Mục đích:
Để phục vụ khách hàng bằng cách chịu trách nhiệm quản lý quan hệ thương mại cho một nhóm khách hàng xác định và chủ động liên lạc với các phòng ban khác trong Công ty (phòng bán hàng, cung ứng, nhà máy Gò Dầu & Hải Phòng; v.v.) để đảm bảo rằng đầy đủ các dịch vụ của Công ty được triển khai phù hợp với các nhóm khách hàng
DETAILED RESPONSIBILITIES / CHI TIẾT CÔNG VIỆC:
Trách nhiệm của Điều phối Quan hệ Khách hàng
Lưu trữ tất cả các thỏa thuận bán hàng, Giấy phép kinh doanh và Bảo lãnh ngân hàng và tất cả các loại tài liệu khác nhằm mục đích gia hạn.
Hiểu và áp dụng các chính sách HSSE liên quan đến môi trường và vai trò của chính mình.
Gửi email yêu cầu phát hành cho đơn đặt hàng Bán hàng của Khách hàng dựa trên Thủ tục tín dụng
Chủ động liên lạc với Chuyên viên kinh doanh để đảm bảo các vấn đề tín dụng được giải quyết với sự hỗ trợ từ tổ chức tín dụng khi thích hợp, các quy trình phải thu diễn ra suôn sẻ và các khoản thanh toán quá hạn được thu một cách hiệu quả mà không gây tổn hại cho mối quan hệ khách hàng. CRC cùng với chuyên viên kinh doanh trong quá trình thu hồi tiền mặt gửi thông báo đến hạn cho khách hàng, theo dõi ngày đến hạn và nhắc nhở khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn và theo dõi các khoản nợ xấu.
Có kiến thức phù hợp về Hệ thống quản lý HSSE và tuân thủ các mục tiêu HSSE của doanh nghiệp và quốc gia.
Phối hợp với Logistic để có được lịch trình vận chuyển và thông báo cho khách hàng để đặt hàng. Kiểm tra / trả lời khách hàng về thời gian giao hàng và thông báo cho khách hàng nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào.
Thành lập một Nhóm khách hàng hoạt động tốt cùng với chuyên viên bán hàng để quản lý chi phí so với mức độ dịch vụ trong khi đạt được mức độ hài lòng của khách hàng mong muốn.
Xử lý khiếu nại của khách hàng: ghi lại, phân tích và đóng tất cả các khiếu nại của khách hàng theo quy trình;
Đảm bảo dữ liệu chính của khách hàng được cập nhật, cả trong hệ thống và trong hồ sơ. Đảm bảo rằng các yêu cầu kiểm soát, pháp lý và tài chính được đáp ứng và bằng chứng/ủy quyền được lưu giữ an toàn và nghiêm ngặt cho mục đích kiểm toán.
Đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính của khách hàng để xử lý đơn đặt hàng của khách hàng một cách hiệu quả và giải quyết mọi thắc mắc hoặc khiếu nại của khách hàng. Điều này bao gồm nắm bắt đơn đặt hàng, tiến trình, sửa đổi đơn hàng, lập hóa đơn, thu tiền mặt, quản lý khiếu nại và các vấn đề thuế gián thu.
Xây dựng và duy trì sự thân mật của khách hàng, chủ yếu qua điện thoại. Cung cấp các dịch vụ khác biệt cho khách hàng được phân khúc.
Phối hợp với tất cả các bộ phận liên quan để giải quyết khiếu nại của khách hàng, đưa ra các hành động phòng ngừa và hành động khắc phục phù hợp.
Tham gia tích cực vào việc đóng góp vào việc chia sẻ thực tiễn tốt nhất trong các trung tâm khách hàng; đồng thời là một cầu thủ đồng đội và có khả năng tổ chức và phát triển bản thân một cách hợp lý.
Quản lý thanh toán của khách hàng
Cập nhật danh sách khách hàng đã quá hạn > 10 ngày cho đội ngũ bán hàng hàng tuần để họ có thể theo đuổi thanh toán của khách hàng.
Hỗ trợ Nhân viên kinh doanh theo đuổi việc thanh toán của khách hàng đúng hạn: gửi thông báo đến hạn số dư cho khách hàng, theo dõi ngày đến hạn và nhắc nhở khách hàng thanh toán trước hạn và theo đuổi các khoản nợ xấu.
Kiểm soát dư nợ vượt hạn mức tín dụng để đạt tỷ lệ quá hạn & DSO so với chỉ tiêu phù hợp với đối tác Account Executive.
