Nhiệm vụ:
Thực hiện công tác lễ tân
- Đón tiếp, hướng dẫn, giới thiệu khách đến làm việc, tiếp nước
- Theo dõi, tổng hợp công làm việc hàng tháng cho toàn bộ Công ty
- Thực hiện các phần việc được phân công khi tham gia các sự kiện, các dự án (nếu có)
- Nghe và chuyển điện thoại theo yêu cầu
- Hỗ trợ các công tác quản lý, bảo trì, sửa chữa Tòa nhà làm việc của Công ty khi cần thiết
Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ...
- Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ. Thực hiện kiểm kê và báo cáo cho quản lý trực tiếp hàng tháng. Lên kế hoạch và lập yêu cầu mua hàng
- Nhận hàng, theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ theo định mức mà Công ty quy định
Hỗ trợ Văn thư
- Cung cấp các tài liệu lưu tại Văn thư cho các cá nhân, phòng ban khi có yêu cầu để phục vụ công việc
- Quản lý công văn, tài liệu đến- đi
- Soạn thảo văn bản, Photo, scan tài liệu của Công ty khi được yêu cầu
- Lưu trữ, bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu của Công ty được lưu tại Văn thư
- Các công việc khác của Văn thư được cấp trên yêu cầu
Công tác hành chính
- Chuẩn bị phòng họp, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc họp
- Thực hiện các thủ tục hành chính phục vụ cho CBNV đi công tác (điều xe, đặt vé máy bay, phòng ở, làm visa, viết giấy giới thiệu...)
Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên và yêu cầu công việc
Quyền hạn:
Từ chối cung cấp tài liệu nếu nhận thấy yêu cầu sai mục đích/chưa được cấp trên phê duyệt hoặc có biểu hiện tiêu cực
Có quyền báo cáo vượt cấp nếu thấy cần thiết vì lợi ích chung của Công ty
Tham gia, góp ý với các cá nhân khác trong phòng và Công ty với mục đích nâng cao hiệu quả công việc của cá nhân đó cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của toàn Công ty
Trách nhiệm:
Nghe điện thoại, đón, hướng dẫn khách lịch sự, nhẹ nhàng, chu đáo, chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách đến Công ty
Thường xuyên trau dồi kiến thức chuyên môn, kiến thức về quản lý nhằm phát triển bản thân. Tìm hiểu, nghiên cứu các phương pháp làm việc khoa học, cải tiến, nâng cao hiệu quả công việc
Đảm bảo vệ sinh tại khu vực làm việc và phòng họp
Tuân thủ tuyệt đối mọi quy định của Công ty, quy định của pháp luật và sự điều hành của cấp quản lý trực tiếp
Chịu trách nhiệm trước người quản lý trực tiếp về những công việc theo chức năng, nhiệm vụ và công việc được giao
Chịu trách nhiệm trong việc bảo mật tuyệt đối các thông tin, tài liệu bảo mật của Công ty.
