- Quản lý hồ sơ khách hàng, phối hợp với các phòng ban để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
- Chăm sóc khách hàng và giải đáp mọi thắc mắc từ Khách hàng.
- Đón tiếp khách hàng một cách chu đáo cũng như theo dõi lịch trình điều trị của khách hàng. Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo lịch điều trị của khách hàng.
- Thông qua điện thoại: tìm hiểu nhu cầu và sự quan tâm của khách hàng, giải đáp các câu hỏi, cung cấp thông tin về sản phẩm/ dịch vụ của Phòng khám nhằm mời gọi nguồn lực khách hàng hiện tại đã sử dụng dịch vụ tại Phòng khám. Phát triển khách hàng tiềm năng. Thực hiện các quy trình bán hàng.
CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG (40%)
- Khách hàng cũ:
+ Thực hiện chỉnh chu quy trình chào đón bệnh nhân: Tiếp đón hướng dẫn bệnh nhân khi đến nha khoa. Kiểm tra lại thông tin từ Bác sĩ/ phụ tá sau khi điều trị cho bệnh nhân xong để hướng dẫn lại cho bệnh nhân một cách cụ thể.
+ Theo dõi tiến trình thanh toán của Khách hàng & nhắc nhở khách hàng khi đến thời hạn thanh toán mới.
+ Kiểm tra lịch của khách hàng đang điều trị tại phòng khám, gọi điện thoại/ nhắn tin cho khách hàng về lịch khám đã đặt hoặc có bất kì sự thay đổi lịch từ phía khách hàng. Cập nhật thông tin cho các phòng ban nội bộ nếu có sự thay đổi nào từ phía khách hàng. Chuẩn bị hồ sơ khách hàng đến điều trị trong ngày.
Khách hàng mới:
+ Chuẩn bị sẵn kế hoạch điều trị, toa thuốc, phiếu thu (nếu có) cho bệnh nhân sau khi nghe Bác Sĩ tư vấn và điều trị xong.
+ Sau khi chụp phim xong sẽ lưu trữ phim của bệnh nhân vào file Pano và gửi lên hệ thống nội bộ để các Bác Sĩ cùng theo dõi.
+ Lấy thông tin bệnh nhân để làm hồ sơ khám bệnh, chụp phim cho khách, sắp xếp Bác sĩ cho phù hợp theo lịch làm việc của Bác sĩ.
- Quản lý hồ sơ bệnh nhân một cách hiệu quả nhất: luôn ghi nhận thông tin và lưu trữ hồ sơ bệnh nhân đầy đủ. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ điều trị bệnh nhân và mẫu Labo trong ngày cho phòng điều trị Hồ sơ bệnh nhân luôn phải bảo mật thông tin khách hàng một cách tuyệt đối.
Các công việc khác:
+ Theo dõi lịch giao mẫu của Labo đảm bảo tiến trinh điều trị cho Khách hàng.
+ Nhắn tin hoặc gọi điện để nhắc hẹn cho các bệnh nhân có hẹn trong ngày tiếp theo, và hỏi thăm sức khỏe của những bệnh nhân mới được điều trị.
+ Tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng và giải đáp các thắc mắc của khách hàng.
+ Sắp xếp lịch hẹn của khách hàng một cách khoa học nhất dựa trên lịch làm việc của các Bác sĩ.
+ Kiểm tra doanh thu, chốt doanh thu từng Bác sĩ và kết sổ theo ngày/ tháng.
+ Trực quầy lễ tân và giữ cho khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, gọn gàng.
+ Luôn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đáp ứng nhanh, xử lý tốt khiếu nại khách hàng,
TELESALES (40%)
- Tìm kiếm nguồn khách hàng mới và gọi điện thoại cho các khách hàng để giới thiệu và thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ của nha khoa.
- Chuẩn bị và lập báo cáo kết quả hoạt động theo tuần, quý, tháng và năm theo sự hướng dẫn từ cấp quản lý.
- Luôn nắm được sản phẩm, các gói dịch vụ, các chương trình của nha khoa để chăm sóc, giải đáp các thắc mắc, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ tại nha khoa thông qua tất cả cách kênh như điện thoại, fanpage, zalo, messenge…; tư vấn bệnh nhân trực tiếp tại phòng khám.
- Phản hồi, cập nhật chất lượng các chương trình của Bộ phận kinh Doanh, các chương trình Marketing để đảm bảo tính hiệu quả.
- Đưa ý kiến, đóng góp ý tưởng để nâng cao hiệu quả dịch vụ khách hàng, nâng cao hiệu quả Kinh Doanh.
- Quản lý, phân loại danh sách khách hàng hiện hữu & khách hàng cũ: Định kỳ chăm sóc và gọi điện hỏi thăm khách hàng, giới thiệu dịch vụ mới, các chương trinh phòng khám đang áp dụng và giới thiệu chương trình cho giới thiệu người thân…..
CÁC CÔNG VIỆC KHÁC (20%)
- Khả năng tìm kiếm thông tin về các sản phẩm của đối thủ để so sánh và đánh giá ưu nhược điểm của sản phẩm mình, đề xuất đến Ban giám đốc.
- Theo dõi và cập nhật liên tục các chính sách, chương trình khuyến mãi, và thông tin mới nhất về sản phẩm, sau đó chia sẻ thông qua các kênh truyền thông xã hội.
- Tương tác và phối hợp với các bộ phận/ phòng ban để đạt được các mục tiêu kinh doanh đã được đề ra, giải quyết các vấn đề khác và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
