- Giữ gìn khu vực lễ tân sạch sẽ, tuân thủ các quy tắc và quy định của Công ty;
- Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi;
- Nhận- gửi bưu phẩm, thư từ, fax của khách;
- Kiểm tra đúng tên, đúng mặt trong CMT và hộ chiếu của khách,đảm bảo visa chưa hết hạn, nếu không kiểm tra kỹ xảy ra việc khách dùng CMT và Hộ chiếu giả, cư trú trái phép khi visa đã hết hạn thì sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật
- Nhận báo thức khách theo yêu cầu;
- Hướng dẫn khách tham quan Khu văn phòng và Căn hộ cho thuê.
- Kiểm tra e- mail đặt phòng của khách và xác nhận đặt phòng trên phần mềm
- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách;
- Chào hỏi và đón tiếp khách hàng, đối tác;
- Trả lời những e- mail khách gửi tới
- Giữ hộ chìa khóa khi khách có nhu cầu ra ngoài;
- Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn khiếu nại của khách;
- Tư vấn cho khách các gói dịch vụ của Công ty gồm: dịch vụ ẩm thực, dịch vụ văn phòng…
- Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày;
- Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách;
- Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, tàu hỏa, đặt phòng khách sạn ở điểm đến kế tiếp… và xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi cần thiết;
- Thông báo với khách ở các phòng Dualkeys có camera chỉ giám sát an ninh ở cửa, trong phòng không có camera
- Thực hiện khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ khách
- Lưu giữ thông tin, hồ sơ của khách hàng, đối tác quan trọng
- Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi của khách hàng, đối tác;
- Thực hiện thủ tục check- in cho khách theo đúng quy trình và Tiêu chuẩn được ban hành;
- Phụ trách an toàn của văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm tra người ra/vào thông qua bàn lễ tân (theo dõi sổ nhật ký, làm thủ tục làm vân tay cho khách);
- Nhiệt tình cung cấp cho khách các thông tin cần thiết: sự kiện diễn ra tại địa phương; các điểm đến tham quan …;
- Đưa khách đọc và ký vào nội quy sử dụng căn hộ
- Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý, thực hiện các công việc chung.
