Chuyên viên Dịch vụ Khách hàng thực hiện nhiệm vụ tiếp đón, hỗ trợ khách hàng đến khám, chữa bệnh theo tiêu chuẩn dịch vụ của phòng khám, phối hợp với các bộ phận chức năng, chuyên môn để đảm bảo đạt mục tiêu về chất lượng phục vụ khách hàng của phòng khám.
Chuẩn bị vị trí làm việc:
- Kiểm tra, sắp xếp bài trí khu vực làm việc, đảm bảo khu vực làm việc gọn gàng ngăn nắp để sẵn sàng phục vụ khách.
- Phối hợp với admin Dịch vụ khách hàng kiểm tra các hồ sơ khám bệnh đã được đặt hẹn trước, sẵn sàng trước giờ khách đến.
Tiếp đón khách hàng:
- Tiếp đón khách hàng đến khám bệnh tại các tầng, tiếp nhận và kiểm tra thông tin của khách hàng đến khám.
- Xin đánh giá khảo sát từ khách hàng và hướng dẫn khách hàng cài phần mềm PHR. Đảm bảo 100% khách hàng đều được hướng dẫn.
- Hướng dẫn khách hàng lên dùng bữa sáng/trưa và nghỉ ngơi tại tầng 10 phòng khám.
- Chăm sóc hướng dẫn khách hàng hoàn thành các chỉ định, theo dõi và tổng kết các kết quả khám của khách hàng để tổng hợp về phòng khám ban đầu. Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục thanh toán và nhận lại hồ sơ khám bệnh.
Các công việc khác
- Chăm sóc 1:1 với các khách hàng khám gói Ningendock và các gói VIP.
- Gửi chuyển phát hồ sơ, thuốc, giấy tờ kết quả cho khách hàng.
- Phối hợp bộ phận Kế hoạch tổng hợp hoàn thiện hồ sơ khám đoàn. Chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra và theo dõi lịch khám của khách hàng các ngày tiếp theo.
- Báo cáo ngay cho trưởng bộ phận các phản hồi về dịch vụ của khách hàng và các vấn đề phát sinh liên quan đến máy móc, trang thiết bị y tế có khả năng gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
- Gửi tin nhắn dặn dò lịch hẹn khám của danh sách khách hàng có lịch khám ngày hôm sau.
- Hoàn thành các báo hàng ngày: báo cáo theo khách hàng khám hàng ngày, dữ liệu chăm sóc khách hàng, báo cáo Dịch vụ khách hàng.
Cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng giao tiếp
- Tích cực, chủ động học hỏi, tìm hiểu kiến thức, kỹ thuật mới trong y tế.
- Tham dự đầy đủ các khóa đào tạo, tập huấn.
- Khuyến khích học thêm ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Nhật) chuyên nghành để phục vụ trong công việc.
Thực hiện các nhiệm vụ khác
- Tuân thủ chuẩn đạo đức, nội quy, quy định, quy chế chuyên môn của phòng khám.
- Tham gia trực sớm hoặc ở lại muộn để chăm sóc khách hàng theo yêu cầu.
- Báo cáo cấp trên các tình huống bất thường hoặc phản ánh của khách hàng để kịp thời xử lý.
