Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận:
Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới vào hệ thống kế toán đối với các khách hàng mới
Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng
Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi
Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
Xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
Kiểm tra công nợ:
Khách hàng mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký, kiểm tra về số lượng hàng, chủng loại hàng hoá, phụ kiện đi kèm, giá bán, thời hạn thanh toán.
Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn
Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng.
Khách hàng mua hàng theo từng đề nghị và dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.
Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.
Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ
Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty
Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty
Kiểm tra báo cáo công nợ trên hệ thống kế toán
Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
Lập thông báo thanh toán công nợ
Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.
Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
Công nợ tạm ứng của nhân viên công ty/CN:
Hàng tuần, thông báo danh sách tạm ứng chung và danh sách tạm ứng từng lần đến từng đối tượng, bộ phận;
Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận;
Cuối năm, xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng nhân viên, bộ phận;
Công nợ khác:
Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận nợ các khoản công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng bộ phận.
Phần phải thu, phải trả khác: theo dõi và nhắc thanh toán khi có phát sinh.
Lập báo cáo định kỳ tuần, tháng, năm theo yêu cầu của Cấp quản lý trực tiếp và Ban Giám Đốc.
