Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho nhà hàng
• Lập ra list danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng được yêu cầu hàng hóa cần thu mua- Trình hồ sơ về các thông tin liên quan đến nhà cung cấp để quản lý nhà hàng xem xét và phê duyệt
• Lưu hồ sơ đánh giá nhà cung cấp theo quy định
• Thường xuyên theo dõi để đánh giá, cập nhật nhà cung cấp đạt chuẩn theo yêu cầu
• Thực hiện tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu mới cho nhà hàng theo tiêu chuẩn: giá tốt- chất lượng hàng hóa đảm bảo- thời gian giao hàng nhanh- có dịch vụ sau giao hàng,...
Khảo sát giá hàng hóa
• Chủ động liên lạc với nhà cung cấp liên quan để cập nhật đúng và đủ tình hình biến động giá của hàng hóa so với giá thị trường.
• Định kỳ theo quy định phối hợp với bộ phận Bếp, Nhà hàng, Khách sạn để kiểm soát chi phí tiến hành khảo sát giá các mặt hàng thường xuyên biến động về giá; lập báo cáo chi tiết trình quản lý
Thực hiện quy trình thu mua hàng hóa
• Liên lạc với nhà cung cấp để đặt các loại hàng hóa như rau, hải sản, thịt, đồ uống, đồ dùng khách sạn; làm đề nghị tạm ứng mua hàng.
• Gửi thông tin nhập hàng đến các bộ phận liên quan để thực hiện tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định
• Nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng và tổng hợp làm thanh toán cho kế toán tổng hợp.
• Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận có liên quan trong nhà hàng; kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với yêu cầu
• Thông báo cho Trưởng Bộ phận ngay lập tức nếu có sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng hàng hóa được giao
• Định kỳ hàng tháng phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa đánh giá các nhà cung cấp; lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp; báo cáo cho cấp trên nếu xảy ra vấn đề phát sinh hay những thay đổi thích hợp.
• Nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan trong nhà hàng có xác nhận của Giám đốc; phân tích, xác định rõ yêu cầu và nhu cầu thu mua, gồm: chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số kỹ thuật khác để lập kế hoạch thu mua và lên đơn hàng
Trực tiếp thu mua những mặt hàng phát sinh
• Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp đi mua các mặt hàng ngoài khi không tìm được nhà cung cấp phù hợp hoặc nhà cung cung không giao hàng
Các công việc khác
• Chịu trách nhiệm kiểm soát các biên lai hàng hóa bằng cách nhập tên nhà cung cấp và số, ngày nhận hàng cùng lượng hàng vào Sổ tiếp nhận
• Theo dõi giá bán và lượng tồn kho của một số loại nguyên liệu đặc thù và báo cáo, tư vấn cho Trưởng bộ phận cho phép đặt hàng
• Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên
