CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CÓ QUAN HỆ LÀM VIỆC
Nội bộ:
· Phòng Kinh doanh (Online & Offline): Cập nhật tồn kho khả dụng (Available stock) để chốt đơn, xử lý đơn hàng đổi trả.
· Bộ phận Giao nhận (Logistics): Kiểm soát hàng xuất lên xe, chứng từ đi đường.
· Thủ kho & Phụ kho: Phối hợp kiểm đếm, đối chiếu số liệu hàng ngày (quan hệ vừa hợp tác vừa giám sát chéo).
· Phòng Mua hàng: Xác nhận đơn hàng nhập, quy cách, chất lượng hàng về.
Bên ngoài:
· Cơ quan thuế/Kiểm toán: Giải trình số liệu tồn kho, định mức hao hụt khi có yêu cầu (thông qua Kế toán trưởng).
· Nhà cung cấp: Đối chiếu công nợ, số lượng giao nhận thực tế so với hóa đơn.
CÁC ĐẦU CÔNG VIỆC KẾ TOÁN CHỦ YẾU CẦN THỰC HIỆN
Kiểm soát Nhập kho:
· Hạch toán phiếu nhập kho vào phần mềm ngay tại thời điểm phát sinh.
· Trực tiếp cùng Thủ kho kiểm đếm số lượng, quy cách, ngoại quan hàng hóa nhập kho. Lập biên bản nếu hàng hư hỏng, thiếu hụt.
· Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nhập mua (Hợp đồng, Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu giao hàng của NCC).
Kiểm soát Xuất kho:
· Giám sát quá trình xuất hàng lên xe, đảm bảo xuất đúng chủng loại (lô date, màu sắc- đặc biệt quan trọng với gạch ốp lát, sơn).
· Căn cứ vào Đơn đặt hàng/Phiếu yêu cầu xuất kho đã được duyệt, lập Phiếu xuất kho và Hóa đơn (nếu có).
· Kiểm soát chặt chẽ hàng xuất luân chuyển nội bộ giữa các kho (tránh mất hàng trên đường đi).
Quản lý Hàng tồn kho & Hàng trả lại:
· Lập báo cáo tuổi thọ hàng tồn kho (Aging report) để cảnh báo các mặt hàng VLXD dễ hỏng (xi măng đóng rắn, sơn hết date, sắt rỉ sét).
· Theo dõi nhập- xuất- tồn hàng ngày. Đối chiếu số liệu với Thủ kho vào cuối mỗi ngày làm việc (Sổ kho vs Thẻ kho).
· Kiểm soát hàng bán bị trả lại (từ kênh Online và Đại lý): Kiểm tra tình trạng hàng, lập phiếu nhập lại, báo cáo nguyên nhân trả hàng.
Kiểm kê và Báo cáo:
· Báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hao hụt định mức.
· Tổ chức kiểm kê định kỳ (tháng/quý) và đột xuất. Lập biên bản kiểm kê, giải trình chênh lệch thừa/thiếu.
TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Trách nhiệm:
· Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời của số liệu báo cáo gửi Kế toán trưởng.
· Bảo mật thông tin về giá vốn và nguồn hàng của công ty.
· Chịu trách nhiệm bồi thường nếu để xảy ra thất thoát do lơ là, không tuân thủ quy trình kiểm soát (ký khống, không kiểm đếm thực tế).
Quyền hạn:
· Quyền đình chỉ: Tạm dừng hoạt động xuất hàng nếu phát hiện dấu hiệu gian lận của thủ kho hoặc nhân viên giao nhận và báo cáo ngay cho Kế toán trưởng.
· Đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình quản lý kho để giảm thiểu hao hụt.
· Quyền từ chối nhập/xuất: Nếu chứng từ không hợp lệ, không đủ chữ ký phê duyệt hoặc hàng hóa không đúng quy cách.
CÁC QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG
· Lương thỏa thuận theo năng lực + Thưởng hiệu quả công việc/Thưởng quyết toán thuế. (Thu nhập thực nhận từ 8 triệu đồng/ 1 tháng + Thưởng hiệu quả công việc).
· Đào tạo: Được Kế toán trưởng đào tạo trực tiếp về kỹ năng kiểm soát nội bộ, cập nhật kiến thức thuế và sử dụng phần mềm ERP.
· Lộ trình thăng tiến: Có cơ hội thăng tiến lên Kế toán Tổng hợp hoặc Trưởng bộ phận Kho vận.
· Phúc lợi: BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật; du lịch, thưởng lễ tết theo quy định công ty.