Nhiệm vụ khác
Tiến hành khảo sát khách hàng hàng năm.
Chuẩn bị và gửi tồn kho kiểm soát hàng tuần cho nhóm bán hàng
Chuẩn bị và thu thập tất cả các Thẻ kiểm soát kinh doanh hóa chất độc hại đã ký hàng quý.
Kiểm tra hàng tồn kho thực tế so với đơn đặt hàng của khách hàng để đảm bảo hàng hóa có sẵn cho khách hàng
Đảm bảo hoàn thành các hoạt động chốt sổ cuối tháng kịp thời, chính xác.
Theo dõi và nhắc nhở khách hàng và đội ngũ bán hàng về các đơn đặt hàng của khách hàng đang chờ xử lý lâu
Phối hợp với đội ngũ Tài chính về phát hành hóa đơn điện tử: gửi lại hóa đơn điện tử cho khách hàng nếu có nhu cầu, xử lý các chứng từ khác có liên quan đến việc hủy hóa đơn, phát hành lại hóa đơn hoặc sửa đổi hóa đơn
Xử lý chuyển giao sản phẩm nội bộ giữa kho và nhà máy.
Phối hợp với Bộ phận Tài chính để giải đáp và cung cấp hồ sơ yêu cầu cho kiểm toán viên bên ngoài
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Purpose:
To serve the customers by taking responsibility of commercial relationship management for a defined group of customers and proactively liaising with other functions within Company (Commercial team, Supply Chain, Go Dau & Hai Phong terminal; etc) to ensure that the full range of Company services are deployed in line with customer segmentation
DETAILED RESPONSIBILITIES:
Customer Relationship Co- ordinator’s responsibilities:
Co- ordinate with all related departments to solve customer complaints, provide the appropriate preventive actions and corrective actions
Act as the primary customer contact to process customer orders in an efficient and deal with any customer queries or complaints. This includes order capture, progression, order- amendments, invoicing, cash collection, managing complaints and indirect tax issues
Understand and applies HSSE policies which relate to own environment and role
Ensure customer master data is kept up to date, both in systems and in files. Make sure that control, legal and fiscal requirements are met and that evidence/authorisations are kept safely and rigorously for audit purpose.
File all customers Sales Agreements, Business Licences and Bank Guarantees and all other types of documents requiring renewal.
Take an active part in contributing to best practice sharing within customer centers; at the same time being a team- player and capable of properly organize and develop him- /herself
Build and maintain customer intimacy, mainly by telephone. Provide differentiated services to segmented customers
Pro- actively liaise with the Sales Executive to ensure credit issues are resolved with support from the credit organization as appropriate, receivables processes run smoothly, and overdue payments are collected effectively without jeopardizing customer relationship. The CRC has joint ownership with the Sales Executive for the cash collection process by sending balance due notice to customers, monitor the due date and remind customer payments before due date and chase up bad debts.
Have proper knowledge of HSSE Management Systems and adhere to business and country HSSE goals
Coordinate to Logistic to get shipping schedule and inform customers for order placing. Check/ respond to customer on delivery time and keep customers informed if there is any delay
Form a well- functioning Customer Team together with the Sales Executive to manage costs versus service levels whilst achieving the desired level of customer satisfaction
Handle customer complaints: record, analyse and close all customer complaints follow the procedure
Send Release request email for Customer&039;s Sales order based on Credit Procedure.
Monitor customer payment:
Support Sales Executives in chasing customer’s payment on- time: sending balance due notice to customers, monitor the due date and remind customer payments before due date and chase up bad debts.
Update list of customers have overdue > 10 days to sales team weekly so that they could chase customer’s payment.
Control the outstanding that exceed credit limit to achieve percentage of overdue & DSO against target in line with Account Executive counterpart.
Others:
Cordinate with Finance team for E- invoice issuse: re- send e- invoices to customers if needed, handles other documents are related to cancel invoice, re- issued invoice or revised invoices
Prepare & send control stock weekly to sale team
Ensure the completion of month- end closing activities timely and accurately.
Monitor and remind customers and Sales team the long pending customer&039;s orders
Conduct annual customer survey.
Cordinate with Finance team to explain the questions and provide required documents to external auditors.
Prepare & collect all counter- signed Toxic Chemicals Trading Control Cards quarterly.
Handle internally transfer products between Warehouses and Terminals
Check actual stock vs customers&039; order in order to ensure the avaliable goods for customers
