Nhiệm vụ cập nhật và kiểm tra doanh thu. Kiểm toán doanh thu phòng:
Tính toán và kiểm tra các khoản tiền hoa hồng phải thanh toán cho các đại lý du lịch từng tháng, theo chính sách áp dụng của công ty từng thời kỳ theo hợp đồng.
Đảm bảo việc doanh thu được tách từ các package theo đúng doanh thu phát sinh tại các bộ phận.
Kiểm tra, xử lý các thường hợp bất thường trong báo cáo biến động giá phòng (Rate variance), báo cáo chênh lệch giữa phòng khách thực ở từ Bộ phần buồng phòng với phòng khách thu được tiền của Lễ tân (Housekeeping discrepancy Report).
Kiểm tra danh sách các phòng: House- use, complimentary, FOC, out of order, no show, cancel ,…
Kiểm tra phiếu đặt phòng đã được ghi nhận đúng và đầy đủ chưa, gồm: Giá phòng, giảm giá, chiết khấu,…tuân thủ theo bảng giá công bố hoặc hợp đồng hoặc được phê duyệt cho những trường hợp đặc biệt.
Kiểm toán doanh thu F&B:
Đảm bảo các giao dịch từ các outlet: nhà hàng, spa, gift shop,…được cashier cập nhật vào hệ thống.
Kiểm tra doanh thu, tính giá, phí dịch vụ F&B, phòng họp, đặt tiệc, khách đoàn,… theo đúng hợp đồng.
heck bill từ thu ngân gửi lên hàng ngày
Kiểm tra đảm bảo toàn bộ chi phí nội bộ và hóa đơn tiếp khách đều được phê duyệt.
Tập hợp danh sách hóa đơn nhà hàng bị hủy bỏ (Void Check), các hóa đơn chưa đóng để báo cáo.
In báo cáo chi tiết về sử dụng dịch vụ nội bộ trên hệ thống POS đối chiếu với các hóa đơn được thu ngân nhà hàng gửi về. Đảm bảo có phê duyệt đúng thẩm quyền, ghi rõ lý do tiếp khách.
Kiểm toán doanh thu khác:
Kiểm tra việc nhập các bảng giá dịch vụ từ menu vào phần mềm bán hàng POS, đảm bảo bảng giá sử dụng trong hệ thống là đúng với bảng giá đã được phê duyệt.
Kiểm tra bảng báo cáo thu tiền mặt, thẻ tín dụng phát sinh của ngày hôm trước và đối chiếu với tiền thực thu của thủ quỹ.
Tham gia kiểm quỹ tiền mặt đột xuất và hàng ngày với thủ quỹ và các quỹ ở thu ngân trong khách sạn.
Kiểm tra việc đồng bộ doanh thu của Smile- ERP.
Cấp voucher và theo dõi doanh số, check tiền về voucher event.
Giải quyết các công việc phát sinh (cashier post bill sai, cashier nộp thiếu bill,…)
Kiểm tra và lập báo cáo cho các khoản giảm trừ doanh thu (rebate), điều chỉnh thanh toán hàng ngày cho các dịch vụ phát sinh tại khách sạn đảm bảo các giao dịch này được phê duyệt.
Kiểm tra doanh thu phát sinh để đối chiếu các khoản chi phí phải trả cho các đối tác có hợp đồng cung cấp dịch vụ để đảm bảo các khoản phát sinh chi phí liên quan có doanh thu(thuê xe vận chuyển khách, các dịch vụ tour, lặn, hướng dẫn viên,… thuê ngoài).
Tổng hợp đối chiếu các chứng từ gốc, phiếu khuyến mại miễn phí phát sinh với phần hạch toán trên hệ thống.
Nhiệm vụ Quản lý hóa đơn và thuế liên quan.
Thực hiện xuất hóa đơn cho khách, hủy, điều chỉnh hóa đơn.
Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và chuyển cho kế toán tổng hợp đúng thời hạn.
Thực hiện cập nhật và theo dõi các loại thuế đang áp dụng cho khách sạn như: thuế vat đầu ra, thuế tiêu thụ đặc biệt, bảng kê thuế nhà thầu.
Kiểm tra việc in, xuất, hủy, điều chỉnh hóa đơn do thu ngân lập, là đầu mối làm việc với phòng ấn chỉ thuế để làm các thủ tục đặt in, đưa vào sử dụng hóa đơn,…
Nhiệm vụ Báo cáo, đóng sổ kế toán.
Lập báo cáo doanh thu hàng ngày (Daily Revenue Report- DRR).
Thực hiện các báo cáo liên quan đến các bộ phận khác như: Kinh doanh, đặt phòng,…
Kiểm tra bút toán định khoản doanh thu, phí hoa hồng, giảm trừ doanh thu, chuyển kế toán tổng hợp kiểm tra và ghi nhận hàng ngày.
Công việc khác
Thực hiện theo sự phân công khác của kế toán trưởng.
Tham dự các cuộc họp khi được yêu cầu.
Lưu trữ hồ sơ thanh toán khoa học, gọn gàng, đảm bảo dễ tra cứu.
Phân tích xu hướng, mối quan hệ giữa tỷ lệ phòng, doanh thu, lượng khách dùng dịch vụ nhà hàng, điện thoại, giặt là,… trợ giúp cho kế toán trưởng trong việc lập một số báo cáo đặc thù.
