Trách nhiệm chính của lễ tân khách sạn là nhận đặt phòng, làm thủ tục check in, check out, trả lời các câu hỏi liên quan đến tiện nghi khách sạn, tạo và theo dõi chìa khóa phòng của khách, khai báo tạm trú cho khách,Chi tiết như sau:
Thực hiện thủ tục khai báo tạm trú
- Kiểm tra danh sách khách lưu trú trong ngày,
xác nhận chính xác có bao nhiêu khách Việt – bao nhiêu khách là người nước ngoài – bao nhiêu vợ chồng – khách nam – khách nữ – tổng số khách lưu trú.
- Thực hiện thủ tục khai báo tạm trú cho khách qua Internet với cơ quan chức năng địa phương.
Thực hiện công việc
- Thực hiện và hoàn thành các công việc tồn đọng từ ca trước.
- Tiếp nhận, trả lời và xử lý tất cả các cuộc gọi đến bộ phận lễ tân.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng các yêu cầu; trả lời các thắc mắc; giải quyết phàn nàn của khách lưu trú.
- Giám sát khu vực sảnh, đảm bảo các vấn đề an ninh – an toàn của khách sạn, nếu phát hiện có vấn đề khả nghi, nhanh chóng báo cáo nhân viên an ninh.
- Xử lý các vấn đề, sự cố phát sinh trong ca làm việc.
Thực hiện Check- in, Check- out
- Kiểm tra danh sách khách cần Check- in, Check- out muộn để chuẩn bị các thủ tục, hồ sơ cần thiết.
- Chào đón, giới thiệu phòng phù hợp cho khách Walk- in.
- Thực hiện quy trình Check- in, Check- out cho khách theo đúng quy định của khách sạn.
Xử lý báo thức cho khách
- Kiểm tra các yêu cầu báo thức được ghi nhận từ các ca trước.
- Tiếp nhận các yêu cầu báo thức mới của khách được ghi nhận trong ca, đảm bảo chính xác các thông tin về thời gian, số phòng.
- Cài đặt giờ báo thức cho khách.
- Đến giờ báo thức, thực hiện quy trình gọi báo thức khách theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của khách sạn.
- Nếu gọi bằng điện thoại mà khách không bắt máy, nhờ nhân viên khác hỗ trợ đến phòng gọi khách dậy.
Các công việc khác
- Kiểm tra danh sách khách cần di chuyển sớm trong ngày để thực hiện các kế hoạch du lịch, công việc… Xác nhận, đôn đốc việc thực hiện “bữa sáng mang theo” cho khách nếu khách yêu cầu.
- Tổng kết – bàn giao số tiền thu được trong ca làm việc cho nhân viên chuyên trách của khách sạn.
- Phối hợp với tổ lái xe/ bellman chuẩn bị xe hoặc gọi taxi cho khách.
- Phối hợp cung cấp các số liệu, chứng từ cần thiết cho kiểm toán đêm.
- Ghi chép các công việc tồn đọng, các yêu cầu – lưu ý của khách vào sổ giao ca để lễ tân ca sáng thực hiện.
- Cuối ca, bàn giao công việc lại cho nhân viên lễ tân ca sáng trước khi ra về.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
