Nếu thanh toán bằng tiền mặt để trả cho nhà phân phối, kế toán sẽ lập phiếu chi rồi ghi sổ quỹ tiền mặt cũng như các tài khoản liên quan.
Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán lập ủy nhiệm chi trình lên kế toán trưởng duyệt, rồi trình lên lãnh đạo và gửi đến ngân hàng để thanh toán.
Lập các văn bản, chứng từ, các báo cáo phù hợp để phục vụ cho mục đích mua hàng hiệu quả: kế toán mua hàng sẽ trực tiếp phối hợp với kế toán công nợ để xem xét lại các số liệu phát sinh. Lập các báo cáo nhập – xuất – tồn.
Rà soát kĩ lưỡng các chứng từ, hợp đồng, hóa đơn… mua hàng, tiến hành hạch toán trên phần mềm kế toán
Ghi sổ kế toán và hoàn thiện chứng từ liên quan
Sau khi tạo lập phiếu nhập kho, kế toán mua hàng ghi số lượng hàng hóa vào sổ chi tiết hàng hóa và thẻ kho.
Kiểm tra hóa đơn có ghi chính xác, đầy đủ các thông tin cần có như ngày tháng năm lập hóa đơn không, có ghi đúng số tiền và đơn vị tiền dùng để thanh toán không, nội dung hàng hóa có đúng không, và đặc biệt là kiểm tra chữ kí và con dấu xác nhận của bên phân phối.
Thực hiện việc theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình mua hàng – hành trình đơn hàng để hoàn thành tốt kế hoạch mua hàng theo đúng tiến độ do công ty quy định.
Tạo lập phiếu nhập kho hàng hóa
Ghi thẻ kho số hàng hóa mua về.
Nếu chưa thanh toán tiền hàng, kế toán ghi sổ công nợ để đối chiếu và theo dõi.
Ghi chép, theo dõi, kiểm định và giám sát số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng như quy cách, chủng loại hàng hóa và thời điểm mua hàng (thời điểm mua hàng là mua – thanh toán tiền ngay và mua – thanh toán tiền sau. Bắt đầu từ sau khi hai bên mua và bán giao nhận hàng thì được tính là thời điểm mua hàng)
Theo dõi, quan sát và phản ánh kịp thời nếu có bất kì vấn đề gì xảy ra với nguồn hàng, bên cung cấp – phân phối hàng, giám sát tình trạng thanh toán của từng đơn để có thể ghi lại kịp thời.
Chịu trách nhiệm kết quả kiểm kê, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi sổ theo quy cách.
Kiểm kê kĩ số lượng và chất lượng hàng hóa đã nhận
Tiến hành làm thủ tục thanh toán
Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời lên các cấp lãnh đạo của công ty để giải quyết hợp lý, kịp thời nhất.
