Mục tiêu công việc:
Nhân viên chứng từ hàng xuất chịu trách nhiệm chuẩn bị và xử lý toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu. Công việc nhằm đảm bảo chứng từ chính xác, đúng thời hạn, tuân thủ yêu cầu của hãng tàu và khách hàng, đồng thời hỗ trợ các hoạt động tài chính như lập hóa đơn, thu tiền, lưu trữ dữ liệu và theo dõi doanh thu – chi phí.
Nhiệm vụ chính bao gồm:
Gửi Shipping Instruction (S/I) cho hãng tàu: Tổng hợp đầy đủ thông tin và gửi S/I đúng hạn theo yêu cầu của hãng tàu, đảm bảo không bị trễ cut- off.
Theo dõi công nợ: Hỗ trợ theo dõi một phần công nợ với khách hàng và nhà cung cấp; phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo dòng tiền đúng tiến độ.
Lưu trữ chứng từ và cập nhật hệ thống công ty: Scan và upload đầy đủ các chứng từ lên hệ thống nội bộ nhằm đảm bảo dễ dàng tra cứu, đồng thời phục vụ cho mục đích kế toán và hậu kiểm.
Kiểm tra bản nháp vận đơn (Draft B/L): Nhận draft từ hãng tàu, kiểm tra kỹ nội dung và phản hồi chỉnh sửa nếu có sai sót trước khi phát hành bản chính thức.
Kiểm tra file cuối tháng: Cuối mỗi tháng, kiểm tra lại từng lô hàng trong hệ thống để đảm bảo đã nhập đầy đủ doanh thu và chi phí liên quan.
Liên hệ khách hàng để lấy thông tin làm bill: Nhận thông tin chi tiết về lô hàng như tên hàng, số lượng, người gửi/người nhận, mã HS, invoice, packing list... để chuẩn bị vận đơn chính xác.
Gửi pre- alert cho đại lý hoặc khách hàng: Chuẩn bị bộ chứng từ (B/L, invoice, packing list, House / Master nếu có) và gửi cho đại lý/khách hàng trước khi hàng đến để họ chuẩn bị thủ tục nhận hàng.
Lập Debit Note và gửi cho khách hàng: Tổng hợp các chi phí liên quan đến lô hàng, lập debit note và gửi cho khách, đồng thời theo dõi xác nhận và thời hạn thanh toán.
Nhận và kiểm tra hóa đơn từ Vendor và làm đề nghị thanh toán : Tiếp nhận hóa đơn đầu vào từ các nhà cung cấp dịch vụ như hãng tàu, hãng bay, vận tải nội địa... và kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu với booking đã làm. Rồi tiến hành đề nghị thanh toán cho vendor / hang theo thời hạn đã thỏa thuận
Theo dõi việc thu tiền khách hàng: Phối hợp với bộ phận kế toán để kiểm tra tình trạng thanh toán và nhắc khách nếu cần thiết.
