Quản lý tài sản: theo dõi, quản lý các vật dụng trong khu vực lễ tân (tài liệu, chìa khóa,…); giám sát hoạt động trong khu vực lễ tân và đảm bảo an toàn cho khách.
Phối hợp với bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu, phàn nàn- khiếu nại của khách.
Cung cấp cho khách các thông tin cần thiết: sự kiện lễ hội, các điểm tham quan, ẩm thực, địa chỉ ngân hàng,…
Cập nhật thông tin lên hệ thống Phần mềm quản lý khách sạn. Đối xứng thông tin với các mẫu đơn đã viết tay trước đó.
Luôn đảm bảo khu vực làm việc luôn đầy đủ các công cụ và trang thiết bị cần thiết phục vụ công việc.
Thực hiện quy trình check- out theo tiêu chuẩn khách sạn
Nhận báo thức khách theo yêu cầu.
Thực hiện các công việc sau khi khách check- out: cập nhật tình trạng phòng trên hệ thống, lưu hồ sơ khách hàng, thông báo bộ phận HK dọn dẹp những bẩn và chuẩn bị làm những phòng mới để chuẩn bị đón khách vào ngày hôm sau,…
Thực hiện quy trình check- in theo tiêu chuẩn của khách sạn
Công việc cuối ca: lưu các thông tin quan trọng xảy ra trong ca làm việc, yêu cầu cần thực hiện cho khách vào sổ bàn giao công việc; ghi các thông tin khách yêu cầu vào giấy ghi chú và dán ở nơi dễ thấy để nhân viên ca sau thực hiện; bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc, tiền quỹ cho lễ tân ca sau.
Hỗ trợ các bộ phận khác khi thiếu nhân sự: Dọn dẹp, lau dọn các khu vực sảnh chính và hành lang khi nhân viên PA đã tan ca. Đối với nhân viên lễ tân ca đêm cần được đào tạo làm phòng đề phòng trường hợp khách yêu cầu dọn phòng vào ban đêm.
Dựa vào bảng danh sách đặt phòng hàng ngày, nắm bắt các thông tin cần thiết về số lượng khách đến trong ngày, liên hệ với bộ phận buồng phòng để đảm bảo các phòng đã sẵn sàng, chú ý những phòng có yêu cầu đặc biệt: honey moon, phòng khách VIP,…
Vệ sinh khu vực làm việc, quầy lễ tân trước, trong và chuẩn bị kết thúc ca làm việc.
Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến công việc hợp lý, khoa học.
Giữ hộ thẻ phòng khi khách có nhu cầu ra ngoài.
Bảo quản tiền và tư trang khi khách gửi.
Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách.
Gần đến giờ check- out, nhân viên lễ tân liên lạc với các bộ phận trong khách sạn nhận liên phiếu sử dụng dịch vụ của khách để ghi nhận thông tin vào hồ sơ thanh toán.
Sắp xếp CMT/ CCCD/ Passport của khách theo đúng thứ tự phòng, thực hiện việc đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm cho khách.
Nhận- gửi bưu phẩm, thư từ, fax của khách.
Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
