển cuộc gọi đến bộ phận liên quan tiếp nhận.
- Tiếp đón khách đến làm việc, liên hệ công tác, liên hệ với bộ phận liên quan tiếp nhận.
- Quản lý phòng họp, check lịch họp qua calender để sắp xếp phòng theo yêu cầu.
- Đặt vé máy bay và phòng khách sạn cho cán bộ nhân viên đi công tác theo lịch được phê duyệt. Hoàn thiện đầy đủ các chứng từ để thanh quyết toán theo đúng quy định.
- Mua đồ thực phẩm, đồ uống phục vụ nhân viên theo mức đã được phê duyệt hàng tháng.
- Quản lý thực hiện các hợp đồng giữ xe. Quản lý đăng ký thẻ xe cho nhân viên mới, báo huỷ thẻ xe đối với nhân viên nghỉ việc/nghỉ thai sản, tránh trường hợp bỏ sót làm phát sinh chi phí, tư vấn các phương án giữ xe nhằm đảm bảo an toàn cho cán bộ nhân viên.
- Nhận các bảng kê, hoá đơn tiền điện, nước, điện thoại, internet, phí thuê mặt bằng làm việc tại tầng 24 và kho tại tầng 2, phí gửi xe hàng tháng, đối chiếu thực tế với bảng theo dõi hàng tháng, tiến hành làm thanh quyết toán theo đúng thời hạn.
- Theo dõi chi tiết số lượng xe gởi hàng tháng, đối chiếu với bảng kê hàng tháng từ Ban quản trị toà nhà Icon4 để thanh quyết toán.
- Kết hợp với bên dịch vụ theo dõi việc chăm sóc cây xanh hàng ngày, thanh toán dịch vụ cây xanh và dịch vụ dọn dẹp vệ sinh văn phòng với nhà cung cấp.
- Chốt công tơ điện hàng tháng của VP JVC Hà nội.
- Chấm công bộ phận, tham gia tổ chức các chương trình, sự kiện chung của JVC.
- Hỗ trợ trưởng bộ phận trong việc tổng hợp các báo cáo số liệu liên quan đến hoạt động của bộ phận.
